Manuelle og automatiske påmindelser

Påmindelser giver kunderne besked, når de ikke har gennemført en handling inden en bestemt dato. Uanset om du automatiserer påmindelser eller sender dem manuelt, holder de kunderne til ilden, uden at du behøver at skubbe til dem personligt.

Dækket her:

Påmindelser

Hver gang du sender noget med et handlingselement til en klient, får de besked. Alle brugere, der er knyttet til kontoen - med NOTIFY slået til - modtager en e-mailnotifikation. Tjek, hvilke brugere der får besked, ved at gå til fanen Info om klientkontoen og se, om NOTIFY er slået til i sektionen Kontakter.

Når modtagerne er for længe om at gennemføre en handling - eller glemmer det - har du to muligheder:

Manuelle påmindelser

For at sende en påmindelse manuelt igen skal du klikke på de tre prikker yderst til højre for det emne, kunden skal mindes om, og derefter trykke påSend igen. Du kan endda gøre dette, når automatiske påmindelser er slået til.

For manuelt at gensende en betalt eller en ubetalt faktura skal du enten på listen Fakturaer eller i kontoens kundeprofil klikke på øjeikonet yderst til højre for fakturaen, så den vises i en pop-up. Klik på de tre prikker yderst til højre for fakturanummeret, og vælg derefter Send faktura via e-mail i rullemenuen.

Hvis du manuelt vil sende en notifikation om et dokument, der afventer godkendelse, skal du åbne underfanen Godkendelser, rulle til slutningen af de afventende dokumenter og derefter klikke på Anmod om godkendelse af af ventende nederst til højre.

Her er, hvad der sker:

  • En ekstra e-mail-påmindelse sendes til kunden.
  • En portalnotifikation for handlingselementet flyttes til toppen af klientens to-dos.
  • Info om gensendelsen føjes til Audit Trail.

Automatiske påmindelser

For at slå automatiske påmindelser til eller fra skal du først åbne den afventende organizer, forslaget, chatten, fakturaen, dokumentet, der afventer underskrift, eller dokumentet, der afventer godkendelse. Slå påmindelser til, mens du sender disse manuelt eller via pipeline automatisering.

Vælg, hvordan du vil have de automatiske påmindelser sat op:

  • Dage til næste påmindelse: Som standard udsendes en påmindelse tre dage efter, at meddelelsen om handlingselementet blev sendt til kunden, men du kan ændre det, som du vil.
  • Antal påmindelser: Som standard får kunden kun én påmindelses-e-mail, men du kan også ændre dette til det, du foretrækker.

Opsætning af påmindelser via Pipeline Automatiseringer

Du skal foretage ændringer i pipeline for at opsætte påmindelser til arrangører, forslag, fakturaer og automatiseringer af meddelelser.

Med automatiseringerne Create Invoice, Create Organizer, Send Proposal og Send Message er knappen Reminders under feltet Select template. Slå Påmindelser til, og vælg derefter, hvordan du vil opsætte de automatiske påmindelser:

  • Dage til næste påmindelse: Som standard udsendes en påmindelse tre dage efter, at meddelelsen om handlingselementet blev sendt til kunden, men du kan ændre det, som du vil.
  • Antal påmindelser: Som standard får kunden kun én påmindelses-e-mail, men du kan også ændre dette til det, du foretrækker.

At minde kunder om ventende arrangører

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

Sådan sender du en påmindelse manuelt om en ventende arrangør: Gå til kontoens faneblad Organisatorer , klik på de tre prikker enten yderst til højre for organisatoren på listen eller inde i selve organisatoren, og vælg derefter Send igen.

Sådan opsætter du påmindelser om arrangører: Slå Påmindelser til, når du sender en organisator manuelt eller via pipeline automatisering. For at sende påmindelser om organizere, der sendes ud via pipeline automatisering, skal du slå Påmindelser til i pipeline indstillingerne for Create Organizer-automatiseringen.

Påmindelser kan til enhver tid slås til eller fra ved at åbne den ventende organizer. Glem ikke at klikke på Gem , når du ændrer indstillingerne for Påmindelser.

Organizer Påmindelser stopper, når...

  • ...kunden har ikke indsendt arrangøren, men det indstillede antal påmindelser er blevet sendt.
  • ...kunden har indsendt arrangøren.

At minde kunder om ventende forslag

Sådan sender du en påmindelse manuelt om et afventende forslag: Gå til Proposals & ELs fra venstre sidepanel eller fanen med samme navn på kundens konto, klik på de tre prikker yderst til højre for forslaget, og vælg derefter Resend.

Sådan opsætter du automatiske påmindelser om forslag: Slå påmindelser til i bunden af trinnet Generelt, når du opretter et forslag eller en forslagsskabelon.

Du kan også slå dem til, når du indstiller automatiseringen Send forslag.

Påmindelsesfunktionen kan til enhver tid slås til eller fra ved at åbne det verserende forslag. 

Påmindelser om forslag stopper, når...

  • ...kunden har ikke underskrevet forslaget, men det fastsatte antal påmindelser er blevet sendt.
  • ...kunden har underskrevet forslaget.

Påmindelse til kunder om udestående fakturaer

For at sende påmindelser om ventende fakturaer: Slå påmindelser til, når du sender en faktura manuelt eller via pipeline automatisering. For at sende påmindelser om fakturaer sendt via pipeline automatisering, skal du slå Påmindelser til i pipeline indstillingerne for Create Invoice-automatiseringen. Påmindelser kan til enhver tid slås til eller fra ved at redigere den ubetalte faktura.

En anden måde at indstille automatiske påmindelser for ventende fakturaer på er at indstille dem i fakturaskabelonen. For at gøre dette skal du slå Send påmindelser til kunder til, indstille dagene indtil næste påmindelse og antallet af påmindelser, og klikke på Gem eller Gem og afslut.

Fakturapåmindelser stopper, når...

  • ...kunden har ikke betalt fakturaen, men det indstillede antal påmindelser er blevet sendt.
  • ...kunden har betalt fakturaen.

tip

Bemærk: Du kan også manuelt gensende fakturaer til kunder! For flere detaljer, gå her.

Påmindelse af klienter om handlinger i en chattråd

Sådan opsætter du automatiske påmindelser om ventende handlinger i en chattråd: Slå Påmindelser til, når du sender en chatbesked enten manuelt eller via pipeline automatisering. 

For at sende påmindelser om chatbeskeder sendt via automatisering pipeline automatisering, skal du slå Påmindelser til i pipeline indstillingerne for Send Message-automatiseringen , indstil dagene til næste påmindelse og antallet af påmindelser, og klik på Gem.

En anden måde at opsætte automatiske påmindelser om ulæste beskeder på er at opsætte dem i chatskabelonen. 

For details on how the reminders work for chats, go to the article about chat reminders.

Påmindelse til kunder om ventende underskrifter

Sådan sender du manuelt en påmindelse om et dokument, der afventer underskrift: Gå til fanen Dokumenter på klientkontoen, klik på de tre prikker enten yderst til højre for dokumentet på listen eller inde i selve dokumentet, og vælg derefter Send underskrift igen.

Sådan opsætter du automatiske påmindelser om dokumenter, der afventer underskrift: Slå Påmindelser til, når du beder om en underskrift til et dokument. Påmindelser kan til enhver tid slås til eller fra ved at åbne det dokument, der afventer underskrift - også selvom det allerede er underskrevet. Glem ikke at klikke på Gem , når du ændrer indstillingerne for Påmindelser.

Underskriftspåmindelser stopper, når...

  • ...kunden har ikke underskrevet dokumentet, men det indstillede antal påmindelser er blevet sendt.
  • ...kunden har underskrevet dokumentet.

Påmindelse til kunder om ventende godkendelser

Sådan sender dumanuelt en påmindelse om et dokument, der afventer godkendelse: Gå til fanen Dokumenter i klientkontoprofilen, klik på de tre prikker enten yderst til højre for dokumentet på listen eller inde i selve dokumentet, og vælg derefter Send godkendelse igen.

Sådan sender du manuelt en påmindelse om alle dokumenter, der afventer godkendelse: Gå til Docs i menuen til venstre, åbn fanen Approvals , klik på Request Approval for Pending, gennemgå og rediger beskeden til kunden (valgfrit), og klik derefter på Send Request.

Sådan opsætter du påmindelser om dokumenter, der afventer godkendelse: Slå Påmindelser til, når du anmoder om godkendelse af et dokument.

Godkendelsespåmindelser stopper, når...

  • ...kunden har ikke godkendt dokumentet, men det indstillede antal påmindelser er blevet sendt.
  • ...kunden har godkendt dokumentet.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler