Administrer team (grundlæggende): Kontoadgang
Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.
There are so many options to grant employees access to accounts. You can grant them default access to all accounts, assign them to only selected accounts, assign them to accounts at specific job stages by using our pipeline automation, and more.
Dækket her:
- Account access, explained
- Default account access, explained
- Giving an employee access
- Visning af en medarbejders konti
- Visning af medarbejderkontostatistik
- Fjernelse af medarbejderadgang fra en konto
- Hvem kan give medarbejdere adgang til en konto?
Account access, explained
At least one team member should have access to the client account. When the team members is assigned, they can do all these:
- Se kontooplysningerne
- Se og download klientdokumenter
- Se alle chattråde for deres tildelte konti og svare på dem
- View all SMS threads for their assigned accounts and send SMS
- Se alle firmaets e-mails for deres tildelte konti og svar på dem
- Se alle firmaets noter for deres tildelte konti og opret nye.
- Se firmaets tidsregistreringer for deres tildelte konti og opret nye tidsregistreringer.
- Se alle firmaets opgaver for deres tildelte konti
- Opret opgaver til tildelte konti
- Se kontakter, der er knyttet til deres tildelte konti
- Add jobs for pipelines that are available for them
For at få en fornemmelse af, hvad en medarbejder kan gøre, kan du besøge en skrivebeskyttet visning af deres portal.
Firm members assigned to the account also receive notifications about all account activity.
Bemærk: Teammedlemmer kan blive tildelt konti uden at modtage notifikationer. Her er mere om Account Followers.
Default account access, explained
Default account access means that a team member is automatically assigned to all newly created accounts.
A firm owner has default account access. However, it's possible to give default account access to any team members.
Sådan opsætter du standardkontoadgang for et teammedlem:
Gå til Indstillinger > Firmaindstillinger fra venstre menulinje. Find afsnittet Standardkontoadgang , vælg et eller flere teammedlemmer fra listen, og klik derefter på GEM.
Giving an employee access
Der er flere måder at give en medarbejder adgang til en konto på:
- Ved at sætte dem op med standardkontoadgang
- Når du opretter en ny konto
- Ved at redigere en eksisterende konto på et hvilket som helst tidspunkt
- Ved at bruge funktionen til at administrere teamadgang på et hvilket som helst tidspunkt
- Assigning team members while importing
- Ved at bruge en pipeline automatisering
- By giving them an access right to view all accounts
Giving access to a specific account
To give an employee access to a new account, select their name while creating the account.
At give en medarbejder adgang til en eksisterende konto:
1. Gå til Kunder > Konti fra venstre menulinje, og klik derefter på kundens navn på listen. Du kan også finde kunden med det samme ved at gå til menuen i venstre side på en hvilken som helst side og indtaste deres navn i søgefeltet.
2. Gå til sektionen Info , og klik på linket Rediger til højre for Kontooplysninger. Tilføj de medarbejdere, du vil give adgang til kontoen, i feltet Teammedlemmer. Hver konto skal have mindst ét teammedlem tilknyttet. Som standard gives kontoadgang til firmaets ejer.
3. Klik på knappen Fortsæt, og klik derefter på Gem.
Managing team access in bulk
Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.
At tildele medarbejdere til mange forskellige konti på én gang:
1. Gå til Klienter > Konti fra venstre menulinje, og marker derefter afkrydsningsfelterne ud for de konti, du vil tildele medarbejderne. Hvis du vil vælge alle konti, skal du klikke på det øverste afkrydsningsfelt.
2. Klik på Administrer team.
3. Du får vist en liste over firmaets teammedlemmer. For hvert teammedlem skal du vælge et af følgende:
- Gør ingenting: Teammedlemmet vil ikke blive tildelt kontiene; men hvis teammedlemmet allerede er tildelt konti, vil de fortsat være tildelt disse konti.
- Tildel til alle: Teammedlemmet vil blive tildelt til alle valgte konti.
- Fjern fra alle: Teammedlemmet vil ikke længere være tilknyttet nogen af de valgte konti.
4. Klik på TILDEL.
Assigning team members while importing
Importing client accounts gives you two options for assigning team members:
- Define which team members should be assigned to every account - to do so, you need to include team members in your spreadsheet.
- Assign team members during import -- this way, you will be able to assign the same team members to all imported clients.
Include team members in your spreadsheet
This method is a huge time-saver as you can assign different team members to different accounts.
1. While preparing a CSV file for importing, add the Team members column and include the appropriate team members. If you want several team members to be assigned to one account separate names by comma.
2. Start the import process. On the second step of importing (map accounts), the Team members column of your CSV will be automatically mapped with TaxDome property.
If not, please check the naming of your column in the spreadsheet and start the import again.
That's it! When the import is completed, you will have your team members assigned to specified accounts.
Attention! Please check the team members' names twice. If there is a non-existent employee in the spreadsheet the corresponding account will not be created.
Assign team members during import
If you don't want to add team members to your spreadsheet, you still can assign them to accounts while you import. To do so:
Start the import process. On the third step of importing (settings), select the team members you want to assign to the accounts you are moving to TaxDome.
Note! The team members you select will be assigned to all imported accounts, so if you want to use different team members for different accounts, it's better either to include team members in your spreadsheet or change the assignees in bulk after the import is completed.
Giving employees temporary account access via pipeline automation
Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.
For midlertidigt ansatte kan du vælge at give begrænset adgang til konti. For eksempel kan en midlertidig medarbejder have brug for at få adgang til et dokument, der er uploadet til en konto, men kun i en bestemt fase af arbejdsprocessen.
Dette kan nemt konfigureres og automatiseres inde i en pipeline. Sådan gør du:
1. Beslut på hvilket tidspunkt du har brug for, at vikaren får adgang til kundekonti. (Du kan læse mere om automatiseringer).
2. Gå til pipeline indstillinger, vælg det trin, som du vil tilføje automatiseringen til, klik på linket Tilføj automatiseringer, og vælg derefter Opdater kontoadgang i rullemenuen. Vælg teammedlemmet eller teammedlemmerne på kontolisten.
Automatiseringen kan konfigureres på forskellige måder:
- Udskift tildelte til standardbrugere på + Tilføj konto adgang tom:
Når et job går ind i denne fase, bliver tildelte medarbejdere ikke tildelte, og medarbejdere med standardkontoadgang tildeles kontoen i stedet. - Erstat tildelte til standardbrugere på + Tilføj konto adgang udfyldt:
Når et job går ind i denne fase, bliver tildelte medarbejdere fjernet, og dem, der er angivet i feltet Tilføj kontoadgang , bliver i stedet tildelt kontoen. - Replace Assignees to Default Users er slået fra + feltet Add Account Access er udfyldt:
Når et job går ind i denne fase, forbliver de tildelte medarbejdere tildelte til kontoen, og dem, der er angivet i feltet Tilføj konto adgang, er også tildelte. - Udskift tildelte til standardbrugere fra + Fjern kontoadgang udfyldt:
Når et job går ind i denne fase, bliver medarbejdere, der er angivet i feltet Fjern konto adgang, ikke tildelt. - Tilføj konto adgang udfyldt + Fjern kontoadgang udfyldt:
Når et job går ind i denne fase, er de medarbejdere, der er angivet i feltet Tilføj konto adgang, tildelt kontoen, og dem, der er angivet i feltet Fjern konto adgang, er ikke tildelt.
At give en medarbejder adgang til alle konti
To assign an employee to all accounts (both existing and the ones that will be added in the future):
1. Gå til Indstillinger >Team og planer fra venstre menulinje, naviger til Aktive teammedlemmer, og klik derefter på medarbejderens navn.
2. Klik på blyantikonet Rediger adgangsrettigheder , og skift derefter til Vis alle konti.
3. Klik på Gem. Nu vil medarbejderen kunne se alle firmaets konti i stedet for kun dem, de er blevet tildelt.
Visning af en medarbejders konti
Filtrer din kontoliste for at se, hvilke kundekonti der er tildelt specifikke medarbejdere:
1. Gå til Klienter > Konti i venstre menulinje, og klik derefter på Filter.
2. Vælg teammedlemmerne i afsnittet Team .
Visning af medarbejderkontostatistik
Firmaejere og administratorer kan se alle medarbejderes statistikker for deres tildelte konti. Disse statistikker kan findes i widgetten Afventende klientaktivitet på siden Indsigt.
Denne widget viser fakturaer, organisatorer, underskrifter, forslag og godkendelser, der afventer handling fra kunden for en bestemt medarbejder.
Hvis du vil spore klientaktivitet for to eller flere teammedlemmer, kan du tilføje så mange widgets med afventende klientaktivitet, som du har brug for. Her er mere om widgettenAfventende klientaktivitet.
En anden måde at se kontostatistik på er siden Medarbejderens aktuelle kunder. Du finder den ved at gå til Indstillinger > Team og planer fra venstre menulinje. Klik på medarbejderens navn, og gå derefter til fanen Klienter . Statistik er tilgængelig for den pågældende medarbejders nuværende og tidligere konti.
Du vil se disse oplysninger:
- ID: kontoens unikke ID
- Navn: klientens for- og efternavn
- Tildelt: den dato, hvor medarbejderen blev tildelt en konto.
- Bogførte fakturaer: antallet af bogførte fakturaer.
- Indtægter: det samlede beløb for de betalte fakturaer.
- Dokumenter uploadet: antallet af uploadede dokumenter
- Godkendt: antallet af godkendte dokumenter
Fjernelse af medarbejderes adgang til en konto
Lad os sige, at du har en personlig konto i dit firma og ikke ønsker, at andre teammedlemmer skal kunne se den. Eller du har nogle ændringer i dine medarbejderes roller og opgaver og ønsker ikke, at de alle skal have adgang til alle konti.
Du kan fjerne medarbejdere fra enhver klientkonto. (Eller du kan gøre det den anden vej rundt: fjerne konti fra en medarbejders liste over tildelte kunder). Tjek venligst mulighederne nedenfor.
Advarsel: Hvis du har medarbejdere med adgangsretten Vis alle konti slået til, skal du først slå denne adgangsret fra. Dette virker dog ikke for dine administratorer, da de altid har adgang til alle konti.
Sådan fjerner du medarbejdere fra en klientkonto:
- Gå til Info-sektionen i klientens profil, og klik på linket Rediger til højre for Kontooplysninger. Alle medarbejdere med kontoadgang vises i feltet Teammedlemmer.
- Klik på × til højre for et teammedlem for at fjerne deres adgang til en klientkonto.
- Klik på knappen Fortsæt, og klik derefter på Gem.
Bemærk! En konto kan ikke ophæves. Hvis du fjerner alle medarbejdere, bliver kontoen automatisk tildelt til alle med standardkontoadgang.
Du kan også fjerne en konto fra en medarbejders liste over tildelte klienter:
- Gå til Indstillinger > Team og planer fra venstre menulinje, klik derefter på teammedlemmets navn, og gå til fanen Klienter .
- Klik på det røde sletningssymbol yderst til højre for kontonavnet.
- Klik på Delete i pop op-vinduet Delete Confirmation . Den valgte konto flyttes derefter til medarbejderens fortidsfane .
Hvem kan give medarbejdere adgang til konti?
Virksomhedens ejer og administratorer kan altid give medarbejdere adgangsrettigheder til konti. De kan også give medarbejdere mulighed for at tildele klienter til teammedlemmer. Hvis du er firmaejer eller administrator og vil have en anden i teamet til at tildele konti, skal du følge disse trin:
1. Gå til Indstillinger > Team og planer fra venstre menulinje, naviger til Aktive teammedlemmer, og klik derefter på medarbejderens navn.
2. Klik på blyantikonet Rediger adgangsrettigheder, og slå derefter Tildel teammates til.
3. Klik på Gem.
