Automove (grundlæggende): Oprettelse af opgaver og link til job

You can have your tasks created and assigned automatically to save time spent on task distribution and delegation processes. Though TaxDome automates most of your routine and repeated processes, your team still has to perform the manual aspects of the job, such as assignments to prepare or forms to review. As your employees do their part of the job and mark tasks as completed, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline.

Dækket her:

• Opsæt opgavefordelingsfasen og aktiver automove
• Link opgaven til et job manuelt
• Automatisk oprettelse af opgaver, når kunden afslutter sin del
• Brug af opgaver til at fordele arbejdet mellem teammedlemmerne

Opsæt opgavefordelingsfasen og aktiver automove

Each job requires a set of tasks, such as getting a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created on their own as jobs progress. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages.

Need an example? Add a  Manager Review task in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.

The launch point for automated task creation is selecting a suitable stage in your workflow. Follow these steps:

1. Du skal bruge en opgaveskabelon med de opgaver, du vil uddelegere automatisk. Hvis du ikke har en, kan du oprette den ved at klikke på Ny skabel on, når du tilføjer automatiseringen. Skabelonen kan indeholde underopgaver til at liste alt manuelt arbejde, der behandles i dit team for hver kunde (f.eks. anmodning om e-signatur, anmodning om godkendelse, låsning af et dokument til en faktura osv.)
2. Make sure you have a stage in your pipeline for new tasks, then add the Create task automation. Once the job enters this stage, a new task is automatically assigned to the responsible team member. At the same time, it is automatically linked to the job and your employee receives a notification about the new work.
3. Sørg for, at du har Automove jobs for stadiet slået til. På den måde bliver jobbet automatisk flyttet til næste trin, når alle opgaver er udført. 

Link opgaven til et job manuelt

I nogle tilfælde vil du måske også gerne linke opgaver til jobs manuelt. Det kan f.eks. være, at du vil linke opgaven Spørg kunden om yderligere indkomstoplysninger til et job med individuel selvangivelse. Når opgaven er linket manuelt, fungerer automove jobs-funktionen på samme måde som for opgaver, der sendes og linkes automatisk: Når den er færdig eller annulleret, flyttes jobbet til næste trin.

Learn how to link tasks to jobs manually and use them inside pipelines.

Bemærk! Hvis opgaven ikke er afsluttet eller annulleret, og du manuelt flytter jobbet til en anden fase, bliver du bedt om at beslutte, hvad der skal ske med den ventende opgave (for flere detaljer, læs om håndtering af uafsluttede elementer, når du flytter jobs).

Automatiser opgaveoprettelse, når kunden afslutter sin del

Performing services for your clients is like passing the ball back and forth. But how do your team members find out that the ball is in their court? This is when automated tasks come in handy. When you have task automations added to the pipeline, they are created and automatically assigned only when the client has completed their part of the job.  

Below you will find the example of a payroll pipeline where the task for the team is created only when the client is done and has uploaded the forms that you expect from them.

So, this pipeline has two main stages:

• "Formularer sendt"-fasen -- Bolden er på klientens banehalvdel: Der oprettes automatisk en mappeskabelon til klienten med en formular, der skal behandles, og der sendes en besked, hvor klienten bliver bedt om at udfylde formularen. Beskeden indeholder en klientopgave, der udløser automove.
• "In prep"-fasen - Bolden er på firmaets banehalvdel: Når kunden har udfyldt formularen og markeret opgaven i en chattråd som afsluttet, oprettes der automatisk en opgave til det relevante teammedlem. De kan nu fortsætte med lønprocessen.

Og på den måde kan du med disse automatiseringer minimere den mængde arbejde og overvågning, du er nødt til at udføre.

Brug af opgaver til at fordele arbejdet mellem teammedlemmerne 

Due to the pipelines, tasks can be linked to each other, so that when one is completed, the next is automatically created. This way, you can use automated tasks to notify people to start their part when several people are working on the same job. 

Below, find the example of a part of a tax preparation pipeline where the task for the person who reviews the return is created once another team member has uploaded the return and marked their task as completed.

Så denne del af processen har to hovedfaser:

• "In prep"-fasen - Teammedlem 1 får den automatisk oprettede opgave med at forberede selvangivelsen. Når de har uploadet den og knyttet dokumentet til et job, markerer de opgaven som afsluttet. Det udløser automove. 
• Stadiet "I gennemgang" - Opgaven til teammedlem 2 er oprettet, de får en notifikation og kan nu gennemgå det uploadede afkast.

Og på den måde kan du med disse automatiseringer skære unødvendig kommunikation væk og fokusere på selve arbejdet.