Administrer team (grundlæggende): Adgang til konto
Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.
Der er så mange muligheder for at give medarbejdere adgang til konti. Du kan give dem standardadgang til alle konti, kun tildele dem udvalgte konti, tildele dem konti i bestemte jobfaser ved hjælp af vores pipeline automatisering og meget mere.
Dækket her:
- Kontoadgang, forklaret
- Standardkontoadgang, forklaret
- At give en medarbejder adgang
- Se en medarbejders konti
- Se statistik for medarbejderkonto
- Fjernelse af medarbejderadgang fra en konto
- Hvem kan give en medarbejder adgang til en konto?
Kontoadgang, forklaret
Mindst ét teammedlem skal have adgang til klientkontoen. Når teammedlemmerne er tildelt, kan de gøre alt dette:
- Se kontooplysningerne
- Se og download kundedokumenter
- Se alle chattråde for deres tildelte konti og svar på dem
- Se alle sms-tråde for deres tildelte konti og send sms'er
- Se alle firmaets e-mails for deres tildelte konti og svar på dem
- Se alle firmaets noter til deres tildelte konti og opret nye
- Se firmaets tidsregistreringer for deres tildelte konti og opret nye tidsregistreringer
- Se alle firmaets opgaver for deres tildelte konti
- Opret opgaver for tildelte konti
- Se kontakter, der er knyttet til deres tildelte konti
- Tilføj job til pipelines , der er tilgængelige for dem
For at få en fornemmelse af, hvad en medarbejder kan gøre, skal du besøge en skrivebeskyttet visning af deres portal.
Firmamedlemmer, der er tildelt kontoen, modtager også meddelelser om al kontoaktivitet.
Bemærk: Teammedlemmer kan tildeles konti uden at modtage notifikationer. Her er mere om Account Followers.
Standardkontoadgang, forklaret
Standardkontoadgang betyder, at et teammedlem automatisk tildeles alle nyoprettede konti.
En virksomhedsejer har standardkontoadgang. Det er dog muligt at give standardkontoadgang til alle teammedlemmer.
Sådan indstiller du standardkontoadgang for et teammedlem:
Gå til Indstillinger > Firmaindstillinger i venstre menulinje. Find afsnittet Standardkontoadgang , vælg et eller flere teammedlemmer fra listen, og klik derefter på GEM.
At give en medarbejder adgang
Der er flere måder at give en medarbejder adgang til en konto på:
- Ved at sætte dem op med standardkontoadgang
- Når du opretter en ny konto
- Ved at redigere en eksisterende konto på et hvilket som helst tidspunkt
- Ved at bruge funktionen til at administrere teamadgang på et hvilket som helst tidspunkt
- Tildeling af teammedlemmer under import
- Ved at bruge en pipeline automatisering
- Ved at give dem adgangsret til at se alle konti
At give adgang til en bestemt konto
Hvis du vil give en medarbejder adgang til en ny konto, skal du vælge vedkommendes navn, når du opretter kontoen.
At give en medarbejder adgang til en eksisterende konto:
1. Gå til Klienter > Konti i menuen til venstre, og klik derefter på klientens navn på listen. Du kan også finde klienten med det samme ved at gå til menuen i venstre side på en hvilken som helst side og indtaste navnet i søgefeltet.
2. Gå til sektionen Info , og klik på linket Rediger til højre for Kontooplysninger. Tilføj medarbejdere, som du vil give kontoadgang til, i feltet Teammedlemmer. Hver konto skal have mindst ét teammedlem tildelt. Som standard gives kontoadgang til firmaets ejer.
3. Klik på knappen Fortsæt, og klik derefter på Gem.
Håndtering af teamadgang i bulk
Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.
At tildele medarbejdere til mange forskellige konti på én gang:
1. Gå til Klienter > Kon ti i venstre menulinje, og marker derefter afkrydsningsfelterne ud for de konti, du vil tildele medarbejderne. Klik på det øverste afkrydsningsfelt for at vælge alle konti.
2. Klik på Administrer team.
3. Du vil se en liste over firmaets teammedlemmer. Vælg et af følgende for hvert teammedlem:
- Gør ingenting: Teammedlemmet vil ikke blive tildelt kontiene; men hvis teammedlemmet allerede er tildelt konti, vil de fortsat være tildelt disse konti.
- Tildel til alle: Teammedlemmet vil blive tildelt alle valgte konti.
- Fjern fra alle: Teammedlemmet vil ikke længere være tilknyttet nogen af de valgte konti.
4. Klik på TILDEL.
Tildeling af teammedlemmer under import
Når du importerer klientkonti, får du to muligheder for at tildele teammedlemmer:
- Definer, hvilke teammedlemmer der skal tilknyttes hver konto - for at gøre det skal du inkludere teammedlemmer i dit regneark.
- Tildel teammedlemmer under importen - på denne måde kan du tildele de samme teammedlemmer til alle importerede klienter.
Inkluder teammedlemmer i dit regneark
Denne metode er enormt tidsbesparende, da du kan tildele forskellige teammedlemmer forskellige konti.
1. Når du forbereder en CSV-fil til import, skal du tilføje kolonnen Teammedlemmer og inkludere de relevante teammedlemmer. Hvis du ønsker, at flere teammedlemmer skal tildeles en konto, skal du adskille navnene med komma.
2. Start importprocessen. På det andet trin i importen (kortlægning af konti) vil kolonnen Teammedlemmer i din CSV automatisk blive kortlagt med egenskaben TaxDome .
Hvis ikke, skal du kontrollere navngivningen af din kolonne i regnearket og starte importen igen.
Så er det klaret! Når importen er færdig, vil du have dine teammedlemmer tildelt bestemte konti.
Vær opmærksom! Tjek venligst teammedlemmernes navne to gange. Hvis der er en ikke-eksisterende medarbejder i regnearket, vil den tilsvarende konto ikke blive oprettet.
Tildel teammedlemmer under import
Hvis du ikke ønsker at tilføje teammedlemmer til dit regneark, kan du stadig tildele dem konti, mens du importerer. Sådan gør du:
Start importprocessen. På det tredje trin i importen (indstillinger) skal du vælge de teammedlemmer, du vil tildele de konti, du flytter til TaxDome.
Bemærk! De teammedlemmer, du vælger, vil blive tildelt alle importerede konti, så hvis du vil bruge forskellige teammedlemmer til forskellige konti, er det bedre enten at inkludere teammedlemmer i dit regneark eller ændre de tildelte personer i bulk, når importen er afsluttet.
At give medarbejdere midlertidig kontoadgang via pipeline automatisering
Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.
For midlertidigt ansatte kan du vælge at give begrænset adgang til konti. En vikar kan f.eks. have brug for at få adgang til et dokument, der er uploadet til en konto, men kun i en bestemt fase af arbejdsprocessen.
Dette kan nemt sættes op og automatiseres i en pipeline. Sådan gør du:
1. Beslut dig for, hvornår du har brug for, at vikaren får adgang til klientkonti. (Du kan læse mere om automatiseringer).
2. Gå til indstillingerne påpipeline , vælg det trin, som du vil tilføje automatiseringen til, klik på linket Tilføj automatiser inger, og vælg derefter Opdater kontoadgang i rullemenuen. Vælg teammedlem(mer) fra kontolisten.
Automatiseringen kan konfigureres på forskellige måder:
- Erstat tildelte til standardbrugere på + Tilføj konto adgang tom:
Når et job går ind i denne fase, bliver tildelte medarbejdere fjernet, og dem med standardkontoadgang tildeles kontoen i stedet. - Erstat tildelte til standardbrugere på + Tilføj konto adgang udfyldt:
Når et job går ind i denne fase, bliver tildelte medarbejdere fjernet, og dem, der er anført i feltet Tilføj konto adgang, tildeles kontoen i stedet. - Erstat tildelte til standardbrugere fra + feltet Tilføj konto adgang er udfyldt:
Når et job går ind i denne fase, forbliver tildelte medarbejdere tildelt kontoen, og dem, der er angivet i feltet Tilføj konto adgang, er også tildelt. - Erstat tildelte til standardbrugere fra + Fjern kontoadgang udfyldt:
Når et job går ind i denne fase, bliver medarbejdere, der er angivet i feltet Fjern kontoadgang, ikke længere tildelt. - Tilføj kontoadgang udfyldt + Fjern konto adgang udfyldt:
Når et job går ind i denne fase, er de medarbejdere, der er anført i feltet Tilføj konto adgang, tildelt kontoen, og dem, der er anført i feltet Fjern kontoadgang, er ikke tildelt.
At give en medarbejder adgang til alle konti
At tildele en medarbejder til alle konti (både eksisterende og dem, der vil blive tilføjet i fremtiden):
1. Gå til Indstillinger >Team ogplaner i venstre menulinje, naviger til Aktive teammedlemmer, og klik derefter på medarbejderens navn.
2. Klik på blyantsikonet Rediger adgangsrettigheder , og skift derefter til Vis alle konti.
3. Klik på Gem. Nu kan medarbejderen se alle firmaets konti i stedet for kun dem, de har fået tildelt.
Se en medarbejders konti
Filtrer din kontoliste for at se, hvilke klientkonti der er tildelt bestemte medarbejdere:
1. Gå til Klienter > Konti i venstre menulinje, og klik derefter på Filtrer.
2. Vælg teammedlemmerne i afsnittet Team .
Se statistik for medarbejderkonto
Firmaejere og administratorer kan se enhver medarbejders statistik for deres tildelte konti. Denne statistik findes i widgetten Afventende klientaktivitet på siden Indsigt.
Denne widget viser fakturaer, arrangører, underskrifter, forslag og godkendelser, der afventer handling fra kunden for en bestemt medarbejder.
Hvis du vil spore klientaktivitet for to eller flere teammedlemmer, kan du tilføje så mange widgets for afventende klient aktivitet, som du har brug for. Her kan du læse mere om widgettenAfventende klientaktivitet.
En anden måde at se kontostatistik på er siden Medarbejderens nuværende kunder. Du finder den ved at gå til Indstillinger > Team og planer i menuen til venstre. Klik på medarbejderens navn, og gå derefter til fanen Klienter . Statistikker er tilgængelige for den pågældende medarbejders nuværende og tidligere konti.
Du vil se denne information:
- ID: kontoens unikke ID
- Navn: klientens for- og efternavn
- Tildelt: den dato, hvor medarbejderen blev tildelt en konto
- Bogførte fakturaer: antallet af bogførte fakturaer
- Indtægter: det samlede beløb for de betalte fakturaer
- Dokumenter uploadet: antallet af uploadede dokumenter
- Godkendt: antallet af godkendte dokumenter
Fjernelse af medarbejderes adgang til en konto
Lad os sige, at du har en personlig konto i dit firma og ikke ønsker, at andre teammedlemmer skal kunne se den. Eller du har nogle ændringer i dine medarbejderes roller og opgaver og ønsker ikke, at alle skal have adgang til alle konti.
Du kan fjerne medarbejdere fra enhver klientkonto. (Eller du kan gøre det omvendt: fjerne konti fra en medarbejders liste over tildelte klienter). Tjek mulighederne nedenfor.
Advarsel: Hvis du har medarbejdere med adgangsrettigheden Vis alle kon ti slået til, skal du først slå denne adgangsrettighed fra. Dette virker dog ikke for dine administratorer, da de altid har adgang til alle konti.
Sådan fjerner du medarbejdere fra en klientkonto:
- Gå til sektionen Info i klientens profil, og klik på linket Rediger til højre for Kontooplysninger. Alle medarbejdere med kontoadgang vises i feltet Teammedlemmer.
- Klik på × til højre for et teammedlem for at fjerne vedkommendes adgang til en klientkonto.
- Klik på knappen Fortsæt, og klik derefter på Gem.
Bemærk! En konto kan ikke fjernes igen. Hvis du fjerner alle medarbejdere, bliver kontoen automatisk tildelt alle med standardkontoadgang.
Du kan også fjerne en konto fra en medarbejders liste over tildelte klienter:
- Gå til Indstillinger > Team og planer i menuen til venstre, klik derefter på teammedlemmets navn, og gå til fanen Klienter .
- Klik på det røde slettesymbol yderst til højre for kontonavnet.
- Klik på Slet i pop op-vinduet Slet bekræftelse . Den valgte konto flyttes derefter til medarbejderens fane Tidligere .
Hvem kan give medarbejdere adgang til konti
Firmaets ejer og administratorer kan altid give medarbejdere adgangsrettigheder til konti. De kan også give medarbejdere mulighed for at tildele klienter til teammedlemmer. Hvis du er virksomhedsejer eller administrator og vil have en anden i teamet til at tildele konti, skal du følge disse trin:
1. Gå til Indstillinger > Team og planer i venstre menulinje, naviger til Aktive teammedlemmer, og klik derefter på medarbejderens navn.
2. Klik på blyantsikonet Rediger adgangsrettigheder, og slå derefter Tildel holdkammerater til.
3. Klik på Gem.
