Opgaver (grundlæggende): Opret og anvend skabeloner

Opret opgaveskabeloner, som du kan bruge til at udløse nye opgaver, udfylde eksisterende opgaver eller anvende med automatiseringer i pipelines. Opgaveskabeloner sparer tid ved at sammensætte almindeligt anvendte sæt af opgaver og gemme dem til fremtidig brug. De er især nyttige til ofte anvendte procedurer og til at sikre best practices.

Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

Dækket her:

• Oprettelse af opgaveskabeloner
• Tilføjelse af standardopgaveskabeloner fra vores bibliotek
• Anvendelse af opgaveskabeloner
• Tilføjelse af opgaver som automatiseringer
• Redigering af opgaveskabeloner
• Duplikering af opgaveskabeloner
• Sletning af opgaveskabeloner

Oprettelse af opgaveskabeloner

En opgaveskabelon kan oprettes af en virksomhedsejer, administrator eller enhver medarbejder, der har fået adgangsrettigheder til at administrere skabeloner.

Følg disse trin for at oprette en opgaveskabelon:

1. Gå til Skabeloner >Firmaskabeloner i venstre menulinje, og klik derefter på Opret skabelon.

Eller få adgang til denne side ved at tilføjeOpret opgaveautomatisering, mens du opretter eller redigerer en pipelineog derefter klikke på Ny skabelon.

2. Indtast navnet på opgaveskabelonen (f.eks. Forbered 1040) i det ønskede felt.

3. Så er det nok! Klik på knappenGem ogafslut .

Læs om alle opgavens funktioner i detaljer:

1. Skabelonens navn: Dette er, hvad du vil se, når du vælger din skabelon.

2. Modtager af opgaver: Vælg navnet på det teammedlem, du vil tildele opgaverne til; du kan også vælge flere, hvis projektet kræver mere end én. Når du tildeler en opgave, bliver den automatisk delt med modtagerne. Du kan få flere oplysninger om opgavemodtagere her.

3. Status: Vælg den status, som opgaverne skal starte i.

4. Prioritet: Indstil det prioritetsniveau, som opgaverne skal starte med - LOW, HIGH, MEDIUM eller URGENT. Standardprioriteten er MEDIUM.

5. Beskrivelse: Indtast en beskrivelse for at definere opgaverne (valgfrit). Du kan bruge tekstformatering, emoji, bullets, nummererede lister og også indsætte links.

6. Tags: Tilføj tags til skabelonen. Det hjælper dig med at kategorisere dine opgaver og sortere unødvendige oplysninger fra. Brug vores foruddefinerede tags, eller opret nye.

7. Start- og forfaldsdatoer: Angiv start- og forfaldsdatoer for opgaver; disse betragtes enten som relative eller absolutte (omtrentlige eller faste):

• Relativ (standard): Indstil en periode for, hvor længe efter startdatoen opgaven skal udføres (f.eks. start en dag efter, at opgaven blev oprettet; afslut to uger efter startdatoen). Hvis der ikke er angivet en startdato, beregnes forfaldsdatoen ud fra opgavens oprettelsesdato. Bemærk, at du ikke kan indstille mere end 10 000 enheder (dage/måneder/år).
• Absolut: Slå Absolutte datoer til for at indstille start- og forfaldsdatoer fra kalenderen i stedet (f.eks. 15. april).

Det er valgfrit at sætte datoer, men det kan fungere som et nyttigt tidsstyringsværktøj for både dig og dit team. Desuden modtager du en påmindelsesmail tre dage før opgavens forfaldsdato.

8. Underopgaver: Skift til Underopgaver for at tilføje en tjekliste med opgaver, som skal udføres, for at den overordnede opgave kan blive fuldført. Udfyld navnet på underopgaven, og klik derefter på Tilføj underopgave for at oprette flere punkter på tjeklisten.

9. Gem og afslut, Gem og Annuller: Klik på Save & Exit for at gemme skabelonen og gå tilbage til skabelonlisten, Save for at beholde dine ændringer og fortsætte med at redigere skabelonen eller Cancel for at afslutte uden at gemme.

Tilføjelse af standardopgaveskabeloner fra vores bibliotek

Vi tilbyder standardopgaveskabeloner, som du også nemt kan redigere. Sådan tilføjer du en opgaveskabelon fra vores bibliotek:

1. Gå til Indstillinger > Faste skabeloner i venstre menulinje, og klik derefter på Kopier fra bibliotek.

2. Klik på kopi-ikonet til højre for den skabelon, du vil tilføje.

3. Når du tilføjer en skabelon fra vores bibliotek, vil listerne over modtagere og tags altid være tomme. Du skal udfylde dem med dine egne valg og redigere de andre felter efter behov. Klik på skabelonens navn, foretag dine ændringer, og klik derefter på Save & Exit.

Anvendelse af opgaveskabeloner

Når du har oprettet en skabelon, kan du bruge den til at fremskynde oprettelsen af opgaver. Se her, hvordan du gør:

1. Opret en ny opgave eller rediger en eksisterende.

2. Klik på listen Skabelon for at udvide den, og vælg derefter en skabelon.

3. Fortsæt med at oprette opgaven. Du kan nu redigere alle opgaveegenskaber, der allerede er udfyldt - dvs. tilføje eller fjerne underopgaver, modtagere, tags osv.

Bemærk! De ændringer, du foretager i en opgave, påvirker ikke den valgte skabelon.

Redigering af opgaveskabeloner

Følg disse trin for at foretage ændringer i en opgaveskabelon:

1. Gå til Indstillinger > Firmaskabeloner i den venstre menulinje, og klik derefter på opgaveskabelonens navn på listen.

2. Foretag ændringer i opgaveskabelonen, og klik derefter på Gem og afslut.

Duplikering af opgaveskabeloner

Du kan oprette nye opgaveskabeloner ud fra eksisterende. Klik på ikonet med de tre prikker yderst til højre for opgaveskabelonens navn, og vælg derefter Dupliker fra rullemenuen. Opgaveskabelonens kopi gemmes med det relevante suffiks (f.eks. Form 940 (2)).

Sletning af opgaveskabeloner

Hvis du vil fjerne enopgaveskabelon helt, skal du gå til Indstillinger > Faste skabeloner i menulinjen til venstre, klikke på ikonet med de tre prikker yderst til højre for opgaveskabelonens navn, vælge Slet i rullemenuen og derefter klikke på Slet igen for at bekræfte.