💰 Løn: Få dokumenter fra dine kunder

At samle dokumenter er en rutine, du gentager med hver eneste klient. I denne artikel finder du en snydeseddel med de mest nyttige tips til, hvordan du får fat i alle de nødvendige dokumenter i tide og organiserer dem på et enkelt sted, uanset hvordan du foretrækker at gøre det.

Tip: Download denne enkle tjekliste for at følge dine fremskridt i opsætningen af TaxDome for Payroll og spare tid!

Dækket her:

• Få lønoplysninger automatisk
• Anmod om løntimer via automatiserede beskeder
• Indsamle løndokumenter via upload-link
• Anmod om oplysninger fra lønkunder via arrangører
• Håndtere timesedler sendt via e-mail og knytte dem til jobs
• Rediger TaxDome-lagrede timesedler fra dit skrivebord

Få lønoplysninger automatisk

At anmode om oplysninger eller dokumenter i TaxDome giver dig automatisk flere fordele: Det sparer tid, skaber god kommunikation med kunderne, forhindrer unødvendige forsinkelser i din workflow fra dokumentrelaterede problemer og skaber en let tilgængelig dokumentopbevaring for dit team.

Vi anbefaler, at du bruger disse muligheder:

• Anmod om løntimer via automatiserede beskeder
• Indsamle løndokumenter via upload-link
• Anmod om oplysninger fra lønkunder via arrangører

Anmod om løntimer via automatiserede beskeder

Når kunden uploader filer til en chattråd, gemmes de automatisk i mappen Client uploaded documents. Få dine beskeder oprettet automatisk for at anmode om løntimer i to trin:

1. Opret en chatskabelon. Brug shortcodes til at anmode om specifikke oplysninger (f.eks. [LAST_WEEK] til at anmode om løntimer for den sidste uge).
2. Føj beskedautomatiseringen til din pipeline (normalt til det første trin).

 Chattråden linkes automatisk til jobbet, så dine teammedlemmer kan åbne den og se listen over dokumenter.

Du kan valgfrit tilføje en klientopgave til chatskabelonen (sørg for, at Automove for scenen er slået til), eller aktivere funktionen Svar til den seneste tråd så alle nye beskeder bliver sendt til den eksisterende chattråd.

Se denne video om, hvordan du indstiller denne proces:

Indsamle løndokumenter via upload-link

Hvis du har brug for at anmode om dokumenter, men ikke ønsker, at dine kunder skal have adgang til de andre oplysninger, der er inkluderet i deres konto, skal du bruge linket til siden File Requested. 

Anmod om oplysninger fra lønkunder via arrangører

Den Organisatorer funktionen giver dig mulighed for at oprette et specialdesignet sæt spørgsmål for at få enhver information, såsom regneark med arbejdstimer, W-4 formularer, lønningsbankoplysninger, skatteidentifikationsnumre, medarbejderoplysninger osv.

Send arrangører automatisk i to trin:

1. Lav en organiseringsskabelon.
2. Tilføj en Create organizer-automatisering til din pipeline.

Her er nogle opsætninger til din lønpraksis:

• Nye kunder: Bed om forretningsdokumenter og virksomhedsoplysninger, før du sender et tilbud. Kopier vores Payroll Setup Organizer (Best Practice ) skabelon fra biblioteket, og rediger den efter behov.
• Eksisterende kunder: Lønkunder sender dig lignende dokumenter hver måned. Kopier vores Payroll Organizer-skabelon med anmodninger om W-4-formularer og regnearket for arbejdstimer.
• Alle kunder: Send dem en undersøgelse ved årets udgang for at finde ud af, hvor tilfredse de er, og indsamle deres forslag.

Tip! Dette er mere praktisk end e-mail, fordi alle dokumenter automatisk gemmes i klientens standardmappe.

Håndtere timesedler sendt via e-mail og knytte dem til jobs

Hvis du får timesedler og andre dokumenter fra kunder via e-mail, kan du også organisere denne proces. Bare husk at åbne din e-mail i TaxDome, ikke i din mail-app. Når du har modtaget e-mailen, kan du gemme den i klientmappen. 

Eller du kan slå funktionen Gem vedhæftede filer automatisk til. På den måde gemmes vedhæftede filer, du modtager via e-mail, automatisk i en standardmappe, som klienten har adgang til at se og redigere.

Uanset hvilken mulighed du har valgt, kan du derefter linke dokumenter til dine jobs. 

Rediger TaxDome-lagrede timesedler fra dit skrivebord

For nogle af dine kunder ender du med at have lønsedler på dit skrivebord (f.eks. fordi de faxer dem til dig). Hvis det er tilfældet, kan du nemt overføre dem til TaxDome til videre arbejde.

Du kan hurtigt uploade til TaxDome dokumenter fra dit skrivebord og redigere dem uden at overføre dem igen. Følg disse trin:

1. Installer TaxDome Desktop App.
2. Upload filer til TaxDome fra File Explorer, og link dem til de relevante jobs.
3. Åbn og rediger timesedler, der er gemt på TaxDome , med Excel eller andre tredjepartsprogrammer, du bruger på din computer.

Tip: Tjek det omfattende kursus på TaxDome Academy om at bruge TaxDome til løn.