Opgaver (grundlæggende): Opret opgaver og to-dos

Our Tasks feature helps you manage your to-dos to make sure everyone—including you—stays on point, which is crucial to any tax practice. Tasks not only lets you know what’s next on your agenda but also what’s being handled by the rest of your team. Plus, you can automate tasks inside pipelines; this way, they are automatically generated exactly when you need them to be.

Dækket her:

Bemærk

Webinar - Workflow automatisering: Optimer dine interne processer! Tirsdag kl. 13 EST. Tilmeld dig her

Oprettelse af opgaver

On TaxDome, we see tasks as steps you must take in order to complete a job. A job might involve a variety of tasks for both your team and the client—messages, invoices, time entries, proposals, and so on. Read more about the difference between our Pipelines, Jobs, and Tasks features.

Because there are so many moving parts to a tax practice, we’ve designed a system where you can automate tasks within your pipelines. This way, the tasks are automatically generated as a job moves from stage to stage within a pipeline. And if you want to manually create a task, you can also link it to a specific job. There’s lots of flexibility!

Opgaver kan oprettes af en virksomhedsejer, administrator eller en medarbejder, der har fået adgang til kontoen eller adgangsrettigheder til at se alle konti.

Du kan oprette opgaver på flere måder:

Lav en selvstændig opgave

Følg disse trin for at oprette en enkelt opgave:

1. Klik på knappen NY øverst til venstre, og vælg derefter Opgave i slideshowet.

2. Indtast opgavens navn i det påkrævede felt.

3. Så er det nu! Klik på knappen Opret opgave.

Lav en opgave til flere klienter

Hvis du har brug for at oprette den samme opgave til en masse forskellige kunder, kan du bruge vores bulk-funktion:

1. Gå til Klienter > Konti, marker afkrydsningsfelterne ud for klientkontiene, klik derefter på Flere handlinger, og vælg Opret opgave i rullemenuen.

2. Indtast opgavens navn (f.eks. Forbered 1040) i det påkrævede felt.

3. Så er det nu! Klik på knappen Opret opgave.

Tilføj detaljer til en opgave

Tilføj flere detaljer til opgaven, hvis det er nødvendigt. Du kan...

1. Konto(er). Tilføj en klientkonto, eller lad feltet Klient være tomt, hvis opgaven ikke er til en bestemt klient.

2. Job. Hvis du kun har valgt én konto på det foregående trin, kan du vælge et job, som du vil knytte opgaven til. En opgave kan kun knyttes til ét job.

3. Skabelon. Udfyld opgaven med en af dine tidligere gemte skabeloner. Klik på listen Skabelon for at vælge en skabelon (læs mere om opgaveskabeloner her).

4. Modtager(e). Tildel opgaven til et teammedlem eller flere, hvis projektet kræver mere end et. Når du tildeler en opgave, bliver den automatisk synlig for de tildelte teammedlemmer. Læs mere om modtagere i artiklen.

5. Prioritet. Vælg prioritetsniveau: LAV, HØJ, MID DEL eller URGENT. Standardprioriteten er MEDIUM.

6. Opgavens navn. Det er obligatorisk at udfylde dette felt, og det vil være det navn, du ser i opgavelisten og inde i jobbet.

7. Status. Statusser hjælper dig med at holde styr på, hvilken fase en opgave er i. Når opgaven er afsluttet, kan du eller det tildelte teammedlem ændre status til status til AFSLUTTET.

8. Beskrivelse. Brug beskrivelsen til at dokumentere aktuelle fremskridt eller åbne emner. På den måde kan du se, hvilken form opgaverne er i, når du åbner opgavelisten. Du kan bruge tekstformatering, emoji, bullets, nummererede lister og også indsætte links. Du kan også nævne dine teammedlemmer, så de får besked om opgaven, uden at du behøver at tildele den til dem.

9. Tags. Disse hjælper med at kategorisere dine opgaver og sortere dem. For at lære mere, gå til Brug af konto- og opgavemærker.

10. Startdato, forfaldsdato. Det er valgfrit at angive datoer, men det kan være et nyttigt værktøj til tidsstyring. Du modtager en påmindelse via e-mail tre dage før opgavens forfaldsdato. Og du kan se, hvilke opgaver der er overskredet, ved hjælp af udråbstegnet ved siden af deres navn i opgavelisten.

11. Repeat. Make your task automatically repeat (to see how, go here). For example, create a “Don’t forget to pay the electric bill!” task for yourself. While you can still set a task to recur every month, you’ll get even more out of incorporating tasks into jobs (see Automating Tasks Inside Pipelines).

12. Link til kontonoter. Link kontonoter, der kan hjælpe dine holdkammerater med at udføre opgaven. Når noten er linket, kan du se den under Kontonoter. (detaljer i artiklen).

13. Vedhæft dokumenter. Din opgave kan indeholde dokumenter, som du eller andre teammedlemmer skal arbejde med (se detaljer nedenfor).

14. Delopgaver. Din opgave kan omfatte mindre opgaver (detaljer nedenfor).

15. Kommentarer. Skriv nyttige påmindelser om opgaven. Når det ikke længere er relevant, sletter du det.

Lav en opgave ud fra en e-mail

Du kan komme ud for, at du vil oprette en opgave ud fra en e-mail, du har modtaget fra en kunde. Det er nemt at gøre fra dit Inbox+ meddelelsescenter. Se her, hvordan du gør:

1. Fra siden Inbox+ siden skal du klikke på e-mail-meddelelseslinjen for at udvide den og derefter klikke på linket Opret opgave. Hvis e-mailadressen er knyttet til flere konti, kan du vælge den, du ønsker.

2. Siden Opret opgave åbnes. Felterne vil allerede være udfyldt fra klientens e-mail:

  • Klient: den klient, der har sendt e-mailen.
  • Opgavens navn: e-mailens emnelinje.
  • Beskrivelse: e-mailens brødtekst.

3. Klik på knappen Opret opgave for at gemme opgaven. Når opgaven er oprettet, flyttes notifikationen automatisk til fanen Arkiveret i Inbox+.

Automatiser opgaver i en pipeline

To find out how to automate tasks inside pipelines, go here on the Tasks in Jobs page.

Oprettelse af underopgaver

En opgave kan have underopgaver. Disse ligner huskelister. Dine underopgaver skal udføres, for at den overordnede opgave kan afsluttes. Du tilføjer underopgaver, mens du opretter eller redigerer en opgave.

1. Når du tænder for Subtasks , vises en afkrydsningsboks med et felt til et to-do-element. Udfyld navnet på underopgaven eller opgaven.

2. Klik på Tilføj underopgave for at oprette flere punkter på tjeklisten.

3. Klik på CREATE TASK eller SAVE for at gemme dine ændringer.

Når en delopgave er afsluttet, kan du sætte kryds i boksen ved siden af den.

Du kan se antallet af afsluttede underopgaver og det samlede antal resterende underopgaver i kolonnenUNDEROPGAVER på opgavelisten.

Tilføjelse af filer til opgaver

Du skal bruge en mappe med adgangsniveauet privat for at vedhæfte filer til en opgave for en bestemt klient (du kan ikke gøre det for mere end én klient ad gangen).

  • Hvis du vil vedhæfte filer fra dit skrivebord, skal du klikke på ATTACH DOCUMENTS, vælge From My Computer og derefter finde de filer, du vil uploade. Du kan uploade PDF-filer, Word-filer, Excel-filer eller billeder. For flere detaljer, se her. De filer, der er vedhæftet opgaver, gemmes i den valgte mappe under fanen Dokumenter i underfanen Privat .
  • Hvis du vil vedhæfte filer fra TaxDome, skal du klikke på ATTACH DOCUMENTS, vælge From TaxDome, derefter klikke på mappen og vælge filerne. Du kan tilføje alle filer, der allerede er uploadet til TaxDome.

Oprettelse af tilbagevendende opgaver

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

Tilbagevendende opgaver er dem, du udfører regelmæssigt: For eksempel at ringe til en kunde en gang om ugen, at tjekke posten hver tredje dag, at forberede visse skatteformularer hvert år.

Når du opretter en tilbagevendende opgave, kopieres følgende attributter fra den første opgave:

  • Navnet på klienten
  • Navnet på opgaven
  • Beskrivelsen af opgaven
  • Opgavens tags
  • Opgavens historie
  • De ansvarlige for opgaven
  • Underopgaverne (med alle afkrydsningsfelter fjernet)
  • Gentagelsesplanen (antallet af valgte gentagelser minus én)
tip

Bemærk! StatusKommentarer og vedhæftede filer kopieres ikke fra den første opgave.

For at oprette en tilbagevendende opgave skal du følge de samme trin som ved oprettelse af en opgave - men slå Repeat til. Så kan du oprette en opgaveplan.

1. Vælg, hvor ofte du ønsker, at opgaven skal gentages. Som standard gentages en opgave en gang om ugen. Den kan gentages hver x antal dage, uger, måneder eller år.

2. Bestem, hvornår du vil have opgaven til at udløbe. Du kan vælge en bestemt dato eller antallet af gange, den skal gentage sig.

Når en tilbagevendende opgave er oprettet, kan du se start- og forfaldsdatoer for den, og hvor mange der er i din kø.

Du kan også se, hvilke opgaver der kommer igen, ved hjælp af ur-ikonet ved siden af navnene i opgavelisten.

Bemærk

Bemærk! Starttidspunkterne for tilbagevendende opgaver påvirkes af din tidszoneindstilling.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler