Forslag (grundlæggende): Send manuelt eller automatisk
Vores Proposals & ELs-funktion giver dig mulighed for at sende forslag og engagementsbreve til kunder. Det kan indeholde en liste over dine tjenester og fakturaer, som kan betales, når forslaget er underskrevet.
Dækket her:
- Afsendelse af forslag
- Påmindelse til kunder om afventende (usignerede) forslag
- Hvad dine kunder ser, når du sender et forslag
Afsendelse af forslag
Forslag kan sendes til kunder af en virksomhedsejer, administrator eller en anden medarbejder, der har fået adgangsrettigheder til at administrere forslag.
Hvis du vil sende et forslag til en kunde, har du sandsynligvis brug for en skabelon. Du kan læse mere i artiklen om at oprette og anvende forslagsskabeloner.
Du kan sende forslag på forskellige måder:
Send forslag til kunder manuelt
Følg disse trin for at sende forslag til kunder manuelt:
1. (a.) Klik på knappen Ny øverst til venstre på skærmen, vælg Forslag, og vælg derefter klientkonti for forslaget. Alternativt,
(b.) Gå til Klienter > Konti fra venstre menulinje, og marker derefter afkrydsningsfelterne ud for de klientkonti, forslaget er til. Når du har valgt kontiene, skal du klikke på Flere handlinger i menulinjen og derefter vælge Send forslag i rullemenuen.
Bemærk! Du kan ikke sende forslag til kontakter, der er knyttet til en konto, som ikke har adgang til portalen (deres LOGIN skal være slået til). For flere detaljer, gå her.
2. Indtast et navn til forslaget, og klik derefter på rullemenuen Skabelon for at vælge en skabelon. Du kan tilføje shortcodes til navnet for at individualisere det.
3. Rediger et hvilket som helst trin i skabelonen, hvis det er nødvendigt, tilføj flere sider, eller slå dem fra. For detaljer om hvert trin, gå til artiklen om udfyldelse af forslagsskabelonerne.
4. For at sikre, at alle teammedlemmer har adgang til forslaget inden for pipelinekan du knytte forslaget til et job ved at klikke på + Tilføj job i bunden af trinnet Generelt.
Når du er færdig, skal du sende forslaget.
Alle brugere, der er knyttet til en konto, og som har Signatory authority slået til, vil derefter modtage en automatisk e-mail med besked om, at et forslag er blevet sendt til gennemsyn og underskrift. Det betragtes som underskrevet, når alle brugere, der har underskriftsret, har underskrevet det.
Der tilføjes automatisk et underskriftsfelt til forslaget. Når et forslag er underskrevet, tilføjes datoen automatisk.
Afsendelse af forslag via automatisering
For detaljer, se artiklen om Send proposal automation.
Påmindelse til kunder om afventende (usignerede) forslag
Kunderne får en e-mailnotifikation, når du sender dem et forslag.
Hvis modtagerne bruger for lang tid på at udføre handlingen, eller hvis de glemmer det, kan du enten:
- manuelt genfremsende en meddelelse om det afventende forslag ELLER
- Opsæt automatiske påmindelser
Manuelle påmindelser (genudsendelse)
Du kan gensende en notifikation på det afventende forslag. Det gør du ved at klikke på de tre prikker til højre for elementet på listen og derefter vælge Send igen.
Her er, hvad der sker:
- En ekstra e-mail sendes til hver bruger, der er knyttet til kontoen (med Signatory authority aktiveret);
- En portalnotifikation for dette emne vil blive flyttet til toppen af klientens to-do-emner.
Automatiske påmindelser
Den automatiske påmindelsesfunktion kan til enhver tid slås til eller fra ved at åbne det afventende forslag. Og du kan også slå automatiske påmindelser til, når du sender et forslag manuelt eller via pipeline automatisering.
Når du har slået automatiske påmindelser til, kan du konfigurere dem:
- Tærskel for inaktivitet, dage: Som standard er en påmindelse indstillet til at blive sendt tre dage efter, at forslaget blev sendt til kunden, men du kan ændre dette til, hvad du foretrækker.
- Begræns til: Som standard får kunden kun én påmindelsesmail, men du kan også ændre dette til noget, du foretrækker.
Påmindelser stopper, når...
- ...kunden ikke har underskrevet forslaget, og det fastsatte antal påmindelser er blevet sendt.
- ...alle påkrævede underskrivere har underskrevet forslaget.
Hvad dine kunder ser, når du sender et forslag
Alle brugere, der har signaturretten aktiveret, modtager en notifikation om et nyt forslag, der er sendt til dem. De kan gennemgå og e-signere forslaget ved at klikke på linket i e-mailnotifikationen, ved at klikke på notifikationen i deres dashboardeller ved at gå til afsnittet Proposals & ELs i deres portal.
Hvis du vil se TaxDome fra klientportalens side, skal du have adgang til en skrivebeskyttet visning.
