Administrer team (grundlæggende): Adgang og tildelte

Det kan hurtigt blive forvirrende at administrere masser af opgaver blandt mange teammedlemmer. Ved at tildele kunder, opgaver, jobs og fakturaer til specifikke teammedlemmer kan firmaejere og administratorer holde styr på, hvem der gør hvad - og hvem de skal gå til, når der opstår spørgsmål. Lær alt om at gøre teammedlemmer til modtagere.

Dækket her:

• At give adgang til en konto
• Følgende konti
• Giver pipeline Adgang
• Udvælgelse af jobtildelere
• Udvælgelse af opgavemodtagere
• Valg af fakturamodtagere

Webinar - Effektiv teamledelse og kommunikation! Fredag kl. 13 EST. Tilmeld dig her

At give adgang til en konto

Teammedlemmer er begrænsede på TaxDome , indtil de rent faktisk er tildelt en konto. Når de er det, kan de se og redigere kundeoplysninger, uploade dokumenter, oprette fakturaer, sende beskeder, oprette noter, se tilknyttede kontakter - og meget mere. For flere detaljer, se her.

Kun en virksomhedsejer eller administrator kan give teammedlemmer adgang til konti. Der er forskellige måder:

• Giv teammedlemmer standardadgang (dvs. adgang til alle konti).
• Tildel teammedlemmer til specifikke konti.
• Tildel teammedlemmer, når du opretter eller importerer konti.
• Tildel teammedlemmer til eksisterende konti.
• Brug pipeline automatiseringer til at give teammedlemmer midlertidig adgang til konti.

Du kan læse mere her.

Følgende konti

Når teammedlemmer følger en konto, modtager de notifikationer om kontoens aktivitet (uanset om de er tilknyttet kontoen eller ej). For flere detaljer, gå her.

To learn how to add and delete account followers, go to the detailed article.

Giver pipeline Adgang

Teammedlemmer får adgang til pipelines i vinduet Rediger pipeline 's sektion Tilgængelig for (nedenfor) i stedet for at blive tildelt dem.

Følgende sker, når et teammedlem føjes til feltet Tilgængelig for i vinduetRediger pipeline vinduets Tilgængelig for -felt:

• De kan se pipeline på deres Workflow > Pipelines side.
• De kan tilføje, redigere og flytte jobs fra fase til fase for deres tildelte konti.
• De har adgang til Workflow hvor de kan se og få adgang til alle pipelines og jobs for deres tildelte konti.

Tip: For at kunne se kontoens job i en pipelineskal et teammedlem have adgang til både pipeline og til kontoen. Der er en hurtig måde at give dem adgang på: Du skal bare @nævne dem i en jobkommentar. De vil få en notifikation på deres Inbox+, uanset om de har adgang eller ej, og vil kunne anmode om adgang. Når de har fået adgang, har de både adgang til kontoen og til pipeline.

Udvælgelse af jobtildelere

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

At have jobtildelere hjælper dig med at se, hvem der er ansvarlig for et specifikt job. Det giver dig også mulighed for at filtrere efter ansvarlig. Du kan oprette lige så mange ansvarshavende, som du vil, for hvert job.

Her er nogle eksempler på, hvordan du kan drage fordel af at tilføje modtagere til jobs:

• Job tracker: Hvis du har medarbejdere, der er ansvarlige for at holde styr på jobfremskridt, kan du tildele dem alle jobs. Så vil denne person kunne se alle jobs fra alle pipelines på én side.
• Et dedikeret team: Da jobbet kan have flere modtagere, kan det være en god idé at tildele det til alle de personer, der skal arbejde med det.
• Uafhængigt teamwork: Hvis forskellige personer udfører en del af et job på forskellige stadier i processen, kan der skiftes modtagere, når det er nødvendigt. For eksempel kan du tildele et job til kundechefen i første fase, så til klargøreren i næste fase, så til korrekturlæseren og så videre. Teammedlemmer kan efterlade kommentarer til hinanden inde i jobkortet. De kan også linke dokumenter, noter osv., så den person, der arbejder på det næste trin i jobbet, har det komplette billede.

Teammedlemmer kan tildeles jobs på fem forskellige måder:

• Ved at bruge en pipeline automation
• Inde i et jobkort i feltet Tildelere
• Inde i en jobskabelon i feltet Tildelere

• På siden Workflow > Jobs. Klik på navnet i kolonnen JOB ASSIGNEE, og vælg en eller flere assignignees. Hvis der er valgt mere end én, vil du se antallet af ekstra tildelte til højre. Hold musen over det for at se deres navne.

• På siden Workflow > Job gentagelser. Klik på feltet Assignee i kolonnen ASSIGNEES, og vælg en eller flere assignignees. Hvis der er valgt mere end én, vil du se antallet af ekstra modtagere til højre. Hold musen over for at se deres navne.

Du kan endda vælge, om du vil se modtageren på jobkortet. Læs mere om tilpasning af jobkort.

Filtrer din jobliste efter modtager ved hjælp af Team-filteret på Jobs-siden .

Du kan også spore alle jobs inden for en pipeline ved hjælp af Job Assignee-filteret:

Bemærk: Husk, at jobs går ind på pipelines. Teammedlemmer, der er tildelt jobs, skal også have adgang til pipelines , der indeholder disse jobs.

Udvælgelse af opgavemodtagere

Tildel så mange teammedlemmer til en opgave, som du har brug for, i feltet Tildelere i vinduet Opgave (nedenfor).

Hvis en opgave er knyttet til et job, kan modtageren til enhver tid nemt ændres inde i jobbet. Gå her for at se detaljerne.

Slå Assign task to job assignee til inde i Create Task-automatiseringen i pipeline indstillingerne, så job- og opgavemodtageren er den samme person.

Teammedlemmer kan se deres opgaver på én side ved at navigere til Workflow > Opgaver fra venstre menulinje. De behøver ikke at have adgang til de konti eller pipelines , som opgaverne hører til, for at se og redigere dem.

Tip: Funktionen Opdater kontoadgang pipeline kan du oprette opgaver til bestemte teammedlemmer og give dem midlertidig adgang til konti. For eksempel kan et trin i en pipeline omfatte en Gennemgå dokumenter opgave til et specifikt teammedlem. Du kan læse mere her.

Valg af fakturamodtagere

Det teammedlem, der er tildelt en faktura, får kredit for at have udført de tjenester, den omfatter. Som standard er det den person, der opretter fakturaen, som tildeles den. For flere detaljer, se her. 

En virksomhedsejer, administrator eller et teammedlem med adgang til Administrer fakturaer og Tildel holdkammerater kan ændre modtageren.