Each job requires a set of tasks, such as asking a client to sign a proposal, complete an organizer or upload a document. TaxDome allows you to automate your pipelines so that tasks are created automatically as jobs progress. However, you can also link tasks to jobs manually. Here, we explain how to use tasks inside pipelines.

Dækket her:

• Sådan knytter du opgaver til jobs
• Håndtering af forbundne opgaver
• How to change a task’s status or assignee
• Match en opgavemodtager med en jobmodtager

Sådan knytter du opgaver til jobs 

Linking tasks to jobs is possible either automatically or manually. It is a huge time-saver when you set up your pipelines to automatically generate tasks at different stages. 

Need an example? Add a  Manager Review task automation in the Review stage of a pipeline, so that when jobs hit that stage, team members responsible for the jobs are automatically assigned the task to review the returns.

To learn how to automate tasks in pipelines, go here.

I nogle tilfælde vil du dog også gerne knytte opgaver til jobs manuelt. 

Der er to måder at gøre det på:

• Fra skærmen til oprettelse/redigering af opgaver: Når klientkontoen er valgt, skal du vælge job. 
• From a pipeline: Make sure that the job is in the right stage, click the job box, then + Link on the top right, select Tasks, then choose the tasks or edit them by clicking the task name without leaving the Link Tasks page and click Save. You can link any tasks previously created for the same client account.

Bemærk følgende:

• En specifik opgave kan kun knyttes til et job én gang.
• Et job kan omfatte lige så mange forskellige opgaver, som der er behov for.
• Opgaver knyttes til jobs af en virksomhedsejer, administrator eller et teammedlem med adgangsrettigheder til at se alle konti eller tildelt til kontoen.

Når opgaverne er linket, kan du se dem i sektionen Opgaver og redigere dem ved at klikke på opgavenavnet og derefter klikke på Gem. Opgaver, der er linket sidst, vises først.

Du vil se følgende:

• NAVN: Hvad opgaven hedder. Hvis opgaven er tilbagevendende, vises et ur ved siden af den.
• SUBTASKS: Denne tæller viser antallet af afsluttede subtasks til venstre og deres samlede antal til højre.
• ASSIGNEE(S): Her kan du ændre de teammedlemmer, der er tildelt opgaven, hvis det er nødvendigt.
• STATUS: Tasks are Planned, In review, In progress, On hold, Extended, Waiting for client/signatures/agency, Completed, Canceled or with No status. You can change the status here if needed.
• Klik også på opgavens navn for at gennemgå den og redigere dens detaljer. Klik på x' et for at fjerne forbindelsen til unødvendige opgaver.

Håndtering af forbundne opgaver

Du kan administrere sammenkædede opgaver tre steder:

• The task editing window: Here, you’ll see which pipeline and stage the task is in. Click on the pipeline’s name to go to it.

• The task list: Here, you’ll see the job the task is linked to as well as the pipeline and stage it’s in. Click on the job’s name if you need to make changes to a linked task.

• The pipeline: The counter on the right shows the number of unfinished tasks in the current stage. For more details, go here.

How to change a task’s status or assignee inside a pipeline

Normalt tildeler man opgaver til teammedlemmer, når man opretter dem eller laver en opgaveskabelon. Men du kan ændre, hvem der tildeles en opgave, når...

• ...gennemgå et jobs detaljer. Tilføj, slet eller ændr modtagerne af den tilknyttede opgave i den aktuelle fase. Se ovenfor for detaljer.
• ...moving a job to a new stage that includes a Create task automation. Add, delete or change the assignees when the task is added to a pipeline.
• ...flytte et job med ufærdige opgaver til en ny fase. Tilføj, slet eller skift modtagere, når du flytter et job med uafsluttede opgaver til næste fase.

Hvis der er uafsluttede opgaver, når et job flyttes til en ny fase, vises en rullemenu i afsnittet Uafsluttede krav. Vælg en af vejledningerne:

• Mark complete: Change the status of the task to Completed.
• Move to next stage: Move the task to the next stage without changing its status.
• Slet: Slet opgaven fra jobbet.
• Frigør link: Fjern forbindelsen mellem opgaven og jobbet. (Den vil stadig være tilgængelig, men ikke længere knyttet til jobbet. Når du har fjernet linket til en opgave, kan du linke den til et andet job).

Match opgavemodtager med jobmodtager