CRM (Grundlæggende): Importer en kundeliste

Vores importværktøj giver dig mulighed for at overføre kundekonti og kontaktdata til TaxDome på samme tid, så du hurtigt kan komme i gang med at arbejde fra din portal. Selvom du kan oprette nye kontakter og konti manuelt, er upload af en CSV-fil en meget hurtigere måde at overføre dine data til TaxDome. 

Dækket her:

• Step 0. Prepare a CSV file
  • Importing several accounts with the same contact
  • Importing several contacts with the same account
  • Importing contacts to two accounts simultaneously
• Step 1. Upload a CSV file to TaxDome
• Trin 2. Opret konti (valgfrit)
• Trin 3. Definér indstillinger (valgfrit)
• Trin 4. Opret kontakter
• Trin 5. Gennemgang
• Hvem kan importere?

Webinar - TaxDome 101: Kom godt i gang med TaxDome! Mandag kl. 13 EST. Tilmeld dig her

Step 0. Prepare a CSV file 

Du kan se flere nyttige vejledningsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub til
alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

For at importere dine eksisterende kontakt- og kontodata skal du bruge et regnearksværktøj som Excel eller Google Sheets. Du kan også læse instruktionerne om overførsel af dine data fra et bestemt platform eller softwareprogram.

• Når du importerer dine kundedata til TaxDome, skal du huske, at Regnskaber og Kontaktpersoner er forskellige: 
  • Konti er de enheder, du arbejder for og fakturerer, hvad enten det er en virksomhed, en fond, en familie eller en enkeltperson. 
  • Kontakter er de faktiske personer, du interagerer med. Her er en forklaring på konti og kontakter
• Opret et regneark med dine kundedata, og gem det derefter som en CSV-fil. Sørg for, at CSV-filen er UTF-8-kodet og ikke fylder mere end 300 kB.
• Enter only one contact per spreadsheet row, even when several contacts are linked to the same account. You can also skip importing accounts to import contacts only
• Du kan have forskellige regneark til forskellige grupper af kunder. De kan importeres en efter en med forskellige indstillinger. Her er en video om import af forskellige kundegrupper

Tip: Hvis din kildesoftware genererer en fil med skatteyder og ægtefælle på samme række, behøver du ikke at redigere CSV'en manuelt. Følg i stedet instruktionerne for at importere en fil med skatteyderen og ægtefællen på én række.

• 👋 Vi kan hjælpe! Hvis din CSV-fil ender med at have flere kontakter pr. række, og du ikke ved, hvordan du løser det, så lad os det vide. Vores supportteam er klar til at hjælpe: Følg disse trin for at få hjælp. 

1. Opret et regneark 

Opret og mærk kolonnerne. 

Tip: Når du navngiver kolonnerne, står hvert kolonneoverskriftsnavn for en anden dataegenskab.

Her er nogle eksempler på navne til kolonneoverskrifter: 

• Column A | Account Name: the name of a company or trust (a non-personal account) or the name of an individual or family (a personal account)
• Kolonne B | Kontaktnavn: For- og efternavn på den kontakt, der er knyttet til kontoen.
• Kolonne C | Fornavn  
• Kolonne D | Efternavn  
• Kolonne E | Kontotype
• Column F | Email: an email address must be provided for the contact to have portal access
• Column G | Phone
• Column H | City
• Kolonne I | Kontokoder: en etiket, du kan bruge til at gruppere konti.
• Kolonne J | Kontakttags: en etiket, du kan bruge til at gruppere kontakter med
• Column K | Team members: team members you would like to be automatically assigned during import

2. Udfyld rækkerne i regnearket med kontakt- og yderligere oplysninger.

Dit regneark har måske allerede brugerdefinerede kolonner. Men sørg for at følge disse grundlæggende regler for at få en problemfri import:

• Hver række må kun indeholde én kontakt
• Hvis du planlægger at oprette nye konti, mens du overfører dine data, skal du sørge for, at der er en kolonne med kontonavn. Mærk den Kontonavn (det, som TaxDome kalder dataegenskaben) eller et andet navn, der passer dig. Hvis en kontakt ikke behøver at være knyttet til en konto, skal du lade rækken i kolonnen Kontonavn være tom.
• Hvis to eller flere kontakter deler den samme konto, skal du bruge det samme kontonavn i hver række for hver kontakt.
• Forskellige typer af brugerdefinerede felter understøtter forskellige tegn. Sørg for, at din felterne er udfyldt korrekt:
  • Opdel valgmuligheder med et komma eller semikolon ("," eller ";"), tegnet for brugerdefinerede felter med flere valg muligheder.
  • Datoerne skal udfyldes i det tilsvarende format: MM/DD/YYYY eller MMM/DD/YYYY for amerikanske firmaer og DD/MM/YYYY for ikke-amerikanske firmaer.

Er du ikke sikker på, hvordan du opretter forskellige typer konti, som f.eks. et ægtepar, der opretter hver sin konto? Se eksempler på opsætning af kontakter til forskellige kontotyper, og tjek derefter disse tips:

• Importing several accounts with the same contact
• Importing several contacts with the same account
• Importing contacts to two accounts simultaneously

Importing several accounts with the same contact

Q: Hvordan indtaster jeg forskellige konti, som skal knyttes til den samme person, i regnearket? For eksempel flere virksomheder, der tilhører den samme virksomhedsejer. 

A: Opret en række for hver konto, og indtast derefter de samme kontaktoplysninger for hver konto i de relevante kolonner.

I regnearkseksemplet nedenfor bliver Account Name mappet til Account Name i TaxDome, og der oprettes fem konti under importprocessen, som hver især er knyttet til Brian Ross' kontaktoplysninger. Brian Ross kan derefter logge ind på TaxDome ved hjælp af email@example.com og skifte mellem konti. 

Importing several contacts with the same account

Q: Hvordan indtaster jeg flere kontakter, som skal knyttes til den samme konto i regnearket? For eksempel flere forretningspartnere, der ejer en virksomhed, eller en skatteyder og dennes ægtefælle.

A: Brug en række til hver kontakt, og indtast så det samme kontonavn for hver person i den relevante kolonne.

I regnearkseksemplet nedenfor bliver Name_Business Name mappet til Account Name i TaxDome, og der oprettes seks konti under importprocessen. Michael Douglaston er knyttet til én kontakt, Robbie Corp til tre kontakter, familien Smith til tre kontakter, Mart Frickey til én kontakt, Solomon Deutsch til én kontakt og Chrissy Tidder til én kontakt.

Importing contacts to two accounts simultaneously

Q: Hvordan indtaster jeg flere kontakter, som skal knyttes til to konti i regnearket? For eksempel børn, der har brug for deres egne konti, men som stadig skal være knyttet til familiekontoen.

A: Brug to rækker til hver kontakt, og skift så kontonavnet, mens kontaktoplysningerne forbliver de samme. Det kan spare dig for en del arbejde senere, da du ikke behøver at linke kontakterne manuelt.

3. Gem regnearket i CSV-format

TaxDome genkender kun regneark, der er gemt som CSV-filer. Fra menulinjen i dit regneark skal du gå til File og derefter vælge Save as CSV eller Download as CSV (ordlyden kan variere afhængigt af det program, du bruger).

Microsoft Excel: Vælg CSV (Comma delimited) i feltetSave as type. Vælg Webindstillinger i rullemenuen Værktøjer. Åbn fanen Kodning . I rullemenuen Gem dette dokument som skal du vælge Unicode (UTF-8) og derefter klikke på OK.

Nu, hvor du har gemt dit regneark som en CSV-fil og sørget for, at den er UTF-8-kodet, er du klar til at importere dine kontakter til TaxDome.

Trin 1. Upload CSV-filen til TaxDome

Go to Clients > Accounts, then click Import. You can also access this button from the Contacts page.

Træk og slip CSV-filen, eller klik på Gennemse for at finde den på dit skrivebord og uploade den.

Step 2. Create accounts (optional)

Here’s how to create accounts:

1. Map the Account Name

Select the column header name from your spreadsheet that corresponds to TaxDome’s Account Name property. If you used Account Name as the column header name in your spreadsheet, it is automatically mapped to TaxDome’s Account Name property because they have the same name.

Tip! If you want to skip importing accounts and import contacts only click X to the right of the Choose CSV column for Account Name field.

2. Choose the Account Type

Select an option to specify how you want to apply the account type to your imported clients. For details, go to the article on account types.

Hvis Company anvendes, vil klienten have en Company name-egenskab, der svarer til kolonnedataene i Account Name.

3. Map account fields

Add any data from your spreadsheet as custom fields for your accounts, tag them or assign team members. Review all column header names on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. If you choose Sync custom field, select the custom field from the drop-down menu in the TaxDome column. 

• Hvis der allerede findes en konto med samme navn i TaxDome, vil den ikke blive ændret, og alle dens data vil forblive de samme. 
• Hvis et kolonneoverskriftsnavn fra regnearket ikke har en tilsvarende kontoegenskab, skal du oprette en ny ved at vælge Nyt felt i rullemenuen. Læs mere om at tilføje brugerdefinerede kontofelter under import
• Du kan også tagge dine konti her. Du kan læse mere i denne artikel om at anvende tags
• If you have the Team members column in your spreadsheet, the team members listed in the spreadsheet will be automatically assigned to the corresponding clients. 

Trin 3. Definér indstillinger (valgfrit)

I dette trin skal du anvende indstillinger i bulk på de nyligt importerede konti.

1. Linked contacts

On the left, under EMAILS, you’ll see the TaxDome Email property. If you have added custom email fields for your contacts, you’ll see these as well. 

Vælg adgangsrettigheder for hver kontakt, hvis e-mailadresse er knyttet til den importerede konto. Som standard er alle adgangsrettigheder slået til: 

• LOGIN: Når dette er slået til, kan kontakten bruge deres TaxDome klientportal.

• NOTIFY: Når dette er slået til, modtager kontakten alle systemnotifikationer, f.eks. for beskeder, arrangører, forslag, fakturaer og e-mails sendt fra TaxDome eller via pipeline automations og meget mere.

• EMAIL SYNC: Når dette er slået til, kan du se og svare på klientens e-mails i din Inbox+ og se alle e-mails i deres kontos E-mail-fane    

Hvis du ønsker, at klienter skal modtage en e-mailinvitation til deres TaxDome portal, skal du markere afkrydsningsfeltet Send Invitations. Hvis du vil tilføje en brugerdefineret besked, skal du skrive den i feltet Personlig besked. Hvis du ikke vil invitere dem med det samme, kan du sende en invitation senere ved at gå til fanen Accounts og åbne underfanen Pending Activation.

2. Tags

If you already have some tags created in TaxDome, you can apply them to your imported accounts here. They will be applied to all imported accounts. If you need to apply different tags to different accounts, it's better to add them to the spreadsheet beforehand. Read more on applying tags.

3. Assignees

If team members are not listed in the spreadsheet, new accounts are assigned to the person doing the import. Or you can select additional team members you want to have access to all the imported accounts. Read more on assigning team members while importing.

4. Folders and documents

If you use a custom folder structure for client documents, apply folder templates in bulk to the newly created accounts. Read more about creating folder templates. The Default Tax Years template is automatically applied to new accounts if you don’t select a folder template you've already created.

Trin 4. Opret kontakter

To start importing your contacts to TaxDome, review the column header names from your spreadsheet on the left, then choose either Ignore or Sync custom field from the Action drop-down menu. The column header names in your spreadsheet that match TaxDome contact property names (e.g., First Name, Phone, Email, City) get automatically mapped. 

If you choose Sync custom field, select the contact field from the drop-down or add a new field by clicking New field. Read more about contact custom fields. 

• You can also tag your contacts here.  For details, go to this article on applying tags.
• You don’t have to pair every column header name — you can leave the Action field selection as Ignore.
• If you skipped account mapping, you can import contacts only.

Når du er færdig med at kortlægge, skal du klikke på Fortsæt. Dette starter ikke importprocessen. Du vil stadig kunne vende tilbage til dette trin, hvis du har lavet fejl.

Trin 5. Gennemgang 

Når du gennemgår kortlægningsresultaterne, vil du se alt dette:

• Hvilke teammedlemmer vil blive tildelt kontiene?
• Hvilke tags vil blive tildelt til kontiene
• Hvilke brugerdefinerede konto- og kontaktfelter der skal oprettes
• Hvilke kontakter skal oprettes med hvilke navne og e-mailadresser?
• Hvilke konti vil blive oprettet med hvilke tilknyttede kontakter

Hvis alt ser godt ud, skal du klikke på Start import. Hvis ikke, skal du gå tilbage og foretage de nødvendige rettelser.

Nu kan du forlade siden. Importprocessen vil fortsætte af sig selv. Når importen er færdig, modtager du en e-mailnotifikation. Klik på linket i meddelelsen for at gå til importresultaterne. Du vil kunne se:

• Hvor mange kontakter blev importeret?
• Hvor mange rækker i regnearket blev sprunget over?
• Hvor mange konti blev der oprettet?
• Hvor mange konti blev opdateret?
• Hvor mange brugerdefinerede felter blev oprettet?

Hvis nogle rækker blev sprunget over (på grund af fejl), kan du eksportere en zippet CSV-fil, der fortæller dig hvilke og hvorfor. Årsager til oversprungne rækker kan være tomme celler i obligatoriske kolonner (f.eks. kontaktnavne) eller celler i e-mail-kolonnen, hvor der mangler e-mail-adresser. Nu kan du forlade siden. Processen vil fortsætte af sig selv. Eksportresultaterne vil blive sendt til dig via e-mail.

Hvis du har problemer med importprocessen, så lad os det vide! Vores team er altid glade for at hjælpe!

Hvem kan importere?

En firmaejer og administrator kan importere kontakter og oprette konti i TaxDome. Hvis du ønsker, at teammedlemmer skal kunne importere, skal du give dem adgangsrettigheder til at administrere kontakter:

1. Gå til Indstillinger, vælg Team og planer i menulinjen, klik på de tre prikker yderst til højre for teammedlemmets navn, og klik derefter på Rediger.

2. Slå Administrer kontakter til, og klik derefter på Gem

Tip: Tjek TaxDome Academy for at tage sjove, omfattende kurser og blive en superstjerne på TaxDome .