CRM (Grundlæggende): Portaladgang, notifikationer, e-mail-synkronisering

Uanset om du udarbejder selvangivelser for en person, en familie eller en virksomhed, har hver enhed brug for sin egen konto. Men forskellige personer (tænk: familiemedlemmer eller forretningspartnere) kan have forskellige indstillinger inde på kontoen. Få mere at vide om, hvordan du opsætter login-adgang til dine klienter, notifikationer og e-mail.

Dækket her:

Sådan tilføjer du flere e-mailadresser

Da en kontakt er en person, er det naturligt, at en kontakt kan have flere e-mailadresser (personlig, arbejdsrelateret osv.). Som standard har hver kontakt ét mailadressefelt, men du kan oprette ekstra manuelt CRM felter eller tilføje felter, mens du opretter nye kontakter manuelt eller importerer dem.

En virksomhedsejer, administrator eller anden medarbejder med adgangsrettigheder til at administrere konti kan tilføje yderligere brugere (e-mailadresser) til en konto.

I kontoprofilen skal du åbne fanen Info og derefter gennemgå afsnittet Kontakter. Her kan du se alle e-mailadresserne på de kontakter, der er knyttet til kontoen. Hvis du vil tilføje e-mailadresser, der ikke er på listen, skal du enten tilføje en anden linket kontakt eller tilføje en anden e-mailadresse til den kontakt , der allerede er linket.

Følg disse trin:

  1. Opret brugerdefineret CRM e-mail-felter til at gemme de ekstra e-mail-adresser.
  2. Opdater den eksisterende kontakt til at inkludere en ekstra e-mailadresse.
  3. Tænd for LOGIN, NOTIFY og/eller EMAIL SYNC for e-mail-adressen, hvis du har brug for det (se mere om knapperne nedenfor).
tip

Bemærk! Hvis du ændrer e-mailadressen, før den inviterede person klikker på invitationslinket, bliver den deaktiveret af sikkerhedsmæssige årsager. En ny invitation vil blive sendt til den opdaterede e-mailadresse. 

LOGIN-knappen, forklaret

Når du angiver en e-mailadresse i en kontakt, kan du slå LOGIN til for at give portaladgang til den person, som denne e-mailadresse tilhører.

Hvad det gør:

  • Brugeren får en invitation til kundeportalen TaxDome , så de kan få adgang til deres konto.
  • Alle kontakter, der er knyttet til en konto med LOGIN slået til ud for deres e-mailadresse, kan logge ind.

Når du har tilføjet portaladgang til en kontaktpersons e-mailadresse, bliver du bedt om at sende en e-mailinvitation til den pågældende bruger. Når du klikker på Send, sender TaxDome personen en aktiveringsanmodning via e-mail. For at aktivere kontoen skal personen acceptere anmodningen og oprette en adgangskode. Den nye bruger bliver derefter automatisk knyttet til kontoen. Hver bruger har sine egne loginoplysninger til en konto.

EMAIL SYNC-knappen, forklaret

Når du tilføjer en bruger til en konto, kan du også slå EMAIL SYNC til for deres e-mailadresse.

Hvad det gør:

  • Du vil se alle e-mails modtaget fra denne adresse i afsnittet Inbox+ og i fanen E-mail i kontoprofilen, og du kan svare fra TaxDome.
  • Al historik mellem dine synkroniserede e-mails og kontaktpersonens e-mails vises automatisk på TaxDome.
  • Hvis Gem automatisk vedhæftede filer er aktiveret, vil alle fremtidige e-mails med vedhæftede filer automatisk gemme dokumenterne i klientens Dokumenter-sektion på kontoen.
tip

Tip! Slå EMAIL SYNC til for fremtidige kunder, der endnu ikke har adgang til portalen (deres LOGIN er stadig ikke slået til), så du også kan modtage e-mails fra dem.

NOTIFY-knappen, forklaret

Når NOTIFY er slået til for en e-mailadresse i kontaktsektionen , modtager den person, som e-mailen tilhører, systemnotifikationer (enten alle eller udvalgte). Du kan slå NOTIFY til, når du tilføjer portaladgang eller en ny e-mailadresse til en konto - eller når du vil.

tip

Tip! Du kan modtage kopier af alle TaxDome e-mails, der sendes til kunder. Sådan kan du konfigurere modtagelse af systemmeddelelser, som TaxDome sender til klienter.

Bestem, hvilke notifikationer brugeren skal have, ved at klikke på de tre prikker længst til højre for e-mailadressen og derefter vælge Notifikationsindstillinger.

Hvad knapperne betyder:

Dokumenter: Upload af filer

  • Notifikationer om nye dokumenter, som firmaet har uploadet

Dokumenter: Anmodning om underskrift

  • Anmodninger om dokumenter, der afventer underskrift
  • Påmindelser om dokumenter, der afventer underskrift

Dokumenter: Godkendelser

  • Anmodninger om dokumenter, der afventer godkendelse
  • Påmindelser om dokumenter, der afventer godkendelse

Chats og kundeopgaver

Forslag

  • Anmodning om nye forslag
  • Påmindelser om verserende forslag

Arrangører

  • Anmodninger om nye arrangører
  • Påmindelser om ventende arrangører

Fakturaer og betalinger

  • Anmodninger om nye fakturaer
  • Påmindelse om udestående fakturaer
  • Bekræftelser på fakturabetalinger
  • Meddelelser om udstedte refusioner

Notifikationer og e-mail til klienter, der afventer aktivering

Hvis du har slået LOGIN, NOTIFY og EMAIL SYNC til for en kontakt, der er knyttet til en konto, men de endnu ikke har aktiveret deres konto, vil de stadig modtage TaxDome e-mail og systemnotifikationer:

  • Alle almindelige e-mails, du sender fra TaxDome , vil gå ud til modtageren, uanset om deres konto er aktiveret eller ej. Du kan også modtage Inbox+ notifikationer om nye e-mails fra den kontakt, der er knyttet til kontoen (opsæt dette i dine Notifikationsindstillinger ).
  • Alle systemmeddelelser sendes til kontaktpersonens e-mailadresse og vil indeholde banneret Kontoaktivering øverst i e-mailen, indtil de har aktiveret kontoen.

Du kan altid sende en invitation igen.

Fjernelse af brugeradgang fra en konto

Hvis nogen ikke længere ønsker at have adgang til en konto, kan du fjerne dem. Under fanen Info i kontoprofilen skal du slå LOGIN fra til højre for brugerens e-mailadresse. Kontoen forbliver intakt, men brugeren vil ikke længere kunne få adgang til den.

Ændring af en e-mailadresse

Når en kundes e-mailadresse ændres, skal du tilføje den nye e-mailadresse, som om der var tale om en ekstra bruger.

tip

Vær opmærksom! Sørg for ikke at fjerne den forældede e-mailadresse med det samme.

Følg i stedet disse trin:

1. Opdater kundekontakten, så den indeholder den nye e-mailadresse i stedet for den gamle.

2. Slå LOGIN til, og vent på, at brugeren accepterer den invitation, der er sendt til den nye e-mailadresse, så de ikke mister adgangen til deres konto. 

3. Når kunden har accepteret invitationen, skal du slette deres tidligere e-mailadresse fra sektionen Unlinked Emails ved at slå LOGIN fra.

Skift til en anden konto på klientportalen

Når man logger ind, vil brugere, der har adgang til mere end én konto, se pop-up'en til at vælge den ønskede konto og notifikationen med den konto, de loggede ind med, øverst på skærmen. Meddelelsen i toppen kan lukkes indtil næste login ved at klikke på X yderst til højre for den.

De kan få adgang til pop-up'en når som helst senere ved at klikke på linket Switch account nederst i den blå sidebjælke eller til højre for notifikationen i toppen.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler