E-mail (grundlæggende): Send, svar, udskriv, tilføj billeder

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

Du behøver ikke at bruge din Gmail eller en tredjepartsapp, mens du arbejder: TaxDome tilbyder sin egen sikre integrerede e-mail. Synkroniser din e-mailkonto med TaxDome for at holde alle dine TaxDome forretninger samlet på ét sted og forbedre din kontakt med kunderne.

Dækket her:

Afsendelse af e-mails

E-mailen kan sendes af en virksomhedsejer, en administrator eller et teammedlem med adgang til kontoen eller adgangsrettigheder til at se alle konti.

Der er flere måder at sende e-mail på:

Afsendelse af e-mail med knappen Ny

Hvis du vil sende en e-mail fra en hvilken som helst side i din portal, skal du klikke på Ny øverst til venstre, vælge E-mail i rullemenuen, vælge en konto, kontakt eller e-mailadresser, der er knyttet til den, og derefter skrive e-mailen. Og så er det klaret! Klik på Send.

Se nedenfor for flere detaljer om vores beskedfunktioner.

tip

Bemærk! 

  • If you email an account (account shortcodes mode), all the linked contacts receive the same copy with cc.
  • If you email contacts (contact shortcodes mode), all of them receive individual emails. However, you can choose specific email addresses to receive an email.

Masseudsendelse af e-mails fra listen over konti

Nogle gange har du brug for at sende den samme e-mail til mange kunder, f.eks. for at fortælle alle om en kommende deadline eller opdatering.

For at sende en e-mail i massevis skal du gå til siden Konti > Kunder i menuen til venstre, markere afkrydsningsfelterne ud for de ønskede konti, klikke på @Send Email og derefter skrive e-mailen eller vælge en skabelon. Så er du klar! Klik på Send.

E-mailen vil blive sendt til alle de kontakter, der er knyttet til de valgte konti.

Nedenfor kan du se, hvad du skal gøre i hvert nummereret afsnit:

1. Skabelon: Klik og vælg en af de e-mailskabeloner, du har oprettet, fra rullemenuen. E-mailskabeloner er især nyttige til beskeder, du ofte sender til kunder.

2. Mode: Select the contacts or accounts mode to be able to add dynamic data to your message, such as the email recipient’s name or the date. For more about shortcodes, go here.

3. Fra: Du kan sende en e-mail på vegne af et andet teammedlem ved at vælge deres navn i feltet Fra.

tip

Bemærk! Teammedlemmet skal have slået Allow others to send from my email til i sine kontoindstillinger på TaxDome .

4. Til: Afhængigt af hvilken tilstand du har valgt, kan du vælge konti eller individuelle kontakter som modtagere.

5. Emne: Dette udfyldes automatisk, når du bruger en skabelon.

6. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your messages. Depending on the mode you chose, you’ll be able to use different types of shortcodes, including the ones based on custom fields. Shortcodes can be added to the subject line as well as to the body of the email. For more on shortcodes, go here.

7. Meddelelse: Denne bliver automatisk udfyldt, når du bruger en skabelon.

8. Vedhæft fil: For mere om denne funktion, se nedenfor.

9. Planlæg e-mail: Planlæg, hvornår e-mailen skal udsendes. Du kan læse mere om det her.

10. Send forhåndsvisning til mig: Klik for at se, hvordan din besked vil se ud, før du trykker send.

11. Send: Send e-mailen til alle valgte konti/kontakter.

Og der er mere:

  • Brug tags til at filtrere en kontoliste til bestemte modtagere. For eksempel kan lønkunder have brug for at modtage andre e-mails end virksomhedskunder.
  • E-mailen sendes fra den e-mailkonto, du har synkroniseret med TaxDome; du kan også se den i afsnittet E-mail under fanen Sendt i hver modtagers profil.
  • Der kan kun sendes 400 e-mails om dagen. Hvis der er valgt flere modtagere, deler TaxDome køen og sender 400 ad gangen. Du får en meddelelse om, hvor mange dage det vil tage at sende dem alle.
  • Kunderne vil ikke kunne se de andre modtagere i Til- eller CC-felterne .

Afsendelse af e-mails til kunder via automatisering

Du kan finde flere oplysninger her.

Hvordan ved jeg, at en kunde har sendt en e-mail?

Hver gang en kunde sender en ny e-mail til dit firma eller svarer på en eksisterende chattråd, vil teammedlemmer, der har adgang til deres konto, modtage en notifikation i deres Inbox+ . Når de svarer på en tråd, eller der er en ny e-mail i en tråd, opdateres notifikationerne, og alt nyt flyttes til toppen. Hvis tråden er arkiveret, flyttes den fra Opgaverne. Hvis du vil se den seneste e-mail og svare på den, skal du klikke på Gå til....

tip

Bemærk: Skift dine notifikationsindstillinger, eller slå lyden fra i e-mailtråde, når du har brug for det.

For at få adgang til en klientspecifik indbakke skal du gå til Konti > Klienter i menuen i venstre side, klikke på klientkontonavnet og derefter navigere til fanen E-mail . Hvis der er ulæste e-mails fra klienten, vises en notifikation på fanen E-mail .

Alle sendte e-mails gemmes i fanen Sendt .

E-mails bliver automatisk trådet for at undgå rod. For at se en samtale skal du klikke på e-mailens emnelinje for at se alle svarene.

Besvarelse af e-mails

For at svare på en e-mail:

  1. Klik på e-mailen for at udvide den, og klik derefter på det grå og grønne samtaleikon til højre.
  2. Klik i feltet Til for at tilføje flere modtagere.
  3. Skriv e-mailen. Du kan bruge tekstformatering, emoji, bullets, nummererede lister og meget mere.
  4. Klik på SEND.

Tilføjelse af vedhæftede filer

tip

Bemærk: Hvis du har valgt mere end én konto som modtager, vil du ikke kunne tilføje filer fra TaxDome, da din dokumentlagring er kontospecifik.

Der er to muligheder for at vedhæfte filer til e-mails sendt fra TaxDome:

  • Hvis du vil tilføje filer fra din computer, skal du klikke på Vedhæft fil, vælge Fra min computer og derefter finde den fil, du vil uploade. Lær, hvilke filtyper der accepteres.
  • For at tilføje filer fra TaxDome, klik Vedhæft fil, vælg Fra TaxDomeklik på mappen, og vælg derefter filerne. Tilføj filer, der allerede er uploadet til TaxDome fra alle mapper på øverste niveau med Kunden kan se og og Kunden kan se og redigere adgang.

tip

Bemærk: Hvis du sender en besked, der indeholder en fil fra TaxDome til en modtager, der ikke er bruger af TaxDome , behøver vedkommende ikke et login for at få adgang til den. For at holde filen sikker skal du give linket en udløbsdato. Få mere at vide om sikkerhed for vedhæftede filer i e-mails.

Tilføjelse af billeder til e-mails

Du kan sende billeder i e-mails enten fra din enhed eller en hjemmeside. Brug en af de tilgængelige muligheder, når du opretter en ny e-mail:

  • Upload et billede fra din enhed ved hjælp af knappen 📎 Vedhæft eller tilføj billede
  • Indsæt et billede fra browserens udklipsholder direkte i e-mailens tekstfelt
  • Indsæt et hvilket som helst billede fra nettet i e-mailens tekstfelt

Måder at tilføje billeder på, som ikke understøttes:

  • Træk og slip et billede i e-mail-tekstfeltet
  • Indsæt en fil med billedet i e-mail-tekstfeltet fra din enhed

Filtrering/søgning af e-mail

Så du ikke farer vild i bunken af e-mails, kan du vælge, hvilke e-mailtråde der skal vises:

  • Alle: Hvis du vælger denne indstilling, vises tråde mellem alle teammedlemmer med synkroniserede e-mails og klienten.
  • Min: Hvis du vælger denne mulighed, vises kun tråde mellem dig og klienten (sendt til din e-mail, som du har synkroniseret med din TD-konto).

Du kan også søge efter en bestemt besked. Det gør du ved at skrive et søgeord i søgefeltet og derefter klikke påenter på tastaturet. Søg efter en e-mail ved at bruge klientens navn eller et nøgleord fra e-mailens emnelinje eller brødtekst.

Klik på x for at rydde søgefeltet.

tip

Bemærk! Hvis du ikke kan finde bestemte e-mailtråde, kan de være slået fra. Find ud af mere om dæmpede tråde.

Udskrivning af e-mailtråd

For at udskrive en bestemt tråd skal du klikke på de tre prikker yderst til højre for e-mailtråden og derefter vælge Udskriv. Din browser vil tilbyde dig at udskrive e-mailtråden.

Gem vedhæftede filer direkte i klientdokumenter

Hvis du vil vide mere om at gemme i en standardklientmappe, kan du gå her.

tip

Drikkepenge: Tjek ud TaxDome Academy for sjove, omfattende kurser for at blive en TaxDome superstar!

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler