Dokumenter (grundlæggende): Upload manuelt eller automatisk
Der er masser af muligheder for at uploade dokumenter til TaxDome: Træk og slip dem, brug en zip-fil, der automatisk pakkes ud - og meget mere.
Dokumenter kan uploades af en virksomhedsejer, administrator eller ethvert teammedlem, der har kontoadgang eller adgangsrettigheder til at administrere dokumenter. Læs videre for at opdage alle dine uploadmuligheder.
Dækket her:
- Sådan uploader du dokumenter
- Dokumenterer adgangsniveauer og synlighed
- Upload af mapper
- Upload af zip-filer
- Hvad kunderne ser, når du sender dem dokumenter
Sådan uploader du dokumenter
Der er mange måder at uploade på; vælg det, der fungerer bedst for dig:
- Klik på Ny øverst til venstre.
- Træk dokumenterne eller mapperne fra dit skrivebord til fanen Dokumenter / Seneste på siden Dokumenter, og slip dem hvor som helst på skærmen. Du kan også slippe dem hvor som helst i fanen Dokumenter for kontoen eller blot slippe dem i en bestemt mappe eller undermappe for at uploade dokumenter der.
- Klik på Upload dokumenter eller Upload mappe i fanen Dokumenter på siden Dokumenter eller i fanen Dokumenter for kontoen.
- Brug TaxDome Desktop App.
- Brug TaxDome Drive.
- Upload dem ved hjælp af mappeskabeloner og automatiseringer i pipelines.
1. Klik på Ny øverst til venstre, vælg Dokument på slide-out'en, eller klik på Upload dokumenter under fanen Dokumenter på Dokumenter-siden eller under fanen Dokumenter for kontoen, og vælg derefter de filer, du vil uploade fra din computer. Hvis du vil vælge flere filer fra en mappe, skal du bruge Control eller Shift på dit tastatur.
2. Gå til den konto, du vil uploade filerne til.
3. Vælg, hvor du vil uploade til. Der er synlighedsikoner for hvert dokument og hver mappe, så det er nemt at identificere.
4. Klik på Upload for at afslutte. Når du uploader til en mappe på øverste niveau med Client can view eller Client can view and edit access (læs mere her), kan du slå nogle nyttige indstillinger til (se nedenfor).
Husk på det:
- Nogle filtyper genkendes ikke (læs mere her).
- Den maksimale uploadstørrelse er 300 Mb.
- Klik på x for at afbryde uploaden, mens den er i gang.
- Det er umuligt at uploade dokumenter til en lukket mappe.
Yderligere indstillinger under upload
Når du uploader dokumenter til en mappe på øverste niveau med adgangen Klient kan se eller Klient kan se og redigere (læs mere her), kan du slå nogle nyttige indstillinger til. Du kan enten slå dem til for alle dokumenter, du uploader, eller kun for nogle.
Nedenfor kan du læse mere om de nummererede genstande:
1. Underret klienten: Når den er slået til, modtager alle kontakter - som er knyttet til kontoen og har notifikationer aktiveret (læs mere her) - en e-mailnotifikation, når du uploader.
2. Marker som læst for klienten: Når den er slået til, bliver dokumenterne uploadet, men ikke markeret som nye for klienten; de modtager ikke en meddelelse om det. Denne funktion er nyttig, når du flytter en klient til TaxDome for første gang.
3. Giv følgere besked, når en klient åbner et dokument: Når den er slået til, modtager alle teammedlemmer med kontoadgang og aktiverede notifikationer for dokumenter en notifikation via e-mail og i deres Inbox+ når klienten åbner dokumentet første gang. (Du kan læse mere om at tildele teammedlemmer til konti her).
4. Anmod om klientgodkendelse: Denne indstilling er kun tilgængelig, når der uploades til en mappe på øverste niveau med adgangsniveauet Klient kan se (se her for flere detaljer).
5. Påmindelser: slår klientpåmindelser om den ønskede godkendelse til (læs mere i vores artikel om påmindelser).
6. Tilføj beskrivelse: Skriv detaljer om dokumentet. Vil være den samme for hvert dokument, hvis du uploader flere på én gang, men kan redigeres individuelt.
7. Lås dokumentet til den ubetalte faktura: Dette giver dig mulighed for at uploade et dokument, så kunden kan se, at det er tilgængeligt, men ikke kan se eller downloade det, før de har betalt for arbejdet (læs mere her).
8, 9. Job: Link dokument til job. Her er mere om at linke dokumenter.
Valg af yderligere indstillinger for individuelle filer
Når du uploader flere dokumenter til en konto, vil du måske vælge forskellige indstillinger for hver fil. For eksempel vil du gerne have godkendelse fra en kunde på et dokument og låse et andet til en faktura. Følg disse trin:
1. Når du har valgt dokumenterne, skal du klikke på Opsæt individuelt øverst til højre. Denne indstillingsmulighed vises kun, når du uploader to eller flere filer.
2. Klik på tandhjulsikonet til højre for filen, og vælg derefter indstillingerne.
3. Klik på Gem, og gentag derefter for hver fil. Dokumenter med tilføjede indstillinger får farvekodede tags status tags (Afventergodkendelse, Afventer betaling, Underret følgere, Marker som læst eller Underret klient) for nem identifikation.
4. Klik på Upload for at afslutte.
Upload af hele mapper
Hvis du vil uploade hele mapper, skal du vælge den måde, der fungerer bedst for dig:
- Træk mapper fra din computer til fanen Dokumenter / Seneste på Dokumenter-siden , og slip dem hvor som helst på skærmen. Du kan også slippe dem hvor som helst i fanen Dokumenter for kontoen eller blot slippe dem i en bestemt mappe eller undermappe for at uploade mapper der.
- Klik på Upload mappe i fanen Dokumenter på Dokumenter-siden eller i fanen Dokumenter for kontoen.
- Klik på Ny øverst til venstre, og vælg derefter Mappe på slide-out'en.
Husk på det:
- Filtyper, der ikke genkendes, kan ikke uploades.
- Din mappestruktur overføres. Alle dokumenter placeres i den valgte TaxDome -mappe inden for deres oprindelige mapper.
Upload af en zip-fil
Zips er en god måde at uploade flere dokumenter på én gang. TaxDome uploader zip-filer på op til 300 Mb. De uploades på samme måde som andre filer. Men når en zip-fil er uploadet:
- Zip-filen pakkes automatisk ud.
- Filtyper, der ikke genkendes, kan ikke uploades.
- Mapperne på zip-filen kan ikke kopieres til TaxDome, så du skal oprette nye ma pper til at organisere dokumenterne.
- Den oprindelige zip-fil, som du uploadede, slettes automatisk.
Hvad kunderne ser, når du sender dem dokumenter
Klienter kan få adgang til dokumenter, du uploader til mappen Klient kan se.
De kan åbne dem...
- ... ved at gå til siden Dokumenter.
- ... ved at klikke på linket i deres automatiske e-mail-besked.
- ... ved at klikke på meddelelsen på deres dashboard.
Få adgang til en skrivebeskyttet visning af en kundes portal for at se TaxDome fra deres side.
Tip: Tjek TaxDome Academy for vores sjove, omfattende kurser.