Forslag og tilbagevendende fakturaer: styring af, hvilke kontaktpersoner der har underskriftsret

Nogle af dine konti kan have flere kontakter knyttet til sig. Når du diskuterer forslag eller tilbagevendende fakturaer, er det vigtigt at huske på dette, fordi du er nødt til at forstå, hvilke brugere af kontoen der skal underskrive. Her forklarer vi det i detaljer sammen med en guide til at se, om et forslag er underskrevet.

Dækket her:

• Underskriftsberettigelse, forklaret
• Deaktivering af underskriftsautoritet
• Hvordan ved jeg, at kunderne har underskrevet et forslag?
• Se, hvilke kundekonti der har afventende og/eller delvist underskrevne forslag

Underskriftsberettigelse, forklaret

Indstillingen Signatory authority i kontoens profil konfigureres for hver kontakt separat. Betragt denne indstilling som en slags "adgangsrettigheder" for dine kunder. 

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

Nedenfor kan du se, hvordan der står Signatory authority under kontaktpersonens e-mailadresse.

Når det er aktiveret, kan kontakter:

• Underskriv forslag og indtast betalingsoplysninger for fakturaerne i dem.
• Underskriv tilbagevendende fakturaer, og indtast betalingsoplysninger for dem. 

Der er dog forskel på, hvordan det fungerer for begge funktioner: 

• For forslag skal alle brugere med underskriftsret aktiveret underskrive (den sidste, der underskriver, skal indtaste betalingsoplysninger, hvis et forslag indeholder en faktura). Forslaget betragtes som underskrevet, når alle brugere har underskrevet. 
• For tilbagevendende fakturaer skal mindst én bruger med underskriftsret indtaste betalingsoplysningerne og underskrive. Når en bruger har underskrevet, bliver en tilbagevendende faktura aktiv, og der er ikke behov for andre handlinger fra kontoens andre kontakter.

Bemærk følgende om indstillingen Signatory authority :

• ❌ If signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.
• Når et forslag er sendt, kan du ikke tilføje underskrivere. Hvis du vil foretage ændringer, skal du slette forslaget, vælge de ønskede indstillinger for hver kontakt og sende et nyt.
• If one contact signs a proposal and others do not but are then removed, the proposal will be considered fully signed. You’ll receive a notification letting you know in your Inbox+.

Deaktivering af underskriftsautoritet

By default, all contacts with login access have the  Signatory authority setting enabled. You can disable it by navigating to the Info tab of the client profile and clicking the three dots to the right of the name of the contact. 

Det er her, du måske ønsker at deaktivere brugernes underskriftsrettigheder: 

• En af familiekontoens kontakter er en ægtefælle. Hvis du deaktiverer underskriftsmyndigheden for dem, vil underskrivelsen af forslaget gå hurtigere, fordi kun hovedkontobrugeren behøver at underskrive.
• Du har føjet forskellige virksomhedsmedlemmer til virksomhedskontoen. Hvis du deaktiverer tegningsretten for dem, der ikke er beslutningstagere, kan du sikre, at de ikke underskriver den tilbagevendende faktura ved et uheld. 

Hvordan ved jeg, at kunderne har underskrevet et forslag?

Once the user of an account has signed a proposal, you’ll receive a notification in your email and Inbox+. Click on the name of the document or on the Go to... link to review the signature status.

Hvis flere kontakter, der er knyttet til kontoen, har underskriftsautoritet aktiveret, kan du se, hvem der har underskrevet dokumentet og hvem der ikke har.

Bemærk! Du kan til enhver tid ændre dine notifikationsindstillinger.

Se, hvilke kundekonti der har afventende og/eller delvist underskrevne forslag

Du kan se, hvilke forslag der er delvist underskrevet, ved at gå til Billing > Proposals& ELs fra venstre menulinje eller til fanen Proposals & ELs i en kundekontos profil. Det første tal i kolonnen SIGNED viser antallet af kontakter, der er knyttet til kontoen, og som har underskrevet forslaget; det andet viser det samlede antal underskrivere, der kræves.

Det er også muligt at filtrere din kundekontoliste for at se, hvilke der har delvist underskrevne forslag:

1. Gå til Klienter > Konti fra venstre menulinje, og klik derefter på rullemenuen + Filter .

2. From   Proposals & ELs select Partially Signed.