Windows-app: Upload dokumenter

Med Windows-applikationen TaxDome kan du hurtigt og nemt uploade dine dokumenter og mapper. Her er de forskellige handlinger, du kan udføre:

Upload af dokumenter

Sådan uploader du filer ved hjælp af Windows-programmet TaxDome :

1. Klik på + NY øverst til venstre på siden , vælg File Upload, og vælg derefter filerne

2. Vælg den klientkonto, du vil uploade filerne til.

3. Klik på UPLOAD FILES

Nedenfor kan du se, hvordan du håndterer hvert nummereret afsnit:

1. Konto: Vælg, hvilken konto dokumenterne er til. 

2. Vælg filens destination: Vælg den mappe på øverste niveau, som du vil uploade dokumenterne til. Her er mere om synlighed og adgangsniveauer.

3. Mappe: Som standard gemmes dokumenter i en mappe på øverste niveau. Hvis du vil vælge en undermappe, skal du klikke på Change. For at oprette en ny mappe skal du klikke på mappeikonet, indtaste navnet på den nye mappe, klikke på det grønne flueben til højre og derefter klikke på CHOOSE.

4. Filnavn: Rediger navnet på filen, hvis det er nødvendigt.

5. Link til job: Slå dette til, og vælg derefter et job for den konto, som dokumentet skal linkes til. Læs mere om at linke elementer til jobs.

 6. Lås dokumentet til en ubetalt faktura: Slå dette til, hvis du ønsker, at dokumentet skal være synligt for kunden, men først kan downloades, når de har betalt for tjenesten. Dokumentet låses op, så snart betalingen er foretaget. Vælg den faktura, som du ønsker at låse dokumentet til, fra listen, eller klik på OPRET NY FAKTURA for at oprette en ny faktura, og klik derefter på VÆLG. (Her er mere om Låsning af dokumenter til fakturaer.)

tip

Bemærk: Denne indstilling er kun tilgængelig for uploads til mapper på øverste niveau med Kunden kan se adgang. Du kan læse mere om indstillinger for synlighed.

7. Anmod om kundens godkendelse: Slå dette til for at finde ud af, om kunderne er tilfredse med dit arbejde eller har brug for at foretage ændringer. Her er mere information om at bede om feedback fra kunder.

8. Anmod om klientens underskrift: Hvis du vil have kunder til at e-signere dokumenter, skal du slå dette til. Her er mere om tilføjelse af signaturfelter.

9. Beskrivelse: Rediger beskrivelsen af dokumentet, hvis det er nødvendigt (op til 150 tegn).

10. Informer klienter om upload: Fortæl klienter, at en fil er blevet uploadet. Som standard er dette slået til, så der automatisk sendes en e-mailnotifikation til dem. Slå det fra, hvis du ikke ønsker, at kunderne skal modtage notifikationer.

tip

Bemærk: Denne mulighed er kun tilgængelig for uploads til mapperne på øverste niveau med Kunden kan se adgang. Her er mere om indstillinger for synlighed.

11. UPLOAD FILER: Klik for at starte uploadprocessen; du kan se, hvordan det skrider frem. Når filerne er færdigindlæste, vil de være tilgængelige under fanen Dokumenter i klientkontoprofilen.

Upload af mapper

Med TaxDome Windows-applikationen kan du uploade hele mapper, der indeholder flere klientkontodokumenter. For at tilføje en mappe skal du klikke på + NY, vælge Mappeupload og derefter vælge mappen. Fortsæt som beskrevet ovenfor. Det er meget hurtigere end at uploade dokumenterne et ad gangen.

Når du uploader mapper, skal du huske på disse ting:

  1. TaxDome behandler alle filer i den valgte mappe og dens undermapper.

  2. Af hensyn til dine datas sikkerhed genkender TaxDome ikke alle filtyper (mere om ikke-genkendte filtyper).

  3. Du kan angive detaljer for hvert dokument i dine mapper og undermapper: Vælg klienten, destinationsmappen osv.

  4. Din oprindelige mappestruktur kopieres ikke i TaxDome; du skal oprette nye mapper for at organisere dine filer. Eller du kan masseuploade for at beholde din oprindelige struktur. Bemærk, at nye mapper vil blive oprettet med adgangsniveauet Klienten kan se og redigere.

  5. Du kan ikke vælge flere mapper på én gang. Hvis du har brug for at uploade dokumenter fra flere forskellige mapper, skal du bruge knappen UPLOAD FOLDER for hver af dem.

Upload i massevis

Vores Bulk Upload-funktion er nyttig, når du har masser af gamle kundedokumenter i mapper på dit skrivebord eller i cloud storage. Bulk uploading giver dig mulighed for hurtigt at flytte disse dokumenter til TaxDome.

Når du masseuploader:

  • Filer, der ikke er i mapper, uploades til en privat mappe på øverste niveau. På den måde kan du sortere dem, når du er klar. Hvis du ikke allerede har en mappe på øverste niveau, der hedder Private, bliver den automatisk oprettet til dig.
  • Mapper på dit skrivebord matches automatisk med kontonavne i TaxDome, så du ikke behøver at vælge hver enkelt manuelt.
  • Hvis en skrivebordsmappe ikke har en matchende klientkonto, kan du hurtigt oprette en.
  • Filerne uploades i baggrunden, så du kan bruge appen, mens uploaden er i gang.

Sådan uploader du i store mængder:

1. Placer hvert dokument, du skal uploade, i den rigtige klientmappe. Opret så mange undermapper, som du har brug for, inde i en klientmappe. Den maksimale upload-filstørrelse er 300 Mb.

2. Klik på +NEW, og vælg derefter Bulk Upload. Du kan også højreklikke på ikonet TaxDome i Windows-bakkeprogrammet og vælge Bulk Upload.

3. Locate the parent folder you’ve created. If the name of the folder is the account name or ID, the TaxDome Windows application will match the client names automatically. You also have the option of adding new accounts or selecting existing accounts.

Se vores tips til mappeforberedelse nedenfor:

4. Find upload-destinationen i rullemenuen Destination ved at vælge en mappe, eller klik på knappen CREATE FOLDER for at uploade filer til en ny mappe.

5. Klik på UPLOAD FILES for at tilføje dine dokumenter til TaxDome.

Du kan se, hvordan uploaden skrider frem, eller du kan minimere den, så den fortsætter med at køre i baggrunden. Når filerne er uploadet, kan du downloade en rapport. Vellykket uploadede filer vil være tilgængelige i Docs-sektionen i hver klientprofil med mappestrukturen på plads.

Filer, der ikke er matchet til en konto, kan ses under fanen Unmatched. 

Hvis der opstod fejl under uploadprocessen, vises de under fanen Fejl.

Forberedelse af mappestrukturen til bulk upload

To make sure your folders are automatically paired with the proper client accounts, each folder name needs to match its corresponding TaxDome client account name or account ID.

To find a client ID and account name, go to the Clients section. They are listed in the ID and NAME columns. Client account names are either the name of the organization or the first and last name of the client.

A client ID is a unique combination of two letters and one number, such as JB1 or AR2.

Oprettelse af kontomapper i massevis 

Når du bruger Bulk Upload-funktionen (detaljer her) eller kopierer filer fra TD Drive til dine lokale mapper eller omvendt, skal du have oprettet kontomapper på din computer. Her viser vi dig, hvordan du gør det hurtigt, selv hvis du har snesevis af klienter.

For at gøre det skal du bygge et script til oprettelse af mapper. Her kan du se, hvordan du gør:

  1. Forbered den CSV-fil, du brugte til at importere kontakter til TaxDome. Du kan også bruge funktionen Eksporter konti fra siden Kunder . Her er mere om eksport af kontaktlister.
  2. Opret en mappe på dit skrivebord, og læg CSV-filen i mappen.
  3. Åbn CSV-filen. Find kolonnen med kontonavne; det er den eneste, du skal bruge. Slet alle de andre kolonner.

  4. Kopier formlen:=CONCATENATE("MD ",CHAR(34),A2,CHAR(34) ) i cellen til højre for den med kontonavnet, og anvend den derefter på hele kolonnen (du kan bruge autofyld-funktioner i Google Sheets eller Excel). Hvis CONCATENATE-formlen ikke er tilgængelig i din software, kan du prøve at bruge CONCATE i stedet.

  6. Vælg alle celler med formlen anvendt (kolonne B), og kopier dem.
  7. Opret en notepad-fil i den samme mappe, og indsæt værdien i den. Gem filen, navngiv den Script.bat , og vælg filtypen Alle filer. Luk den derefter.
  8. Åbn Script.bat for at køre scriptet. Det vil hurtigt oprette mapper i massevis.

Nu er du klar til at bruge Bulk Upload-funktionen til hurtigt at flytte alle mapperne til TaxDome. Her er flere detaljer.

Visning af uploadhistorik

Not sure that you’ve uploaded all the necessary documents? View your upload history to find out. Click the UPLOAD HISTORY link to see the date, file name, client info and uploading status. Click CLEAR HISTORY to delete this info (this will not delete your files).

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler