Dokumenter (grundlæggende): Upload manuelt eller automatisk
Der er masser af muligheder for at uploade dokumenter til TaxDome: Træk og slip dem, brug en zip-fil, der automatisk udpakkes - og meget mere.
Dokumenter kan uploades af en virksomhedsejer, administrator eller et hvilket som helst teammedlem, der har adgangsrettigheder til kontoen eller til at administrere dokumenter. Læs videre for at opdage alle dine uploadmuligheder.
Dækket her:
- Sådan uploader du dokumenter
- Dokumenter adgangsniveauer og synlighed
- Upload af mapper
- Upload af zip-filer
- Hvad kunderne ser, når du sender dem dokumenter
Sådan uploader du dokumenter
Der er mange måder at uploade på; vælg den, der fungerer bedst for dig:
- Klik på Ny øverst til venstre.
- Træk dokumenterne eller mapperne fra dit skrivebord til fanen Dokumenter / Seneste på siden Dokumenter, og slip dem hvor som helst på skærmen. Du kan også slippe dem hvor som helst i fanen Dokumenter for kontoen eller blot slippe dem i en bestemt mappe eller undermappe for at uploade dokumenter dertil.
- Klik på Upload dokumenter eller Upload mappe i fanebladet Dokumenter på siden Dokumenter eller i fanebladet Dokumenter for kontoen.
- Brug TaxDome Desktop App.
- Brug TaxDome Drive.
- Upload dem ved hjælp af mappeskabeloner og automatiseringer i pipelines.
1. Klik på Ny øverst til venstre, vælg Dokument fra sliden, eller klik på Upload dokumenter i fanen Dokumenter på siden Dokumenter eller i fanen Dokumenter for kontoen, og vælg derefter de filer, du vil uploade fra din computer. Hvis du vil vælge flere filer fra en mappe, skal du bruge control eller shift på tastaturet.
2. Gå til den konto, du vil uploade filerne til.
3. Vælg, hvor du vil uploade til. Der er synlighedsikoner for hvert dokument og hver mappe for nem identifikation.
4. Klik på Upload for at afslutte. Når du uploader til en mappe på øverste niveau med Client can view eller Client can view and edit access (se her for flere detaljer), kan du slå nogle nyttige indstillinger til (se nedenfor).
Husk på det:
- Nogle filtyper genkendes ikke (for flere detaljer, se her).
- Den maksimale uploadstørrelse er 300 Mb.
- Klik på x'et for at annullere upload, mens den er i gang.
- It is impossible to upload documents to a sealed folder.
Yderligere indstillinger under upload
Når du uploader dokumenter til en mappe på øverste niveau med adgang for Klienten kan se eller Klienten kan se og redigere (se her for flere detaljer), kan du slå nogle nyttige indstillinger til. Du kan enten slå dem til for alle dokumenter, du uploader, eller kun for nogle.
Nedenfor kan du læse mere om de nummererede emner:
1. Giv klienten besked: Når denne funktion er slået til, modtager alle kontakter - som er knyttet til kontoen og har aktiveret notifikationer (for flere detaljer, se her) - en e-mailnotifikation, når du uploader.
2. Marker som læst for kunden: Når denne funktion er slået til, bliver dokumenterne uploadet, men ikke markeret som nye for kunden; de modtager ikke en notifikation om det. Denne funktion er nyttig, når du første gang flytter en klient til TaxDome.
3. Giv følgere besked, når en klient åbner et dokument: Når den er slået til, modtager alle teammedlemmer med kontoadgang og notifikationer for dokumenter aktiveret en notifikation via e-mail og i deres Inbox+ når klienten åbner dokumentet første gang. (Du kan læse mere om at tildele teammedlemmer til konti her).
4. Anmod om kundens godkendelse: Denne indstilling er kun tilgængelig, når du uploader til en mappe på øverste niveau med adgangsniveauet Klienten kan se (gå her for flere detaljer).
5. Påmindelser: aktiverer påmindelser til kunden om den ønskede godkendelse (se vores artikel om påmindelser for detaljer).
6. Tilføj beskrivelse: skriv detaljer om dokumentet. Vil være den samme for hvert dokument, hvis du uploader flere på én gang, men kan redigeres individuelt.
7. Lås dokumentet til den ubetalte faktura: Dette giver dig mulighed for at uploade et dokument, så kunden kan se, at det er tilgængeligt, men ikke kan se eller downloade det, før de har betalt for arbejdet (læs mere her).
8, 9. Job: Link dokument til job. Her er mere om at linke dokumenter.
Valg af ekstra indstillinger for individuelle filer
Når du uploader flere dokumenter til en konto, vil du måske vælge forskellige indstillinger for hver fil. Du vil f.eks. gerne have en godkendelse fra en kunde på ét dokument og låse et andet til en faktura. Følg disse trin:
1. Når du har valgt dokumenterne, skal du klikke på Opsæt individuelt øverst til højre. Denne indstillingsmulighed vises kun, når du uploader to eller flere filer.
2. Klik på tandhjulsikonet til højre for filen, og vælg derefter indstillingerne.
3. Klik på Gem, og gentag for hver fil. Dokumenter med tilføjede indstillinger vil få farvekodede tags status tags(Afventer godkendelse, Afventer betaling, Underret følgere, Markér som læst eller Underret klient) for nem identifikation.
4. Klik på Upload for at afslutte.
Upload af hele mapper
Hvis du vil uploade hele mapper, skal du vælge den måde, der fungerer bedst for dig:
- Træk mapper fra din computer til fanen Dokumenter / Seneste på siden Dokumenter , og slip dem hvor som helst på skærmen. Du kan også slippe dem hvor som helst i fanen Dokumenter for kontoen eller blot slippe dem i en bestemt mappe eller undermappe for at uploade mapper dertil.
- Klik på Upload mappe i fanebladet Dokumenter på siden Dokumenter eller i fanebladet Dokumenter for kontoen.
- Klik på Ny øverst til venstre, og vælg derefter Mappe fra sliden.
Husk på det:
- Filtyper, der ikke genkendes, kan ikke uploades.
- Din mappestruktur overføres. Alle dokumenter placeres i den valgte TaxDome mappe i deres oprindelige mapper.
Upload af en zip-fil
Zips er en god måde at uploade flere dokumenter på én gang. TaxDome uploader zip-filer på op til 300 Mb. De uploades på samme måde som andre filer. Men når en zip-fil er uploadet:
- Zip-filen bliver automatisk pakket ud.
- Filtyper, der ikke genkendes, kan ikke uploades.
- Mapperne i zip-filen kan ikke kopieres til TaxDome, så du skal oprette nye mapper til at organisere dokumenterne.
- Den oprindelige zip-fil, som du uploadede, slettes automatisk.
Hvad kunderne ser, når du sender dem dokumenter
Klienter kan få adgang til dokumenter, du uploader til mappen Client can view.
De kan åbne dem...
- ...ved at gå til siden Dokumenter.
- ...ved at klikke på linket i deres automatiske e-mailnotifikation.
- ...ved at klikke på meddelelsen på deres dashboard.
Få adgang til en skrivebeskyttet visning af en kundes portal for at se TaxDome fra deres side.
Tip! Tjek TaxDome Academy for vores sjove og omfattende kurser.