Pipelines (Grundlæggende): Sådan fungerer automatiseringer

Automatiseringer hjælper dig med at spare tid. Du tilføjer dem, så en handling automatisk igangsættes som det næste trin i workflow processen, når du flytter et job gennem de forskellige faser af din workflow.

Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

Dækket her:

Automatiseringer, forklaret
Tilføjelse af automatiseringer
Rækkefølgen af automatiseringer
Sletning af automatiseringer
Visning af automatiseringer i pipelines

Automatiseringer, forklaret

Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

Hvis du klør dig i hovedet, er en automatisering en mekanisme, der får et system til at fungere automatisk. TaxDomeAutomatiseringer sætter handlinger i gang for dig, dine teammedlemmer eller dine kunder i de forskellige faser af dine arbejdsprocedurer. Når et job bevæger sig gennem de forskellige faser af en pipelineudløser de automatiseringer, du har sat op, handlinger, der skal udføres, for at jobbet kan afsluttes.

Desuden omfatter automatiseringer jobautomation funktion. Du kan opsætte årsags- og virkningsudløsere, så et job automatisk flyttes til næste trin, når alle krav til det aktuelle trin er opfyldt. Når en kunde f.eks. betaler en faktura og indsender en organizer, flyttes jobbet automatisk til næste trin i processen. pipelinehvor en ny automatisering udløses (f.eks. oprettes en opgave til dit team).

For eksempel har dit firma en personlig skatteproces. Du vil måske gerne have en introduktionsmail og en tilpasset organizer, som automatisk sendes til klienten. Når klienten så sender organizeren, flyttes jobbet for deres konto automatisk til næste trin, f.eks. skatteforberedelse. Du vil måske derefter starte en opgave, som et teammedlem skal udføre, og så videre.

Her er et eksempel på, hvordan en proces for din kunde kan se ud. Du kan se, at hvert trin kan have automatiseringer, der forenkler din rutine.

Tip! Se venligst Pipelines (Basic): Din første pipeline med automatiseringer tutorial, hvor vi forklarer, hvordan en typisk pipeline med skabeloner og automatiseringer oprettes, og hvad der sker, når du tilføjer et job til det og flytter det videre.

Følg disse trin for at komme i gang:

1. Download en pipeline fra Marketplace. Dette vil også kopiere alle skabeloner, der bruges i automatiseringer.

2. Vælg en fase, tilføj eller rediger automatisering(er) som opfølgning, og vælg derefter en skabelon.

3. Beslut dig for, om du vil bruge job-automove-funktionen. Du kan slå den til eller fra for hvert trin undtagen det sidste.

4. Gem den pipeline. Når automatiseringen er tilføjet, kan du se den ved at gå til siden pipeline siden og klikke på automatiseringsikonet over scenen.

Tilføjelse af automatiseringer

Før du opretter automatiseringer, skal du tænke på de forskellige faser i din arbejdsproces, som kræver en bestemt form for opfølgning:

Når du har en opgave, så skriv de forskellige faser i arbejdsprocessen ned.
Sæt ring om de faser, der kræver opfølgning.
Definer, hvad disse handlinger er, så du kan tilføje dem som automatiseringer, når du opretter en ny pipeline på TaxDome.

Når du ved, hvilke automatiseringer du vil oprette, er næste skridt at tilføje dem til en pipeline:

1. Fra indstillingerne pipeline indstillinger skal du vælge den scene, du vil linke automatiseringen til, klikke på knappen Tilføj automatiseringer eller på en hvilken som helst automatisering, hvis du allerede har en, og derefter vælge automatiseringstypen:

Anvend mappeskabelon: Når et job for en kunde går ind i denne fase, ændres mappestrukturen for deres dokumenter til den valgte skabelon.
Opdater kontotags: Når et job for en kunde går ind i denne fase, anvendes et valgt tag automatisk på deres konto eller slettes fra den. Du kan også beslutte at slette alle kontotags.
Opret faktura: Når et job for en kunde går ind i denne fase, sendes en faktura baseret på en valgt skabelon til dem. Den er også automatisk knyttet til jobbet.
Opret arrangør: Når et job for en kunde går ind i denne fase, sendes en organizer baseret på en valgt skabelon til dem. Den er også automatisk knyttet til jobbet.
Opret opgave: Når et job for en kunde går ind i denne fase, oprettes der en opgave baseret på en valgt skabelon. Den bliver også automatisk knyttet til jobbet.
Send forslag: Når et job for en kunde går ind i denne fase, sendes et forslag baseret på en valgt skabelon til dem. Det er også automatisk knyttet til jobbet.
Send e-mail: Når et job for en kunde går ind i denne fase, sendes en e-mail baseret på en valgt skabelon til dem.
Send besked: Når et job til en kunde går ind i denne fase, sendes en besked baseret på en valgt skabelon til dem. Den er også automatisk knyttet til jobbet.
Opdater kontoadgang: Når et job for en kunde går ind i denne fase, opdateres kontoadgangsrettighederne for de teammedlemmer, der har adgang til kontoen.
Opdater jobtildeling: Når et job for en kunde går ind i denne fase, tildeles teammedlemmer automatisk til jobbet og/eller bliver ikke længere tildelt.

2. Vælg en skabelon til din automatisering, eller klik på knappen Ny skabelon for at oprette en ny. Når skabelonen er oprettet og gemt, kan du vælge den fra listen.

Følg disse links for at få mere at vide om, hvordan man opretter skabeloner:

3. Hvis du ønsker, at der skal sendes flere e-mails til dine kunder, når de ikke svarer inden for en bestemt tidsramme, skal du aktivere påmindelsesfunktionen (disse automatiseringer fungerer for arrangører, forslag, fakturaer og beskeder). Læs mere om påmindelser.

4. Hvis du ønsker, at din automatisering kun skal udløses for bestemte kunder, skal du klikke på knappen Rediger betingelser og derefter tilføje en betingelse. Her er mere om betingede faser.

5. Tilføj så mange automatiseringer for hvert trin som nødvendigt.

6. Beslut, om dine jobs automatisk skal flyttes til næste trin, når alle tilknyttede handlinger er udført, f.eks. når arrangøren er færdig, fakturaen er betalt osv. Læs mere om automatisk flytning af jobs.

7. Klik på knappen Gem for at gemme dine ændringer.

Rækkefølgen af automatiseringer

Normalt skal du ikke være opmærksom på rækkefølgen af automatiseringer i en fase. De udløses en efter en, når et job kommer ind i fasen. Så hvis der sendes en besked til klienten sammen med organizer, sker disse to begivenheder næsten samtidig.

Men i nogle tilfælde er automatiseringsrækkefølgen vigtig, fordi nogle automatiseringer kan afhænge af andre. Hvis du f.eks. har automatiseringen Opdater kont otags, som fjerner alle tags fra klientkonti, og den betingede automatisering, som kun sender organizers til konti med et bestemt tag, skal du tjekke rækkefølgen nøje. I sidstnævnte eksempel kan det være en god idé at placere Update Account Tags-automatiseringen på andenpladsen, ellers vil den betingede automatisering ikke fungere.

Du kan ændre rækkefølgen af automatiseringer. For at få adgang til sidepanelet Automations skal du klikke på en automation i scenen, holde musen over Move-ikonet og derefter trække og slippe den.

Sletning af automatiseringer

Du kan slette automatiseringer, mens du redigerer en pipeline.

1. Fra indstillingerne pipeline indstillinger skal du vælge scenen med automatiseringen. Du kan se antallet af automatiseringer i en scene i midten.

2. Klik på en hvilken som helst automatisering i scenen eller på linket Rediger automatiseringer for at få adgang til sidepanelet Automatiseringer .

3. Klik på skraldespanden til højre for automatiseringen, og klik derefter på Gem.

Visning af automatiseringer i pipelines

Du kan altid finde ud af, hvilke automatiseringer der bruges i en pipeline. Du kan også hurtigt tilføje eller slette automatiseringer.

Der er et automatiseringsikon med en tæller over hvert trin. Klik på ikonet for at udforske detaljerne: hvilke automatiseringer scenen har, og hvilke skabeloner der bruges. Hvis der er betingede automatiseringer, vil de blive markeret i overensstemmelse hermed. Peg med markøren for at se det tag, der udløser automatiseringen.
Hvis der er en betinget fase, vil du se linket Stage conditions over den. Klik for at se, hvilke tags der bruges som udløsere.
For at foretage ændringer i pipelineklik på linket Tilføj automatiseringer eller Tilføj tags . Dette åbner vinduet Edit pipeline.