Underskrifter (grundlæggende): Anmod om e-signaturer fra klienter

E-signering af dokumenter er lige så juridisk bindende som at underskrive dem i hånden. Når et dokument er underskrevet, betragtes det som endeligt og kan ikke ændres. Med TaxDome kan du angive, hvor du ønsker e-signaturer, indsætte felter til skatteyderen og dennes ægtefælle, tilføje vidensbaseret autentificering (KBA) eller QES/AdES, aktivere påmindelser - og meget mere!

Dækket her:

Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan
se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

Før du går i gang

For at fortsætte med underskriftsanmodningen:

  • Sørg for, at dit dokument er en PDF-fil .
  • Sørg for, at dokumentet er gemt i en mappe med Kunden kan se adgang . Hvis den ligger i en mappe med andre adgangsrettigheder, Flyt den til en med Kunden kan se adgang. 
  • En kunde kan ikke e-signere, hvis de ikke har adgang til portalen, så sørg for, at Login er slået til for deres e-mailadresse.

Anmodning om e-signaturer fra dine kunder

Følg disse trin for at anmode om en e-signatur fra en kunde:

1. Gå til underfanen Dokumenter på en klientkonto, klik på de tre prikker yderst til højre for PDF-filen, og vælg derefter Anmod om underskrift.

2. Vælg underskriveren i rullemenuen Vælg underskriver, eller anvend en underskriftsskabelon.

3. Træk og slip e-signaturfeltet.

4. Klik påSend. Gå til underafsnittet nedenfor for detaljer om menuen til anmodning om underskrift.

Menu med signaturønsker

Du har forskellige muligheder for at anmode om en e-signatur, som vi beskriver mere detaljeret nedenfor:

1. Kræv KBA /QES /AdES: tilføj KBA-godkendelsesmetoden (kun for dine amerikanske kunder) eller QES/ AdES signatur (kun for dine EU-kunder). Hvis QES/AdES er valgt, adskiller følgende flow sig som beskrevet i den detaljerede artikel. 

2. Skabelon: Hvis du har oprettet signaturskabeloner for at spare tid med ofte anvendte formularer, er det her, du kan vælge en.

3. Vælg underskriver: Vælg en underskriver, som du vil tilføje signaturfelter til.

  • Klik på kontobrugerens kontaktnavn, og træk og slip derefter signaturfelterne nedenfor.
  • Klik på X til højre for at slette en underskriver.
  • For at tilføje et felt til en firmarepræsentant skal du vælge indstillingen Mig (se detaljer nedenfor).
  • Skift standard signeringsrækkefølge.

4. Tilføj underskriver: Vælg yderligere kontokontakter til at underskrive dokumentet, f.eks. en ægtefælle (læs mere i artiklen om e-signering af fælles selvangivelser).

5. Underskriftsfelter:

  • Signatur: Brug dette til en e-signatur fra en kunde eller en repræsentant for firmaet. Hvert signaturfelt indeholder underskrift, dato og tidspunkt for underskrift.
  • Initialer: Brug dette, når du har brug for, at kunden eller firmaets repræsentant tilføjer sine initialer.
  • Dato for underskrift: Dette felt udfyldes, når klienten underskriver dokumentet. I felterne for firmarepræsentanter vises datoer, når dokumenter sendes til klienter. Datoer kan ikke redigeres.
  • Tekst: anmode om eller tilføje ekstra oplysninger:
    • For at anmode om yderligere data skal du placere feltet, hvor du vil have det, og derefter klikke på det for at redigere.
    • For at tilføje oplysninger skal du placere det forudfyldte felt, hvor du vil have det, og derefter klikke på det for at redigere.

6. Datoformat: Vælg datoformatet for e-signaturer. Hvis det ikke indstilles manuelt, bruges standarddatoformatet.

7. Påmindelser: slå dette til på , hvis du ønsker, at der automatisk skal sendes en e-mail til kunden, hvis de ikke underskriver til tiden (se detaljer nedenfor). Påmindelser vil indeholde tekst fra det næste felt - Besked til kunden. 

8. Besked til kunden: Tilføj en personlig besked, der skal ledsage signaturanmodningen. Denne besked vil blive inkluderet i e-mailen sammen med den nye signaturanmodning. Hvis du vælger ikke at udfylde dette felt, vil klienten modtage en standardbesked.

9. Add shortcode: these are codes that are automatically replaced with key information in the Message for client field, such as the recipient’s name, address, account name or date (read more about shortcodes).

10. Send: Klik her, når dokumentet er klar til at blive underskrevet.

11. Gem: Gem dine ændringer uden at sende dokumentet: Alle tilføjede felter gemmes, og dokumentet er synligt under fanen Dokumenter i afsnittet Signaturer. Du vil stadig kunne gennemgå dokumentet og tilføje eller slette felter. Dokumentet er ikke synligt for klienten, før du trykker på Send.

Tilføjelse af en virksomhedsrepræsentants e-signatur

De fleste dokumenter skal underskrives af en eller flere skatterådgivere. Hvis du har brug for, at flere virksomhedsrepræsentanter underskriver, skal du tilføje felter til dem og redigere dem med angivelse af hvert teammedlems navn.

Når du anmoder om en e-signatur fra et teammedlem, skal du vælge Mig i rullemenuen Vælg underskriver. De tilgængelige felter er:

  • Underskrift: Som standard vises dit navn, men du kan ændre det. Hvis du har brug for flere signaturfelter til firmarepræsentanter, skal du tilføje flere og derefter redigere navnene.
  • Initials: by default, the selected initials appear, but you can edit the field as needed.
  • Dato: Dette felt udfyldes automatisk, når dokumentet sendes til kunden.
  • Tekst: Tilføj dit firmas navn, adresse eller andre nødvendige oplysninger.

Tips:

  • Hvis du har brug for at ændre dit navn eller dine initialer, skal du klikke på feltet og redigere det.
  • Hvis der tilføjes et signaturfelt for en firmarepræsentant, og dokumentet ikke er blevet sendt til kunden, kan feltet redigeres eller slettes af ethvert teammedlem med adgang til kundens kontodokumenter.
  • Når du sender dokumentet til kunden, anses dokumentet for at være underskrevet af dit firma, og kunden kan se dette (undtagen QES/ AdES underskrifter).
  • Hvis der er tilføjet underskriftsfelter til firmarepræsentanter, og dokumentet ikke er underskrevet af kunden endnu, kan du stadig nå at annullere anmodningen om e-signatur, hvis det er nødvendigt.
  • Dokumentets revisionsspor viser, hvem der har oprettet hver enkelt firmarepræsentants signaturfelt i dokumentet.

Påmindelse til kunder om at e-signere dokumenter

Hver gang du sender et dokument til e-signering, sendes der en notifikation. Brugere, der er knyttet til kontoen og harNotify slået til, modtager notifikationen. Du kan tjekke, hvilke brugere der har Notify slået til, ved at gå til en kontos Info-fane og se afsnittet Kontakter .

Hvis modtagerne er for længe om at svare, eller hvis de glemmer at gøre det, kan du gøre det:

Manuelle påmindelser (genudsendelse)

For at gensende en meddelelse, der anmoder om en e-signatur, skal du klikke på de tre prikker til højre for dokumentet på listen Signaturer og derefter vælge Send igen.

Hvad sker der?

  • Der sendes en ekstra e-mail til klienten
  • En notifikation om, at dokumentet afventer e-signatur, flyttes til toppen af klientens Waiting for action-liste.

Automatiske påmindelser

Kunder modtager en e-mailnotifikation, når du sender dem et dokument til e-signering.

Hvis du slårPåmindelser til, mens du anmoder om en e-signatur, sendes der yderligere e-mails til kunden, hvis de ikke e-signerer dokumentet inden for en bestemt tidsramme. Påmindelser kan til enhver tid slås til og fra ved at åbne det dokument, der afventer underskrift (selv hvis det er blevet e-signeret af en af underskriverne). Glem ikke at klikke på Gem , når du ændrer indstillingerne for Påmindelser.

Når du har slået påmindelser til, skal du foretage dine valg:

  • Dage indtil næste påmindelse: Indstil påmindelsen til at blive sendt ud efter et bestemt antal dage, hvis dokumentet ikke er blevet e-signeret af alle underskrivere. Som standard sendes en påmindelse tre dage efter, at der er anmodet om e-signatur.
  • Antal påmindelser: Indstil antallet af påmindelser, der sendes ud til kunden. Som standard modtager kunden kun én påmindelsesmail.

Påmindelser stopper, når:

  • Det indstillede antal påmindelser er blevet sendt
  • Dokumentet er underskrevet af alle underskrivere

Hvad din klient ser, når du anmoder om en e-signatur

Din klient kan se og e-signere et dokument ved at klikke på det i kategorien Dokumenter i afsnittet Venter på handling på siderne Hjem eller Dokumenter i deres klientportal, eller ved at klikke på linket i deres e-mailnotifikation.

Når du anmoder om en e-signatur fra mere end én bruger til en konto (f.eks. ægtefæller), ser den bruger, der underskriver, kun sit eget e-signaturfelt. Dokumentet forbliver Pending E-Signature i underfanen Signatures, indtil begge parter har e-signeret det.

Når kunden modtager signaturanmodningen for første gang, bliver han/hun bedt om at læse Electronic Signatures Disclosure og acceptere at bruge e-signaturer:

Hvis du gerne vil se TaxDome fra klientsiden, kan du få adgang til en skrivebeskyttet visning.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler