CRM (Avanceret): Brugerdefinerede felter

TaxDome indeholder et helt sæt brugerdefinerede felter, men det kan også være en god idé at oprette nogle af dine egne. Brugerdefinerede felter giver dig mulighed for at tilføje detaljer om dine konti og kontakter. Nogle eksempler på brugerdefinerede felter til konti kunne være Adresse, By og Type; mens eksempler på brugerdefinerede felter til kontakter kunne være Fødselsdag og Bedste tidspunkt at ringe på.

Et brugerdefineret felt kan oprettes af en virksomhedsejer, administrator eller et teammedlem, der har adgangsrettigheder til at administrere brugerdefinerede felter.

Dækket her:

Brugerdefinerede felttyper
Brugerdefinerede kontofelter
Brugerdefinerede kontaktfelter

Brugerdefinerede felttyper

For at oprette et brugerdefineret felt i TaxDome, skal du først vælge typen. Ved at vælge typen (f.eks. tekst, tal, URL) undgår du at indtaste forkerte data i feltet (f.eks. skal et e-mail-felt være i formatet example@email.com).

TaxDome Brugerdefinerede felter understøtter følgende typer:

Tekst: Denne type brugerdefinerede felter kan bruges til alle de ekstra oplysninger, du har brug for om dine kunder. Du kan f.eks. tilføje en jobtitel eller et pronomen som brugerdefineret felt. Det understøtter alle symboler.
Dato: denne type bruges til at angive datoer. Den understøtter datoformaterne MMM-DD-YYYY, MMM/DD/YYYY, MM-DD-YYYY og MM/DD/YYYY for amerikanske firmaer. For ikke-amerikanske firmaer anvendes formaterne DD-MM-YYYY og DD/MM/YYYY. Datoen kan vælges fra kalenderen eller indtastes manuelt. Læs mere om ændring af datoformater.
Dropdown: Denne type bruges til at vælge en eller flere af de tilgængelige muligheder. Du kan tilføje så mange muligheder, som du har brug for. Disse brugerdefinerede felter understøtter alle symboler. Der er to undertyper af dropdowns:
- Single select dropdowns giver dig mulighed for kun at vælge én mulighed fra listen.
- Multiselect-dropdowns giver dig mulighed for at vælge et vilkårligt antal muligheder fra listen. For at aktivere multiselect-dropdowns skal du slå Allow multiselect til.

E-mail: Denne type bruges til at tilføje e-mailadresser til din kontakt - for eksempel en sekundær e-mailadresse som arbejds- eller personlig e-mail. Portaladgang, notifikationer og indstillinger for e-mailsynkronisering kan slås til og fra for hver af kontaktens e-mailadresser. Den understøtter store og små bogstaver i det latinske alfabet samt cifre og tegn, der kan udskrives (f.eks. tegnsætningstegn). E-mailen skal være i formatet email@example.com. Denne type er kun tilgængelig for brugerdefinerede kontaktfelter.
Nummer: Denne type bruges til at tilføje telefonnumre, CPR-numre, EIN-numre osv. Den understøtter cifre og tegnene plus, minus, komma og punktum (dvs. "+", "-", "," og "." ).
URL: Denne type bruges til at tilføje URL'er - links til sociale netværk, hjemmesider osv. Linket skal indtastes i et af følgende formater: eksempel.com, www.example.com eller https://www.example.com.
Bruger: Denne type bruges til at vælge et teammedlem. Den kan f.eks. bruges til at vælge en bogholder, manager eller reviewer til en kundekonto. Denne type er kun tilgængelig for de brugerdefinerede kontofelter.

Bemærk! Teammedlemmer, der er valgt i brugertypen for brugerdefinerede felter, skal have kontoadgang.

Brugerdefinerede kontofelter

Tilføjelse af brugerdefinerede kontofelter under import
Tilføjelse af brugerdefinerede kontofelter fra skabeloner
Tilføjelse af brugerdefinerede felter fra en kundeprofil
Tilføjelse af brugerdefinerede felter til eksisterende konti

Du kan inkludere specifikke detaljer om en konto ved at udfylde brugerdefinerede felter. Gå til fanen Info inde på en klientkonto, og klik derefter på linket Rediger. Under Kontooplysninger skal du udfylde de brugerdefinerede felter, du vil have tilføjet til siden Kontooplysninger , klikke på Fortsæt og derefter Gem.

Tilføjelse af brugerdefinerede kontofelter under import

Opret nye brugerdefinerede felter til konti, mens du importerer dine kundedata til TaxDome:

1. Når du er nået til Map Accounts-stadiet i din import, kan du se, at der ikke er noget brugerdefineret felt til at parre med et kolonneoverskriftsnavn, du brugte i dit regneark. Det skal du ikke bekymre dig om! Opret et nyt brugerdefineret felt ved at vælge Nyt felt i dropdown-menuen.

2. Under Feltnavn skal du indtaste, hvad du vil kalde det; for eksempel By, Telefon eller Hjemmeside.

3. Vælg felttype, og klik på Gem.

Når importen er gennemført, vil det nye brugerdefinerede felt være tilgængeligt for alle dine konti.

Tilføjelse af brugerdefinerede kontofelter fra skabeloner

Du kan også tilføje brugerdefinerede kontofelter, når du vil, fra dine indstillinger:

1.Gå til Templates > Custom Fields fra venstre menulinje, og klik derefter på + Add field.

2. Indtast et navn til feltet (f.eks. EIN, SSN eller Bedste tidspunkt at ringe på).

3. Vælg felttype, og klik derefter på Gem.

Udfyld det nye brugerdefinerede felt ved at gå til Opret klientkonto eller til kontoens Info-fane .

Tilføjelse af brugerdefinerede felter fra en kundeprofil

Inde i en klientkonto skal du gå til fanen Info, klikke på Rediger og derefter klikke på de tre prikker til højre for Kontoinfo og vælge Tilføj brugerdefineret kontofelt. Udfyld navnet på dit nye brugerdefinerede felt, vælg typen, og klik derefter på Gem.

Du kan også tilføje brugerdefinerede felter, når du opretter en ny konto.

Tilføjelse af brugerdefinerede felter til eksisterende konti

Hvis du vil tilføje brugerdefinerede felter til alle dine eksisterende konti, skal du følge disse trin:

1. Først skal du eksportere alle dine konti. Det gør du ved at gå til Clients > Accounts i venstre menulinje, klikke på de tre prikker til højre for søgefeltet og vælge Export Accounts. Du vil modtage en e-mail med en vedhæftet zip-fil med alle dine konti.

2. Åbn CSV-filen, og slet alle kolonner fra regnearket undtagen kolonnen med kontonavnet. Tilføj kolonner til de brugerdefinerede felter, du vil tilføje, og udfyld dataene.

Tip! For at undgå at miste dine data skal du sørge for, at formatet på værdierne i cellerne svarer til de tilladte formater for hver type brugerdefineret felt.

3. Gem dit regneark som en CSV-fil.

4. Upload regnearket til TaxDome ved at klikke på knappen Import på siden Clients > Accounts .

5. Kortlæg kontofelterne. Opret tilsvarende brugerdefinerede felter i TaxDome ved at vælge Nyt felt i rullemenuen. Mere om tilføjelse af brugerdefinerede kontofelter under import.

6. Spring de andre trin over, og klik på det sidste trin, Start import. Der vil ikke blive oprettet nye konti. I stedet vil de nye brugerdefinerede felter blive tilføjet til dine eksisterende konti.

Brugerdefinerede kontaktfelter

Tilføjelse af brugerdefinerede kontaktfelter under import
Tilføjelse af brugerdefinerede kontaktfelter fra skabeloner
Tilføjelse af brugerdefinerede felter til eksisterende kontakter

Brugerdefinerede kontaktfelter giver dig mulighed for at tilføje detaljer om dine kontakter. Du kan inkludere specifikke detaljer om en konto ved at udfylde brugerdefinerede felter. Klik på kontaktens navn på siden Kunder > Kontakter. Udfyld de brugerdefinerede felter, du vil have tilføjet, under Kontaktinfo, og klik på Gem.

Du kan også redigere kontaktoplysningerne ved at klikke på kontaktnavnet på klientkontoens Info-side.

Tip! E-mailadresser, der er indtastet i brugerdefinerede felter, vises i en kontaktsøgning.

Tilføjelse af kontaktfelter under import

Du kan tilføje brugerdefinerede felter til dine kontakter, når du importerer dine kundedata til TaxDome:

1. Når du er nået til Map Contacts-stadiet i din import, vil du måske bemærke, at der ikke er noget navn på en kontaktegenskab, der passer sammen med et kolonneoverskriftsnavn, du brugte i dit regneark. Det skal du ikke bekymre dig om! Opret et nyt navn på en kontaktegenskab eller et brugerdefineret felt ved at vælge Nyt felt i dropdown-menuen.

2. Under Field Name, enter what you would like to call it; for example, Phone, Date of birth or Email.

3. Select the field type and click Save.

Når importen er gennemført, vil det nye brugerdefinerede felt være tilgængeligt for alle dine kontakter.

Tilføjelse af brugerdefinerede kontaktfelter fra skabeloner

Tilføj nye brugerdefinerede felter til dine kontakter, når du vil:

1.Gå til Skabeloner > Brugerdefinerede felter fra venstre menulinje, åbn derefter fanen Kontakter, og klik på + Tilføj felt.

2. Indtast et navn til det nye brugerdefinerede felt under Feltnavn - for eksempel Fødselsdag, EIN, SSN eller Bedste tidspunkt at ringe på.

3. Vælg felttype , og klik på Gem.

Når du har oprettet det nye brugerdefinerede felt, vil det være tilgængeligt for alle dine kontakter.

Tilføjelse af brugerdefinerede felter til eksisterende kontakter

Hvis du vil tilføje brugerdefinerede felter til alle dine eksisterende kontakter, skal du følge disse trin:

1. Først skal du eksportere alle dine kontakter: Gå til Clients > Contacts i venstre menulinje, og klik på Export Contacts. Du vil derefter modtage en e-mail med en vedhæftet zip-fil med dine kontakter.

2. Åbn CSV-filen, og slet alle kolonner fra regnearket undtagen kolonnen med kontaktnavnet. Tilføj kolonner til de brugerdefinerede felter, du vil oprette, og udfyld derefter dataene.

Tip! For at undgå at miste dine data skal du sørge for, at formatet på værdierne i cellerne svarer til de tilladte formater for hver type brugerdefineret felt.

3. Gem regnearket som en CSV-fil.

4. For at uploade regnearket til TaxDome skal du gå til Kunder > Kontakter i venstre menulinje og derefter klikke på Importer.

5. Spring trinene over for at kortlægge kontaktfelter. Opret tilsvarende brugerdefinerede felter i TaxDome ved at vælge Nyt felt i rullemenuen. Mere om tilføjelse af kontaktfelter under import.

6. Klik på Fortsæt og derefter på Start import på det sidste trin.