Signaturer (avanceret): Opret og anvend skabeloner

Brug signaturskabeloner til at spare tid på at anmode om e-signaturer til ofte anvendte formularer. I stedet for hver gang manuelt at skulle tilføje de nødvendige felter (underskrift, initialer, dato, fritekstindtastning osv.), kan du oprette en skabelon én gang og derefter anvende den, når du har brug for det. Skabeloner kan anvendes både i webappen og i Windows desktop-appen.

Dækket her:

• Oprettelse af signaturskabeloner
• Tilføjelse af standard signaturskabeloner fra vores bibliotek
• Anvendelse af signaturskabeloner
• Redigering af signaturskabeloner
• Duplikering af signaturskabeloner
• Sletning af signaturskabeloner

Oprettelse af signaturskabeloner

En signaturskabelon kan oprettes af en virksomhedsejer, administrator eller et andet teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere skabeloner. Det kan være en god idé at designe signaturskabelonerne på forhånd, så de er klar til brug - eller til at blive tilpasset yderligere.

Sådan opretter du en signaturskabelon:

1. Gå til Templates > Firmtemplates i venstre menulinje, vælg Signatures, og klik derefter på Create template.

2. Træk og slip den PDF-formular (f.eks. 8879, 1040 eller 1099), som du vil oprette en skabelon til.

3. Giv skabelonen et navn.

4. Tilføj underskriftsfelter. Du skal tilføje signaturfelter til forskellige underskrivere separat:

• For den første underskriver skal du vælge Signer #1 i rullemenuen Choose signer. Vælg datoformat (det vil forblive det samme for de næste underskrivere). Tilføj så mange felter som nødvendigt til deres underskrift, initialer og dato. Tilføj tekstfelter for at anmode om et SSN, moderens pigenavn osv.
• For den anden underskriver, f.eks. en ægtefælle, skal du tilføje en underskriver mere ved at klikke på Rediger underskrivere, derefter Tilføj underskriver og derefter Tilbage. Tilføj nu de nødvendige felter for den anden underskriver. 
• For firmarepræsentanten skal du vælge Firmamedlem i rullemenuen Vælg underskriver. Tilføj nu også de nødvendige felter til firmarepræsentanten.

5. Add a personal touch with a custom message for the client. You can use shortcodes to make it more engaging. 

6. Click  Save & Exit to save the template and go back to the list of templates. Or click Save to keep your changes and continue editing the template.

Tilføjelse af standardsignaturskabeloner fra vores bibliotek

Vi tilbyder eksempler på signaturskabeloner, som du nemt kan redigere. Sådan tilføjer du en signaturskabelon fra vores bibliotek:

1. Gå til Templates > Firmtemplates i venstre menulinje, åbn fanen Signatures , og klik derefter på Copy from library.

2. Klik på kopi-ikonet yderst til højre for den skabelon, du vil tilføje. Rediger skabelonen ved at klikke på dens navn.

Anvendelse af signaturskabeloner

Når du har oprettet en skabelon, kan du bruge den til at fremskynde processen med at anmode om underskrifter. Se her, hvordan du gør:

1. Anmod om en underskrift til ethvert dokument, der uploades til din mappe med Kunden kan se adgang.

2. Klik på Template for at få en drop-down-menu. Vælg en skabelon.

• Dit navn vil automatisk udfylde firmaets repræsentants e-signaturfelt.
• Dine kunders navne vil automatisk udfylde signaturfelterne Signer 1 og Signer 2 .

Læs mere om signaturindstillinger.

Som standard er signeringsrækkefølgen den samme som de tilknyttede kontakter i afsnittet Kontooplysninger. Ændr den, hvis det er nødvendigt:

• For at finde ud af, hvor du skal placere underskrifter, gå her.
• Klik på Rediger underskrivere for at ændre rækkefølgen af underskrifterne på et dokument. Vælg navnet på kontakten i rullemenuen for Signer 1 og derefter for Signer 2. Slet eventuelle uønskede underskrivere ved at klikke på skraldespandsikonet. Tilføj flere underskrivere ved at klikke på Tilføj underskriver.

Redigering af signaturskabeloner

For at foretage ændringer i en signaturskabelon:

1. Gå til Skabeloner > Firmaskabeloner fra venstre menulinje, åbn fanen Underskrifter, og klik derefter på underskriftsskabelonen.

2. Foretag ændringer i signaturskabelonen, og klik derefter på Save & Exit.

Duplikering af signaturskabeloner

Opret nye signaturskabeloner baseret på eksisterende skabeloner: Klik på de tre prikker længst til højre for signaturskabelonens navn, og vælg derefter Duplicer. Kopien af skabelonen gemmes med et suffiks (f.eks. Signature (2)).

Sletning af signaturskabeloner

Hvis du vil fjerne en signaturskabelon helt, skal du gå til Skabeloner > Firmaskabeloner fra venstre menulinje og åbne fanen Signaturer. Klik på de tre prikker yderst til højre for signaturskabelonen, klik på Slet, og bekræft derefter ved at klikke på Slet i pop op-vinduet Bekræftelse af sletning.