Windows-app: Anmod om e-signaturer

Anmod om e-signaturer fra TaxDome Windows desktop app, når du uploader forberedte dokumenter og formularer. Angiv, hvor kunderne skal e-signere, indsæt felter til skatteyderen og dennes ægtefælle, og tilføj vidensbaseret autentificering (KBA). Slå derefter påmindelser til, så kunderne ikke glemmer at underskrive ASAP!

tip

Bemærk: Du skal uploade dokumenter til en mappe på øverste niveau med Kunden kan se adgang til at anmode om e-signaturer.

Dækket her:

Anmodning om e-signaturer på TaxDome Windows-app'en 

For at anmode om e-signaturer på forberedte dokumenter og formularer:

1. Upload dokumentet til TaxDome Windows-appen (se demoen ovenfor for at få hjælp). 

2. Vælg den klientkonto, som dokumentet er til. 

3. Vælg en mappe medClient can view access, som du vil uploade dokumentet til, og skift derefter tilRequest client signature? Det nye vindue til underskrift åbnes.

4. Vælg enten underskriveren manuelt (det kan være kunden eller en repræsentant for firmaet) i rullemenuen Vælg underskriver , eller anvend en underskriftsskabelon. 

5. Tilføj så mange e-signaturfelter, som der er brug for til hver formular.

6. Klik på GEM. Når dokumentet er uploadet, sendes en e-mail til klienten med et link til dokumentet, der afventer e-signatur, og dokumentet bliver synligt i underfanen Signaturer på fanen Dokumenter.

tip

Tip! 

  • Hvis du ønsker at linke det uploadede dokument til et job, skal du aktivere Link til job og vælge jobbet. Læs mere om at linke elementer til jobs.
  • When the document is linked to a job, the job can be moved automatically to the next stage of the pipeline once the e-signature is completed.

Nedenfor kan du læse mere om de nummererede felter:

1. Vælg skabelon: Hvis du har oprettet signaturskabeloner for at spare tid med ofte anvendte formularer, skal du vælge skabelonen. For mere om anvendelse af skabeloner, se detaljer nedenfor.

2. Vælg underskriver: Vælg navnet på den person, der skal underskrive her. 

  • For at tilføje et felt skal du vælge kontaktnavnet fra dropdown-listen.
  • Hvis du vil tilføje endnu et felt til firmaets repræsentant, skal du vælge deres navn i rullemenuen (se detaljer nedenfor).
  • Du kan også tilføje et felt til en ekstra underskriver, f.eks. en ægtefælle (detaljer nedenfor).

3. Der er forskellige felter, som du kan trække og slippe på dokumentet:  

  • Underskrift: Træk og slip dette felt på det dokument, hvor kunden eller firmaets repræsentant skal underskrive. 
  • Initialer: Træk og slip dette felt på det dokument, hvor du har brug for, at de sætter deres initialer på noget.
  • Dato for underskrift: Træk og slip dette felt på det dokument, hvor du har brug for datoen. Når klienten underskriver et dokument, udfyldes datoerne automatisk i datofelterne samt i de underskriftsfelter, hvor de underskriver. Datoen udfylder en firmarepræsentants felter, når dokumentet sendes til klienten for at blive underskrevet. Datoer kan ikke redigeres. 
  • Tekstfelt: Brug dette som en Post-it. Træk og slip det, hvor du vil tilføje en note eller bede om yderligere oplysninger. Placer feltet, hvor du vil have det, og klik derefter på det for at redigere det.

4. Påmindelser: Slå dette til, hvis du vil have en e-mailnotifikation sendt til kunden, når de ikke underskriver inden forfaldsdatoen. Her er mere information om påmindelser.

5. Kræv KBA: Slå dette til for at bruge vidensbaseret autentificering (kun tilgængelig for dine amerikanske klienter). Her er mere om KBA.

6. Navigationsknapper: Brug disse knapper til at gå fra side til side.

7. Annuller: Klik for at forkaste alle ændringer.

8. GEM: Du kan gemme dine ændringer uden at sende dokumentet. Du vil stadig kunne gennemse og redigere det. Dokumentet vil ikke være synligt for kunden, før du klikker på UPLOAD FILES.

Anmodning om e-signaturer fra et ægtepar

Ifølge skattereglerne skal ægtefæller, der udfylder en fælles selvangivelse, begge skrive under. 

Før du beder om et pars e-signaturer, skal du sikre dig, at...

  • Ægtefællens kontakt er knyttet til skatteyderens konto. (Her er mere om kontakter og konti).
  • Både skatteyderen og ægtefællen har portaladgang til kontoen: i kontoens kontaktsektion, Login være slået til for begge deres e-mailadresser.

Næste skridt:

1. Slå Request client signature? til, ligesom du gør, når én person skal e-signere (se ovenfor). Tilføj først felter til skatteyderen, og vælg derefter ægtefællens kontaktnavn i rullemenuen Choose signer .

2. Tilføj felter, hvor ægtefællen skal underskrive. For overskuelighedens skyld bruges en anden farve til hver underskriver.

3. Klik på Send for at få dokumentet ud til begge ægtefæller.

Hvad sker der, når du beder om e-signaturer fra et ægtepar?

  • Begge kontakter, der er knyttet til kontoen, skatteyderen og dennes ægtefælle, modtager en e-mail med et unikt link til det dokument, der afventer e-signatur.
  • Begge ægtefæller kan se, at dokumentet afventer e-signatur.
  • Begge ægtefæller kan se alle de felter, der er tilføjet til dokumentet, men kan kun underskrive deres egne.
  • Du modtager en notifikation, når en ægtefælle underskriver dokumentet; den fortæller dig, om den anden ægtefælle stadig mangler at e-signere.
  • Når nogen har underskrevet, kan du ikke redigere underskriftsfelterne.
  • Et dokument er markeret med Signed , når begge ægtefæller har underskrevet. 
  • Hvis en af underskriverne fejler KBA'en eller nægter at underskrive, skal du uploade det forberedte dokument igen og anmode om begge underskrifter igen.

Tilføjelse af en virksomhedsrepræsentants e-signatur

Mange dokumenter skal også underskrives af en skatterevisor. Hvis du har brug for, at flere virksomhedsrepræsentanter underskriver, skal du tilføje felterne til disse underskrifter og angive hvert teammedlems navn.

Når du anmoder om en e-signatur fra et teammedlem, skal du vælge navnet i rullemenuen Vælg underskriver. Tilgængelige felter:

  • Underskrift: Som standard vises dit navn. Hvis du har brug for flere signaturfelter til dit firma, skal du tilføje flere og derefter redigere navnene.
  • Dato: Den udfyldes automatisk, når dokumentet sendes til kunden.

Tips:

  • Hvis du har brug for at ændre dit navn eller dine initialer, skal du klikke på feltet for at redigere det.
  • Hvis der tilføjes et underskriftsfelt for en repræsentant for firmaet, men dokumentet ikke er blevet sendt til kunden, kan feltet redigeres eller slettes af ethvert teammedlem med adgang til kundens kontodokumenter.
  • Når du sender dokumentet til en kunde, betragtes det som underskrevet af dit firma, og kunden ser, at det er underskrevet af firmaets repræsentanter.
  • Hvis underskriftsfelter til firmarepræsentanter er tilføjet til dokumentet, men dokumentet endnu ikke er underskrevet af kunden, kan du stadig annullere anmodningen om e-signatur.
  • Et dokuments revisionsspor viser, hvem der har tilføjet hver enkelt firmarepræsentants underskriftsfelt på dokumentet.

Anvendelse af signaturskabeloner

Underskriftsskabeloner sparer tid, når du anmoder om e-signaturer på hyppigt anvendte formularer, såsom 8879, 8821 eller 2848. Her er mere om at oprette skabeloner.

Når du har lavet en skabelon, kan du bruge den til at fremskynde processen med at anmode om underskrifter. 

Her er hvordan:

1. Anmod om en e-signatur for ethvert dokument, der uploades til mappen med Kunden kan se adgang.

2. Klik på Vælg skabelon for at få en drop-down-menu. Vælg en skabelon.

  • Dit navn vil automatisk udfylde firmarepræsentantens underskriftsfelt.
  • Dine kunders navne vil automatisk udfylde signaturfelterne Signer 1 og Signer 2 .

3. For mere info, læs om signaturindstillinger.

Rækkefølgen af de tilknyttede kontakter i afsnittet Kontooplysninger bestemmer rækkefølgen af underskriverne. Hvis du har brug for det, kan du ændre standardrækkefølgen.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler