E-mail (grundlæggende): Opret og anvend skabeloner
Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.
E-mailskabeloner er beskeder, du ofte sender til kunder, og som kun kræver få eller ingen ændringer ud over modtagerens navn. De kan bruges, når du sender e-mails til dine kunder manuelt eller i massevis. Eller de kan tilføjes som automatiseringer, så de automatisk går ud til kunden, når et job bevæger sig til et nyt stadie i en pipeline. At have e-mailskabeloner ved hånden sparer tid. De er ikke kun nyttige for dig, men for hele teamet.
Dækket her:
- Oprettelse af e-mail-skabeloner
- Adding attachments to email templates
- Tilføjelse af billeder til e-mailskabeloner
- Tilføjelse af e-mail-skabeloner fra Marketplace
- Anvendelse af e-mail-skabeloner
- Afsendelse af e-mails til kundekonti via automatisering
- Redigering af e-mail-skabeloner
- Duplikering af e-mail-skabeloner
- Sletning af e-mail-skabeloner
Oprettelse af e-mail-skabeloner
En e-mailskabelon kan oprettes af en virksomhedsejer, en administrator eller et andet teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere skabeloner.
For at oprette en e-mailskabelon skal du gå til Skabeloner > Firmaskabeloner fra venstre menulinje, åbne fanen E-mails og derefter klikke på Opret skabelon.
Eller få adgang til denne side ved at tilføjeSend e-mail automation, mens du redigerer en pipelineog derefter klikke på Ny skabelon.
Nedenfor kan du se, hvad du skal gøre i de nummererede sektioner i vinduet Opret e-mailskabelon:
1. Navn på skabelon: Indtast et navn til skabelonen - det, du vil se, når du vælger den.
2. Mode: Decide whether you want to use contact shortcodes (dynamic data) in your template. When contact shortcodes mode is selected, you can apply both account name and contact name shortcodes. For more information about shortcode modes, go here.
3. Fra: Vælg navnet på det teammedlem, som e-mailen skal sendes på vegne af. Det er det, modtageren ser i Fra-feltet, uanset hvem der har flyttet jobbet til næste trin.
Bemærk: For at kunne vælge en person, skal teammedlemmerne have synkroniseret deres e-mail og have valgt Tillad andre at sende fra min e-mail slået til i deres kontoindstillinger på TaxDome .
4. E-mail-emne: Skriv en emnelinje.
5. Add shortcode: To individualize the email, apply shortcodes to include dynamic data, such as the name of the person associated with the account or the date. If contact shortcodes mode is selected, you can use contact data. Shortcodes are available for both the email subject line and body. Learn more about shortcodes here.
6. Brødtekst: Skriv e-mailen ved hjælp af formatering, emojis, punktopstillinger og meget mere,
- WYSIWYG: Dette giver dig mulighed for at bruge forskellige formateringer og tilføje links.
- HTML: Dette giver dig mulighed for at indsætte brugerdefineret HTML-kode, der indeholder billeder, links og så videre. Bemærk, at tabeller ikke understøttes på nuværende tidspunkt.
Tip: Brug det gratis WORDHTML-værktøj til at bygge og hente HTML - og indsæt det derefter i e-mailen TaxDome ved at skifte til HTML.
7. Gem ogafslut, Gem og Annuller: Klik på Save & Exit for at gemme skabelonen og gå tilbage til listen over skabeloner, Save for at beholde dine ændringer og fortsætte med at redigere skabelonen eller Cancel for at afslutte uden at gemme.
8. Drag & drop file here or Browse files: Add attachments to the template.
Adding attachments to email templates
Note! The maximum size of all files attached to one template is 20 MB. Supported file types: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.
You can add attachments to email templates from your computer. Use one of the options available while creating or editing an email template:
- Drag-and-drop a single file to the designated area.
- Click Browse Files and select one or several files in your file explorer.
Bemærk: Hvis du sender en besked, der indeholder en fil fra TaxDome til en modtager, der ikke er bruger af TaxDome , behøver vedkommende ikke et login for at få adgang til den. For at holde filen sikker skal du give linket en udløbsdato. Få mere at vide om sikkerhed for vedhæftede filer i e-mails.
Tilføjelse af billeder til e-mailskabeloner
The image needs to be hosted by a third party or added as an attachment. Videos can be added to emails only as attachments and can't be embedded in templates.
There are three ways to add images to your email templates:
Tilføjelse af et billede ved at kopiere det fra en webside
1. Upload billedet til din computer eller til en billed-hostingside som imgbb.com.
2. Højreklik på det uploadede billede i din browser, og vælg derefter Kopier billede.
3. Gå til skærmen for oprettelse af e-mailskabelon, sørg for, at WYSIWYG er valgt, og indsæt derefter billedet i din skabelon.
Tilføjelse af et billede ved at indsætte en HTML-kode
1. Upload billedet til en billed-hostingside som imgbb.com.
2. Kopier HTML-koden til billedet.
3. Gå til siden for oprettelse af e-mailskabelon , sørg for, at HTML er valgt, og indsæt koden i din skabelon.
4. Find the <img src="https://**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below. Otherwise, the image may be displayed incorrectly in emails you send.
Du kan få vist et eksempel på billedet ved at vælge WYSIWYG.
Når skabelonen er valgt, bliver koden til billedet.
Tilføjelse af e-mail-skabeloner fra Marketplace
You can download ready-made email templates with the best practices. To add an email template from the Marketplace:
1. Gå til Templates > Marketplace i venstre sidepanel, og åbn fanen Emails.
2. Klik på Get free på den skabelon, du vil tilføje, eller klik på prisen, og fortsæt med betalingen, hvis det er en betalt skabelon.
3. Gå til siden Templates > Firm Templates, åbn fanen Emails, og klik på navnet på e-mailskabelonen for at redigere den. I de fleste tilfælde vil du være nødt til at tilpasse den downloadede skabelon.
4. Når du tilføjer en skabelon fra Marketplace, vises dit navn i feltet Fra. Modtageren vil se dit navn der, uanset hvem der flytter jobbet til næste trin. Du kan dog redigere navnet, hvis det er nødvendigt, og derefter klikke på Save & Exit.
Anvendelse af e-mail-skabeloner
Når du har oprettet en skabelon, kan du bruge den til at fremskynde processen med at skrive nye e-mails. Se her, hvordan du gør:
1. Opret en ny e-mail enten ved at klikke på knappen New øverst til venstre og vælge Email eller ved at vælge en eller flere modtagere på din kontoliste og derefter klikke på @Send Email.
2. Klik i feltet Skabelon for at vælge en skabelon fra rullemenuen.
3. Rediger e-mailen, eller skriv en ny, og fortsæt med at vælge indstillingerne for e-mailen.
Bemærk: Ændringer, du foretager i din e-mail, ændrer ikke den valgte skabelon.
Redigering af e-mail-skabeloner
Følg disse trin for at foretage ændringer i en e-mailskabelon:
1. Gå til Skabeloner >Firmaskabeloner i venstre menulinje, åbn fanen E-mails , og klik derefter på e-mailskabelonens navn i listen.
2. Foretag ændringer i e-mailskabelonen, og klik derefter på Save & Exit.
Duplikering af e-mail-skabeloner
Opret nye e-mailskabeloner baseret på eksisterende skabeloner: Klik på de tre prikker længst til højre for e-mailskabelonens navn, og vælg derefter Duplicate. Kopien af skabelonen gemmes med det relevante suffiks (f.eks. Email (2)).
Sletning af e-mail-skabeloner
For at fjerne en e-mailskabelon skal du gå til Skabeloner > Firmaskabeloner fra venstre menulinje og derefter åbne fanen E-mails . Klik på de tre prikker yderst til højre for e-mailskabelonens navn, klik på Slet, og bekræft derefter ved at klikke på Slet i pop op-vinduet Bekræftelse af sletning.
