Dokumenter (grundlæggende): Oversigt

Når du har uploadet et dokument til en konto, kan du finde det ved at gå tilDokumenter i menuen i venstre side eller ved at åbne kontoens faneDokumenter. Et dokuments adgangsniveau afhænger af de specifikke mapper, du placerer det i. Læs videre for at finde ud af, hvordan det hele fungerer. 

Dækket her:

• Siden med dokumenter
• Docs-listen
  
• At vide, hvornår kunder uploader dokumenter
  
• Hvem kan administrere dokumenter?

Webinar - Håndtering af dokumenter: Udforsk sikker opbevaring og e-signaturer! Torsdag, kl. 13 EST. Tilmeld dig her

Siden med dokumenter

Hvis du vil se eller downloade dokumenter for alle dine konti, skal du gå til siden Dokumenter i menuen i venstre side. 

Du vil se tre faner her: 

• De seneste: Dette er de dokumenter, du har arbejdet med inden for de sidste 30 dage. Det er et praktisk sted, hvor du hurtigt kan finde alt dit seneste arbejde. For flere detaljer, gå her.
• Dokumenter: Dette er dokumenter arrangeret efter klientkonto. Vælg en konto, og naviger derefter til dens mapper for at få adgang til dokumenter. Du finder både nye og gamle dokumenter her. Hvis du vil have adgang til dokumenterne for en bestemt klient, kan du også gå til Klienter i menuen i venstre side, vælge kontoen og derefter åbne fanen Dokumenter . 
• Papirkurven: Dette er dokumenter, som du har slettet fra forskellige konti inden for de sidste 120 dage. For flere detaljer, se her.

Docs-listen

Listen Dokumenter viser alle dokumenterne for den valgte konto. 

Du finder disse oplysninger her:

• Navn: Dokumentets filtype vises til venstre for dets navn.

• Indeholder: Dette viser, hvor mange dokumenter og undermapper der er i den aktuelle mappe. Hvis undermapperne indeholder dokumenter, er de ikke inkluderet i det samlede antal.

• Uploadet: Dette er datoen, hvor dokumentet blev uploadet.

• Bruger: Du kan se, hvem uploadede dokumenter til mapperne på øverste niveau med Kunden kan se og Privat adgangsniveauer. For flere detaljer om adgangsniveauer, gå til her.

• Beskrivelse: Hvis der blev tilføjet en beskrivelse, mens dokumentet blev uploadet, kan du se den her.

• Status: De status tags hjælper dig med at administrere og organisere dine dokumenter. For flere detaljer, se her.

• Mapper og dokumenter mærkes NYE , når de indeholder filer, som kunden har uploadet, og som endnu ikke er blevet vist. Når de er set eller downloadet af et af firmaets medlemmer, forsvinder etiketten.

Bemærk! Dokumenter, der uploades af et firmamedlem, bliver aldrig markeret som nye for de andre medarbejdere. 

På en kontos dokumentside hjælper de fem faner med at organisere dokumenterne for den pågældende konto:

• Dokumenter: Alle klientdokumenter gemmes her (flere detaljer nedenfor).
• Godkendelser: Disse firmaforberedte dokumenter er blevet betalt for og godkendt af kunden, eller de afventer stadig godkendelse. Tags fortæller dig om deres status. 
• Underskrifter: Disse firmaforberedte dokumenter skal stadig underskrives af kunderne.
• Anmodninger om filer: Dette er links til mapper, hvor klienter kan uploade dokumenter, når de ikke kan logge ind på portalen TaxDome . 
• Papirkurv: Dette er dokumenter, der er blevet slettet; efter 120 dage forsvinder de permanent. 

At vide, hvornår kunder uploader dokumenter

Når en kunde uploader et dokument, modtager du en e-mailnotifikation. Desuden får du en notifikation i din Inbox+. Klik på det fremhævede dokumentnavn eller linket Gå til... for at komme til dokumentet.

Du modtager også en notifikation, når en klient uploader dokumenter til en organizer. For flere detaljer om dette, se her.

På siden Dokumenter er dokumenter, der er uploadet af kunden og endnu ikke er blevet set eller downloadet af nogen af firmaets medlemmer - og mapper, der indeholder sådanne filer - mærket Nye. Når et medlem af dit team åbner filen, forsvinder etiketten NY for alle medlemmer af firmaet.

Tip: Skift dine notifikationsindstillinger, når du har brug for det.

Hvem kan administrere dokumenter?

Virksomhedens ejer og administratorer kan uploade, redigere og slette dokumenter for alle konti; alle andre teammedlemmer skal have de rette adgangsrettigheder:

1. Gå tilIndstillinger, vælg Team og planer i menulinjen, klik på de tre prikker yderst til højre for teammedlemmets navn, og vælg derefter Rediger.

2. Slå Administrer dokumenter til.

3. Klik på Gem.