Automove (grundlæggende): Sådan sender du forslag og knytter dem til jobs
Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.
Du kan få dine forslag og ansættelsesbreve oprettet og sendt automatisk. Opgaverne går af sig selv videre til næste trin i pipeline, når kunden har underskrevet et forslag. For at få automatiseringen til at ske, skal du sætte Send proposal automation op og slå Automove funktionen.
Dækket her:
- Opsætning af forslagsafsendelsesfasen og aktivering af automove
- Manuelt link af brugerdefineret forslag til et job
- Hvornår flyttes mine jobs med tilknyttede forslag automatisk?
Opsætning af forslagsafsendelsesfasen og aktivering af automove
Denne måde at sende tilbud på fungerer godt, når du sender dem for de samme tjenester og den samme pris til mange kunder. Hvis dine kunder er forskellige, og du opretter tilpassede forslag til hver af dem, men stadig ønsker at have dem inde i pipelineså spring til næste afsnit.
Startpunktet for at sende automatiserede forslag er at vælge en passende fase i din workflow. Følg disse trin:
- Du har brug for en forslagsskabelon med de vilkår, der fungerer for dig. Hvis du ikke har en, kan du oprette den ved at klikke på Ny skabelon, når du tilføjer automatiseringen.
- Sørg for, at du har et trin i din pipeline for nye forslag, og tilføj derefter Send forslag-automatiseringen. Når jobbet går ind i denne fase, sendes der automatisk et nyt forslag til kunden. Samtidig vil det blive knyttet til jobbet.
- Sørg for, at du har Automove jobs for stadiet slået til. På den måde bliver jobbet automatisk flyttet til næste fase, når forslaget er underskrevet.
Bemærk! Fakturaer, der udstedes sammen med forslag, knyttes ikke automatisk til jobs.
Link brugerdefineret forslag til et job manuelt
Når hvert af dine tilbud er forskelligt, kan du ikke bruge automatiseringer til at sende dem. I stedet kan du have en generel skabelon med vilkår og firmaoplysninger, der er tilpasset hver enkelt kunde (f.eks. tilføjede tjenester, oprettede fakturaer, anvendte rabatter osv.
However, you can send proposals manually in your pipelines and still enjoy the benefits of the Automove feature.
Se videoeksemplet nedenfor, og læs derefter, hvordan du kan linke dit forslag manuelt:
Forslag kan linkes til jobs af en firmaejer, administrator eller en anden medarbejder, der har fået adgangsrettigheder til at administrere forslag. Når forslaget er linket manuelt, fungerer funktionen automove jobs på samme måde som for forslag, der sendes og linkes automatisk: Når kunden underskriver, flyttes jobbet til næste trin.
Der er tre måder at linke et forslag manuelt på:
- Fra skærmen til oprettelse/redigering af tilbud: I det generelle trin i forslagsoprettelsen skal du vælge en kunde og derefter klikke på + Tilføj job nederst på siden. Når du har gjort det, vil du se de valgte jobs i sektionen Tilknyttede jobs sammen med jobtitlen og det pipeline det hører til.
- Fra siden Proposals & ELs/klientens kontofane: Klik på de tre prikker yderst til højre for det sendte forslag, vælg Link til job, og vælg derefter job fra listen.
- Fra en pipeline: Sørg for, at jobbet er i den rigtige fase, klik på jobboksen, klik på + Link øverst til højre, vælg Proposals & ELs, og vælg derefter proposals to link. Som standard vises kun afventende forslag. Hvis du vil se alle forslag, skal du klikke på knappen Filter , vælge All og derefter klikke på knappen Apply .
Uanset hvilken mulighed der bruges, kan du:
- Link eventuelle forslag, der tidligere er sendt til brugere af kontoen.
- Link så mange forslag til et job som nødvendigt.
Bemærk! Hvis forslaget ikke er underskrevet, og du manuelt flytter jobbet til en anden fase, bliver du bedt om at beslutte, hvad der skal ske med det ventende forslag (for flere detaljer, læs om håndtering af ufærdige elementer, når du flytter jobs).
Hvornår flyttes mine jobs med tilknyttede forslag automatisk?
While proposals have the option to include invoices, the sole trigger for automoving jobs with proposals through your pipelines is the completion of the signing process. Here is what happens in each case:
- Forslag uden fakturaer. Når forslaget er underskrevet af alle underskrivere, flyttes jobbet automatisk.
- Et forslag med automatiske betalinger og tilstrækkelige klientmidler. Når forslaget er underskrevet, udfolder der sig to parallelle processer:
- Jobbet er automatisk flyttet.
- Der udstedes en faktura, som du manuelt kan knytte til jobbet, hvis det er nødvendigt.
- Betalingen opkræves automatisk med succes.
- Forslag med automatiske betalinger, men betalingen gik ikke igennem. Når forslaget er underskrevet, udfolder der sig to parallelle processer:
- Jobbet er automatisk flyttet.
- Der udstedes en faktura, som du manuelt kan knytte til jobbet, hvis det er nødvendigt.
- Af forskellige årsager opkræves betalingen IKKE automatisk. TaxDome vil forsøge at opkræve pengene efter 1, 4, 24 og 48 timer. Hvis disse forsøg mislykkes, og der ikke tilføjes nogen manuel betaling, bliver fakturaen forfalden baseret på dine konfigurerede indstillinger.
- Forslag med manuelle betalinger. Når forslaget er underskrevet, udfolder der sig to parallelle processer:
- Jobbet er automatisk flyttet.
- Der udstedes en faktura, som du manuelt kan linke til jobbet, hvis det er nødvendigt. Hvis disse forsøg mislykkes, og der ikke tilføjes nogen manuel betaling, bliver fakturaen forfalden baseret på dine konfigurerede indstillinger.