Dokumenter (avanceret): Anmod om dokumenter fra kunder eller tredjeparter

TaxDome tilbyder mange enkle og sikre måder at få dokumenter fra kunder og tredjeparter på. Og de kan endda undlade at logge ind på portalen, hvis det er nødvendigt. Læs videre for at finde ud af alle de måder, kunder og ikke-kunder kan uploade dokumenter på. 

Bemærk

Webinar - Håndtering af dokumenter: Udforsk sikker opbevaring og e-signaturer! Torsdag, kl. 13 EST. Tilmeld dig her

Anmodning om dokumenter fra kunder, der ikke kan logge ind

Har du en kunde, som har glemt sine login-oplysninger, eller som ikke bruger portalen TaxDome ? TaxDome giver dig mulighed for at oprette links til en upload-side for ønskede filer. Når klienten klikker på linket, bliver de ført til en side, hvor de kan trække og slippe deres dokumenter. Du vil modtage en notifikation i din Inbox+ når dokumenterne er blevet uploadet.

Sådan opretter du et link til en uploadside for ønskede filer:

1. Gå til Dokumenter under fanen Dokumenter, og vælg klienten. Find derefter den mappe, du vil have dokumenterne uploadet til, klik på de tre prikker til højre for mappen, og vælg derefter Request Files. 

Du kan også få adgang til denne funktion fra fanen Dokumenter på klientkontoen. 

tip

Bemærk: Klienten vil ikke kunne se det øvrige indhold i mappen.

2. Indtast en besked, f.eks. hvorfor du har brug for det ønskede dokument.

3. Vælg en mulighed:

  • Send linket manuelt: Klik på CREATE, kopier linket, og send det via e-mail. Eller kopier det senere, når du skal bruge det: Gå til fanen Docs , og åbn derefter underfanen File Requests for at finde det.
  • Send linket automatisk: Slå til på Send request via e-mail, vælg modtageren fra listen (e-mailadresserne på denne liste er for kontobrugere med aktiveret portaladgang), eller indtast en hvilken som helst e-mailadresse, og klik derefter på CREATE.

For at få adgang til alle de links, du har oprettet, skal du gå til fanen Dokumenter på klientkontoen og derefter åbne underfanen Filanmodninger .

  • Hvis du vil sende linket automatisk igen, skal du klikke på de tre prikker til højre og vælge Send igen.
  • Hvis du vil sende linket igen manuelt, skal du vælge Copy Link og derefter sende det i en besked eller e-mail.
  • Hvis du vil ændre den besked, der følger med linket, skal du vælge Rediger, indtaste en ny besked og derefter klikke på GEM.
  • Hvis du ikke længere ønsker, at klienten skal kunne uploade filer via linket, skal du vælge Revoke.

Oprettelse af et sikkert link, så ikke-klienter kan uploade dokumenter

Opret en generel gæstekonto, hvor alle kan uploade dokumenter sikkert. Den person, der uploader dokumenter til gæstekontoen, behøver ikke adgang til TaxDome portal.

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

Her er hvordan:

1. Opret en almindelig gæstekonto. Link ikke nogen kontakter til den. Du kan dele den med forskellige personer - og kun du og teammedlemmer har adgang til den.

2. Forbliv organiseret: Gå til Dokumenter og derefter Dokumenter. I mappen Private skal du oprette en undermappe, som ikke-klienter kan uploade til; kald den noget let genkendeligt. 

3. Klik på de tre prikker til højre for mappen, og vælg derefter Request Files to Opret et sikkert link til en uploadside. Nu hvor du har et link, skal du sende det til den ikke-klient, du skal bruge dokumenter fra. 

4. Når filerne er uploadet, kan du også dele dem med tredjeparter (læs mere her).

Sådan uploader kunder dokumenter til deres portal

Når en klient har adgang til portalen, kan de uploade dokumenter på siden Hjem eller Dokumenter . For flere detaljer, besøg Client Help Center.

Sådan uploader klienter dokumenter fra TaxDome Mobile App

Når en kunde har adgang til portalen, kan de installere TaxDome Mobile App på deres smartphone for at uploade dokumenter fra deres enhed. Eller de kan tage et billede af et dokument, beskære og rotere det og derefter uploade det til portalen - let som en leg. For flere detaljer, gå til Client Help Center.

Anmodning om dokumenter i chats

Chats består af tråde, hvor du sikkert kan tale med kunder. Dokumenter kan vedhæftes til beskeder, mens de oprettes eller endda bagefter. For at sikre, at en kunde ikke glemmer at følge op på en dokumentanmodning, kan du gøre det til en to-do i tråden ved at tilføje det som en opgave ved hjælp af Client Tasks. Anmodningen vil blive vist som en del af en tjekliste, de skal udfylde. Læs mere om klientopgaver her.

Anmodning om dokumenter i Client Organizers

Vores organizers er skræddersyede formularer, der bruges til at indsamle alle de grundlæggende oplysninger og dokumenter, der er nødvendige for at begynde at arbejde for en kunde. Organizer-skabeloner kan designes til at indeholde så mange anmodninger om fil-upload som nødvendigt. Dokumenter, der uploades til en organizer, gemmes automatisk i standardklientmappen med Kunden kan se og redigere adgang. Få mere at vide om at oprette organizere her.

Anmodning om dokumenter i e-mails

Husk, at anmodning om dokumenter via e-mail ikke er den mest sikre måde at udveksle oplysninger på. Når din e-mail er synkroniseret med TaxDomevil du se alle e-mails fra klienter i TaxDome's Inbox+ og også under E-mail fanen i hver kundekontoprofil. Vedhæftede filer, som klienter sender via e-mail, kan gemmes automatisk i en standardklientmappe med Kunden kan se og redigere adgang.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler