Automatiseringseksempler (grundlæggende): Opdatering af jobtildelere

When your firm has many employees, the different people maintain the job on different pipeline stages. It is really easy to make a mistake when you reassign jobs manually. Instead, you can have job assignees added and removed automatically at certain stages of the workflow.

Dækket her:

• Step 1. Define job assignees for specific pipeline stages
• Trin 2. Opsæt automatiseringen "Opdater jobmodtager"
• Trin 3. Bemærk rækkefølgen af automatiseringer
• Skift jobtildelere, når du flytter eller tilføjer job

Trin 1. Definér jobtildelere

Having job assignees helps you see who is responsible for a specific job and also allows you to filter by each assignee. You can set up as many assignees as you want for each job and you can have them all displayed in your job cards as long as you have that option enabled in your pipeline’s settings.

Before adding the automation, you have to decide which team member should be assigned to a job and when they need it. That depends on your team member's role or responsibilities, since your sales manager/tax preparer/reviewer/etc. could be responsible for a job only during a certain workflow stage. For example, you can have a job assigned to a client manager in the first stage, then to the preparer in the next one, then to the reviewer, and so on.

Trin 2. Opsæt automatiseringen "Opdater jobmodtager"

Følg disse trin for at sikre, at alle dine medarbejdere er tildelt jobbet, mens de udfører deres del af det:

1. Go to the pipeline settings, choose the stage to which you would like to add the automation, click on the Add automations link, then choose Update job assignees in the pull-down menu. Choose the team member(s) from the account list.

2. Når du opretter automatiseringen, skal du vælge de medarbejdere, du vil tilføje eller fjerne som jobtildelere automatisk.

Automatiseringen kan konfigureres på forskellige måder:

• Ryd eksisterende tildelte på + Tilføj tildelte tom:
  Når et job går ind i denne fase, bliver tildelte medarbejdere ikke tildelte, og jobbet bliver ikke tildelt.
• Ryd eksisterende tildelte på + Tilføj tildelte udfyldt:
  Når et job går ind i denne fase, bliver tildelte medarbejdere fjernet, og dem, der er angivet i feltet Tilføj tildelte, bliver tildelt jobbet i stedet.
• Ryd eksisterende tildelte fra + Tilføj til delte udfyldt:
  Når et job går ind i denne fase, forbliver de tildelte medarbejdere tildelte til jobbet, og dem, der er angivet i feltet Tilføj tildelte, er også tildelte.
• Ryd eksisterende tildelte fra + Fjern til delte udfyldt:
  Når et job går ind i denne fase, bliver de medarbejdere, der er angivet i feltet Fjern tildelte, ikke tildelte.
• Tilføj tildelte medarbejdere fyldt + Fjern tildelte medarbejdere fyldt:
  Når et job går ind i denne fase, er de medarbejdere, der er angivet i feltet Add assignees, tildelt jobbet, og dem, der er angivet i feltet Remove assignees, er ikke tildelt.

Når et job går ind i fasen, opdateres jobmodtageren automatisk.

Bemærk! For automatiseringen Update job assignee,betyder det ikke noget, om automove jobs er slået til for fasen. Automatiseringen udløses automatisk og kræver ikke handlinger fra hverken klientens eller firmaets side for at blive gennemført. Der er heller ingen elementer knyttet til jobbet, når automatiseringen udløses.

Trin 3. Bemærk rækkefølgen af automatiseringer

When building complex pipelines using Update job assignees automation and conditional stages and automations, be aware of the order of automations. Take into consideration that automations are triggered one by one, from first to last. 

Sammenlign de to billeder nedenfor for at få en bedre forståelse. 

• I eksemplet til venstre oprettes der en opgave til et teammedlem, der har fået tildelt jobbet på et tidligere trin, og derefter tildeles jobbet til et andet teammedlem.
• I eksemplet til højre vil jobbet først blive tildelt et nyt teammedlem, og derefter vil opgaven blive oprettet til dette specifikke teammedlem.

For at ændre rækkefølgen af automatiseringer skal du klikke på en automatisering inde på scenen, holde musen over ikonet Flyt og derefter trække og slippe den. 

Tip! Hvis du under oprettelsen af opgaveskabelonen er usikker på den specifikke opgavemodtager, kan du lade det stå tomt og derefter aktivere Tildel opgave til jobmodtager i Opret opgaveautomatisering sammen med knappen Opdater jobmodtagere automatisering. På den måde vil opgaven blive tildelt et teammedlem, som er blevet tildelt et job, efter automatiseringen er blevet udløst. Læs mere om at matche opgavemodtager med jobmodtager.

Skift jobtildelere, når du flytter eller tilføjer job

The options you choose in the pipeline settings are the default ones. However, you can always decide which team members will be assigned or removed when moving your jobs manually or adding them to the pipeline.

Hvis der er oprettet en Update job assignee automation i en valgt fase, som du flytter jobs til, vises den i en pop-up. Du har følgende muligheder:

• Hvis du ønsker, at automatiseringen skal udløses med standardindstillingerne, skal du lade det være sådan.
• Hvis du ikke ønsker, at automatiseringen skal udløses, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.
• Hvis du vil ændre indstillingerne for de tildelte personer, skal du tilføje eller fjerne dem, du har brug for
• Hvis du vil rydde alle eksisterende tildelere for jobbet, skal du slå Clear existing assignees til.

Du kan også se tildelte teammedlemmer fra kanban-visningen samt tilføje eller fjerne tildelte personer ved at redigere et jobkort på stedet.