Sikkerhed for vedhæftede filer i e-mails

Vedhæftede filer i e-mails: Er de sikre? Lad os se, hvordan TaxDome håndterer de filer, du vedhæfter til e-mails, der sendes fra din portal, eller når du deler dokumenter med tredjeparter.

For det første er der to muligheder for at vedhæfte filer til e-mails sendt fra TaxDome:

• Vælg filer fra din computer, når du skriver en e-mail. Når du bruger denne indstilling, vedhæftes filer til e-mailen som en almindelig vedhæftet fil (samme måde som Gmail gør det)
• Vælg filer, der tidligere er uploadet til TaxDome , når du bruger funktionen Share documents with third parties. I dette tilfælde vedlægges filer via et link:
  • Hvis HVER e-mailmodtager har en konto på TaxDome, er linket sikkert - dvs. brugeren skal logge ind med brugernavn og adgangskode for at se det.
  • Hvis mindst én af modtagerne ikke har en konto på TaxDome , sendes filen stadig via et link, men det er usikkert (alle med linket har adgang til filen). Du kan indstille en udløbsdato for at reducere risikoen for databrud.

For at opsummere er det usikkert at sende følsomme filer som vedhæftede filer. Det er meget sikrere at sende filer med et delelink i stedet for en vedhæftet fil. Derfor bør du overveje at vælge filer fra TaxDome , når du sender e-mails, og dobbelttjekke, at modtageren har en TaxDome klientkonto.

Desuden giver delingslinks meget mere kontrol over sendte filer på grund af filens revisionsspor. Du kan altid finde IP-adressen, browseren, operativsystemet og tidszonen på en person, der har set dokumentet via det sendte link. For sikre links kan du også se deres navn og e-mail.