Eksempler på automatisering (grundlæggende): Afsendelse af e-mail
Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.
Du kan få dine e-mails oprettet og sendt automatisk. Hver e-mail vil være personlig og indeholde alle de nødvendige detaljer, også selvom de er forskellige for hver kunde. For at få automatiseringsmagien til at ske, skal du indstille Send e-mail-automatiseringen for hvert trin, hvor du har brug for at få sendt e-mails.
Dækket her:
- Opsæt automatiseringer til afsendelse af e-mails
- Link e-mail-vedhæftninger til et job
- Tilpas automatiserede e-mails
Opsæt automatiseringer til afsendelse af e-mails
Når vi taler om automatiserede e-mails, går processen normalt som følger:
1. Hvis du vil have dine e-mails sendt automatisk, skal du have en skabelon til hver af dem. Hvis du ikke har en, kan du oprette en ved at klikke på Ny skabelon, når du tilføjer automatiseringen. Sørg for at bruge shortcodes i skabel oner for at gøre dem mere personlige.
2. Generelt ønsker du måske ikke at have en separat fase i din pipeline til at sende e-mails. I stedet kan du tilføje Send e-mail-automatiseringen til de forskellige faser:
- Kommuniker, hvad du forventer af dine kunder på hvert trin i processen, f.eks. at bede dem om at uploade dokumenter, markere kundeopgaver som afsluttede, udfylde organisatoren.
- Informer dine kunder om, hvad der sker , f.eks. når du har modtaget deres dokumenter, eller når deres returnering er klar.
Når jobbet går ind i denne fase, sendes e-mailen automatisk til alle de kontakter, der er knyttet til klientkontoen.
Bemærk! For Send email automation, betyder det ikke noget, om Automove jobs er slået til for fasen. Automatiseringen udløses automatisk og kræver ikke handling fra hverken kunden eller firmaet for at blive gennemført. Der er heller ingen elementer knyttet til jobbet, når automatiseringen udløses.
Link e-mail-vedhæftninger til et job
Du kan ikke linke e-mails til jobs, men du kan linke klienters vedhæftede filer til e-mails. Følg disse trin:
- Åbn e-mailen med den vedhæftede fil, og klik på linket Gem på TaxDome til højre.
- Rediger filnavnet og beskrivelsen (valgfrit), og klik på Upload. Filen gemmes i mappen Client uploaded documents.
- Åbn jobkortet enten fra kanban-visningen, kalenderen eller fra joblisten .
- Link dokumentet til det: Klik på +Link øverst, vælg Documents, klik på mappen Client uploaded documents, og vælg de ønskede filer, og klik derefter på Link.
Nu kan dine teammedlemmer nemt få adgang til de nødvendige dokumenter direkte i jobkortet.
Tip! Slå funktionen Gem vedhæftede filer automatisk til for at springe de to første trin over og få dokumenterne gemt automatisk.
Tilpas automatiserede e-mails
Du kan bruge alle brugerdefinerede data til at tilpasse dine automatiserede e-mails og tilføje et personligt præg. Sådan gør du:
- Sørg for, at dine kundekonti og kontakter har alle de nødvendige oplysninger i de brugerdefinerede felter. Det kan være endnu mere nyttigt at tilføje alt, hvad du har brug for, mens du importerer konti.
- Tilføj shortcodes til e-mail-skabelonen og bruge den til den automatisering, der er beskrevet ovenfor.
Når e-mailen er sendt automatisk, shortcodes i e-mailens titel- og/eller brødtekstfelt erstattet med data fra de brugerdefinerede felter, f.eks. fornavn og efternavn, anslået skattebetaling, virksomhedsoplysninger eller en bestemt dato.
