Underskrifter (grundlæggende): Sådan ser og annullerer du anmodninger om e-signaturer

Hvordan tjekker du, om dine kunder har e-signeret de dokumenter, du har sendt til dem? Har du brug for at annullere en anmodning om e-signatur? Find ud af alt, hvad du behøver at vide om at få dine dokumenter e-signeret!

Dækket her:

• Håndtering af e-signaturer
• Se, hvem der har e-underskrevet et dokument eller nægtet at gøre det
• Visning af konti med dokumenter, der afventer e-signatur
• Annullering af e-signaturer
• Annullering af anmodninger om e-signatur

Håndtering af e-signaturer

1. For hurtigt at finde et eller alle dokumenter, der venter på e-signatur:

• Gå til siden Dokumenter for at søge efter dokumenter, der har undergået en eller anden form for handling (uploadet, redigeret, linket til en regning osv.) inden for de sidste 30 dage.
• Gå til Dokumenter, derefter til Dokumenter, og vælg derefter klienten for at søge i alle deres dokumenter.
• Eller gå til en bestemt kontos Dokumenter-fane for at søge i alle dens dokumenter. 

2. Klik på Filter i øverste højre hjørne, og afgræns listen over de dokumenter, du leder efter, ved at vælge et eller flere filtre i afsnittet Signatures .

• Alle viser dokumenter med de ønskede e-signaturer.
• Underskrevet viser dokumenter, der er blevet e-signeret af alle brugere af kontoen.
• Partially Signed viser dokumenter, som mindst én kontobruger har e-signeret.
• Pending Signature viser dokumenter, der afventer e-signatur fra alle kontobrugere.
• Forberedt til underskrift viser dokumenter, der afventer e-signatur, og som endnu ikke er sendt ud.
• Opted Out viser dokumenter, som brugerne har afvist at e-signere.
• Pending KBA viser dokumenter med KBA-anmodninger, der venter på at blive e-signeret af mindst én kontobruger.
• KBA Failed viser dokumenter, hvor alle kontobrugere har fejlet i KBA og/eller brugere, der har afvist at e-signere.
• Annulleret viser dokumenter, der er underskrevet offline og annulleret af en virksomhedsejer eller et teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere dokumenter.
• Kind Electronic shows documents signed using the Simple electronic signature.
• Kind QES/AdES shows documents signed using the Qualified and Advanced electronic signatures (QES/AdES).

3. Klik på Anvend for at se den indsnævrede liste.

For at se en liste over alle dokumenter med anmodninger om e-signatur eller dokumenter , der er forberedt til e-signatur, skal du gå til Dokumenter i klientkontoen og derefter til Underskrifter.

Følgende oplysninger er tilgængelige her:

• NAVN: Klik på dokumentets navn for at se og downloade det.
• STATUS: Stage the document is in, marked KBA or QES/AdES for specific signature type.
  • Underskrevet: Dokumentet er blevet e-signeret af alle kontobrugere.
  • Afventer underskrift x/y: Dokumentet blev sendt til klienten, og x nummer har enten underskrevet eller afvist at logge ud af y antal brugere. Hold musen over status for at se detaljerne og finde ud af, hvilke underskrifter der stadig afventer.
  • Afvist underskrift: Kunden nægtede at e-signere dokumentet.
  • Annulleret: Dokumentet blev underskrevet offline og annulleret af firmaejeren eller teammedlemmet med adgangsrettigheder til at administrere dokumenter.
  • Delvist signeret x/y: Dokumentet blev e-signeret af x antal af y antal brugere. 
  • KBA mislykkedes: Ingen kontobrugere har underskrevet dokumentet - og mindst én har fejlet i KBA.
• DATE UPLOADED viser , hvornår dokumentet blev uploadet til TaxDome.
• DATE REQUESTED viser , hvornår dokumentet blev sendt til klienten for at blive e-signeret.
• DATE SIGNED viser, hvornår dokumentet blev e-signeret af kunden.

Du kan sortere dokumenter efter navn, dato for upload, dato for anmodning eller dato for e-signering. Klik på op-ned-pilen ved siden af overskriften på den kolonne, du vil sortere.

Se, hvem der har e-underskrevet et dokument eller nægtet at gøre det

Når en klient underskriver eller afviser at e-signere et dokument eller ikke kan underskrive KBA'en, flyttes dokumentet til toppen af listen Seneste på siden Dokumenter . Du modtager også en e-mail om det og får en notifikation i din Inbox+. Klik på dokumentet eller Gå til... Sådan gennemgår du e-signaturen status.

Hvis der blev anmodet om en e-signatur fra et ægtepar, kan du se, hvem der har underskrevet. Hvis en af brugerne fejler KBA'en eller nægter at e-signere, skal du uploade det forberedte dokument og anmode om en e-signatur igen. 

Tip! Du kan til enhver tid ændre dine notifikationsindstillinger.

Hvis du vil kontrollere et dokuments elektroniske signatur status, gå til siden Dokumenter , og markér derefter ikonet Status kolonne. Du kan få mere at vide om dokumentstatusser her.

Dokumentets revisionsspor viser, om en klient har leveret en e-signatur og bestået eller ikke bestået KBA.

Visning af konti med dokumenter, der afventer e-signaturer

Du kan finde ud af, hvilke dokumenter der stadig skal e-signeres, ved at gå til din kontoliste.

For at filtrere listen Accounts for at se de dokumenter, der stadig mangler e-signaturer:

1. Gå til Klienter, og klik derefter på FILTER.

2. Vælg Pending Signature i afsnittet Signatures , og klik derefter på APPLY.

Du vil derefter se en liste over disse konti.

Det kan også gøres fra fanen Seneste på siden Dokumenter .

Annullering af e-signaturer 

Du kan komme i en situation, hvor du er nødt til at annullere en anmodning om e-signatur. Du har f.eks. anmodet om e-signaturer fra et par, og en af ægtefællerne er kommet forbi dit kontor for at underskrive. Følg disse trin for at annullere en e-signaturanmodning: 

Klik på de tre prikker længst til højre for dokumentets navn, og vælg derefter Void i rullemenuen. Du vil blive bedt om at angive årsagen til annulleringen. Slå Notify client fra, hvis du ikke ønsker at sende en notifikation. Klik derefter på Annullér.

For at se alle dokumenter med annullerede e-signaturanmodninger: Når du ser dokumenter, skal du klikke på Filter, vælge Voided og derefter klikke på Apply.

For at se, hvorfor en signaturanmodning blev annulleret, skal du åbne dokumentet, klikke på de tre prikker i øverste højre hjørne og vælge Vis mere info (knappen er ikke tilgængelig, hvis der ikke var nogen annulleret signatur).

Annullering af anmodninger om e-signatur

Hvis du ved en fejl har sendt en anmodning om elektronisk underskrift, kan du annullere den - men gør det hurtigt! Det fungerer kun, hvis det stadig er i Anmodet status Og ingen har e-underskrevet endnu. Hvis dokumentet er blevet e-signeret af en af klienterne, skal du bruge Void i stedet.

Klik på de tre prikker længst til højre for dokumentets navn, og klik derefter på Cancel Signature Request i rullemenuen.

Når en klient har underskrevet e-signeret, kan du ikke annullere en anmodning; funktionen Annuller signaturanmodning er kun tilgængelig for dokumenter, der har 0 i mappen status skranke.

For at se alle dokumenter, der afventer e-signatur:

Mens du ser dokumenter, skal du klikke på Filter, vælge Pending Signature og derefter klikke på Apply.