Dokumenter (grundlæggende): Anmod om e-feedback (godkend/afvis) fra kunder

Sørg for, at dine kunder er tilfredse, og at du ikke har overset noget, ved at anmode om godkendelse af de dokumenter, du har udarbejdet. Det giver dig ikke kun mulighed for at sikre, at kunderne er tilfredse med dit arbejde, men også for at kontrollere, at du har gjort alt korrekt.

Når en kunde ikke er tilfreds, bliver de bedt om at forklare hvorfor, så du straks ved, hvad du skal tage fat på.

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

Dækket her:

• Sådan anmoder du om godkendelser
• Påmindelse til kunder om ventende godkendelser
• Sådan ser godkendelser ud fra kundens side
• Ved du, hvornår en kunde har godkendt eller afvist et dokument?
• Håndtering af godkendelser
• Find alle konti med dokumenter, der afventer godkendelse
• Find ud af, hvorfor en kunde har afvist et dokument
• Linkning af dokumenter, der afventer godkendelse, til jobs og brug af Automove

Sådan anmoder du om godkendelser

Vil du have en kundes accept af en tjeneste, du har udført? Slå til Anmod om kundens godkendelse når du uploader dokumenter til en mappe med Kunden kan se adgang, eller mens du redigere et allerede uploadet dokument. Sæt derefter Påmindelser hvis du også vil have dem. 

Påmindelse til kunder om ventende godkendelser

Dine kunder får en e-mailnotifikation, når du sender dem et dokument, der skal godkendes. Beslut dig for, om de også skal have påmindelser, når det tager for lang tid.

Hvis du vil have en påmindelse om at gå ud, enten...

• ...manuelt sende en notifikationigen.
• ...opsætte automatiske påmindelser.

Send en ny påmindelse manuelt 

Følg disse trin for manuelt at sende en påmindelse til kunden om at godkende et dokument:

1. Gå til klientens konto, vælg fanen Dokumenter , åbn underfanen Godkendelser , og klik derefter på Anmod om godkendelse for afventende.
2. Gennemgå og rediger beskeden til kunden (valgfrit), og klik derefter på knappen Send Request .

Her er, hvad der sker:

• Der sendes en ekstra e-mail til klienten.
• En portalnotifikation rykker op i toppen af kundens to-do's.

Automatiske påmindelser

Slå Påmindelser til, når du uploader dokumenter, som kunderne skal godkende. Du kan også slå denne funktion til når som helst ved at klikke på de tre prikker yderst til højre for dokumentets navn og vælge Rediger. Når Påmindelser er slået til, sendes der en ekstra e-mail til kunden, hvis de ikke godkender dokumentet inden for et bestemt antal dage. Når du har slået Påmindelser til, kan du foretage nogle valg.  

• Dage til næste påmindelse: Påmind kunden efter x dages inaktivitet. Som standard sendes en påmindelse tre dage efter, at dokumentet er uploadet.

• Antal påmindelser: Send op til x antal påmindelser. Som standard får kunden kun én påmindelses-e-mail.

Påmindelser stopper, når...

• ...kunden har ikke godkendt dokumentet, men det indstillede antal påmindelser er blevet sendt.
• ...kunden godkendte dokumentet.

Sådan ser godkendelser ud fra kundens side

Når du har sendt dokumenter, der skal godkendes, får klienten en notifikation på deres dashboard og en besked i deres e-mail.

På deres kundeportal kan de se alle de dokumenter, der venter på deres godkendelse, i pop-up'en Waiting for action på deresDocuments-side . Nedenfor viser vi dig, hvordan kunden godkender dit arbejde:

Vil du se TaxDome fra en kundes side? Tjek en skrivebeskyttet visning af deres portal.

Linkning af dokumenter, der afventer godkendelse, til jobs og brug af Automove

Link documents pending approval to jobs so that they are immediately available in your pipelines. Plus, toggle on Automove Jobs  . På den måde går jobbet automatisk videre til næste trin i processen, når kunden har godkendt et dokument. pipeline.

Her er, hvordan det fungerer:

1. Gå ind i pipeline indstillinger, tilføj stadiet for det dokument, der afventer godkendelse, og slå derefterAutomove Jobs til. Du behøver ikke at tilføje automatiseringer.

2. Gå til pipelineKontroller, at jobbet er i den rigtige fase, og link derefter dokumentet, der afventer godkendelse, til det: Klik på jobboksen, klik på + Link øverst, vælg Dokumenter, klik på mappen, og vælg filen/filerne, og klik derefter på Link.

Så er det nu! Når kunden har godkendt dokumentet, går jobbet automatisk videre til næste trin i processen. pipeline. Og hvis du flytter jobbet manuelt, kan du beslutte, hvad der skal ske med det tilknyttede dokument.

Ved du, hvornår en kunde har godkendt eller afvist et dokument?

Når en kunde har godkendt eller afvist et dokument, flyttes det til toppen af listen Recent på siden Documents . 

Hvis du har aktiveret afkrydsningsfeltet Godkendelser i afsnittet Notifikationsindstillinger under Indstillinger, vil du også modtage en e-mail og en notifikation i din Inbox+. 

Klik på dokumentets navn eller Gå til... for at se det.

Documents' statuses are displayed in the  Documents tab. For more on statuses, go here.

Dokumentets revisionsspor viser, om kunden har godkendt eller afvist et dokument.

Håndtering af godkendelser

1. Der er flere måder at finde dokumenter, der venter på godkendelse. Vælg den, der fungerer bedst for dig:

• Gå til Dokumenter for at se alle dokumenter, der er blevet arbejdet aktivt med (uploadet, redigeret, sendt, låst til en faktura osv.) i de sidste 30 dage, 
• Gå til Dokumenter, derefter Dokumenter, og vælg derefter klienten for at se dokumenter for en klient.
• Gå til fanen Dokumenter fra klientens konto. 

2. Vil du indsnævre listen over dokumenter, der afventer godkendelse? Klik påFilter i øverste højre hjørne, og vælg et eller flere filtre i sektionen Approvals for at indsnævre resultaterne af din søgning. 

• Alle: alle dokumenter afventer godkendelse
• Afventer betaling: alle dokumenter, der er låst til fakturaer og afventer betaling.
• Afventer godkendelse: alle dokumenter, der afventer kundens godkendelse
• Godkendt: alle dokumenter godkendt af kunden
• Afvist: alle dokumenter, der er afvist af kunden

3. Klik på Anvend for at filtrere listen.

For at se alle dokumenter, der afventer godkendelse for en klient, skal du gå til kontoen, åbne Dokumenter og derefter åbne underfanen Godkendelser .

Du vil se følgende oplysninger:

• Dokumentnavn: Dokumentets navn sammen med et ikon, der viser filtypen.
• Anmodningsdato: den dato, hvor kunden blev anmodet om godkendelse.
• Uploadet af: navnet på det teammedlem, der har uploadet dokumentet.
• Beskrivelse: en beskrivelse af dokumentet, hvis der blev tilføjet en, da dokumentet blev uploadet (valgfrit)
• Status: den status af dokumentet. Læs mere om dokumentstatus her.
• Afvist: den dato, hvor dokumentet blev afvist, hvis det var

Find alle konti med dokumenter, der afventer godkendelse

Du kan nemt filtrere din kundekontoliste for at se, hvilke der har dokumenter, der afventer godkendelse.

1. Gå til Klienter, og klik derefter på Filter.
2. Vælg Godkendelser i rullemenuen, og marker Afventer godkendelse.

Du kan også tilføje filteret på siden Dokumenter under fanen Seneste .

Find ud af, hvorfor en kunde har afvist et dokument

Hvis en kunde ikke er helt tilfreds med et dokument, du har udarbejdet, beder TaxDome dem om at forklare hvorfor. For at se en kundes feedback skal du åbne dokumentet, klikke på de tre prikker i øverste højre hjørne og vælge Vis mere info (knappen er ikke tilgængelig, hvis dokumentet blev accepteret). Til højre for dokumentet finder du en liste over årsager til afvisning med klientens kommentarer.

Klik på Back for at vende tilbage til dokumentlisten.