💸 Skatteforberedelse: Kommunikation med kunden

Som en af vores kunder udtrykte det: "Korrekt tidsstyring og kundekommunikation gør det muligt for en erfaren skatteekspert kun at håndtere hver selvangivelse én gang." Her finder du et cheat sheet med de mest nyttige tips til, hvordan du kan opnå dette.

Dækket her:

• Send personaliserede e-mails
• Planlæg e-mails
• Lad dine kunder booke en aftale direkte fra deres kundeportal
• Indsamling af dokumenter
• Automatiseret indsamling ved hjælp af organizere
• Færdiggørelse af dokumenterne
• Brug indlejrede PDF-værktøjer til at forberede og gennemse selvangivelser

Send personaliserede e-mails

Regelmæssig og personlig kommunikation giver ro i sindet for både dig og din kunde. Du ved, at de er informerede, og de føler, at du kontakter dem regelmæssigt.

Følgende TaxDome funktioner vil hjælpe dig med at strømline dine interaktioner:

• E-mail-skabeloner. Forbered en e-mailskabelon til hver gang, du skal kommunikere med kunder. Brug vores skabelonbibliotek til en nem start.
• Use shortcodes for personalization - you don't have to compose every email manually.
• Send personaliserede e-mails i store mængder (f.eks. når du skal informere en gruppe kunder om noget).
• Send automatiserede e-mails (f.eks. notifikationer, når dit job bevæger sig gennem en pipeline).

Planlæg e-mails

Du kan også planlægge, at e-mails skal sendes automatisk, hvis du ved præcis, hvornår de skal sendes. Skriv dine e-mails på forhånd, og angiv dato og klokkeslæt for afsendelsen. Her er mere om at planlægge i forvejen.

Baseret på erfaringer fra andre firmaer, der bruger vores system, anbefaler vi, at du bruger denne funktion til den e-mail, der starter skattesæsonen og informerer kunderne om den:

• Ændringer i din praksis/serviceydelser i år
• Din kontortid
• Hvordan dine kunder kan nå dig
• Info om det depositum, du skal bruge for at starte dit arbejde
• Hvordan du sørger for, at deres dokumenter er sikre
• Hvordan kunder kan få adgang til deres kundeportal

Lad dine kunder booke en aftale direkte fra deres kundeportal

Du kan spare den tid, du normalt bruger på at planlægge et opkald. Gå til siden Indstillinger, vælg fanen Integrationer, og klik derefter på underfanen Scheduler. Her kan du konfigurere TaxDome 's integration med Acuity, Calendly, YouCanBook.Me og Schedulista. Du kan få flere oplysninger her.

Selvom dine kunder vil kunne planlægge aftaler ved hjælp af knappen øverst til højre på deres portal, anbefaler vi, at du opretter en separat e-mail med instruktioner om, hvordan man planlægger en aftale.

Indsamling af dokumenter

At samle dokumenter er en rutine, du gentager med hver eneste klient. Det kan også være en kilde til overraskelser - som at finde ud af, at der mangler dokumenter midt i forberedelsen af selvangivelsen. Med TaxDome kan du opsætte processen for indsamling af dokumenter og sørge for, at dine kunder følger den. Se vores råd nedenfor:

• Automatiseret indsamling ved hjælp af organizere
• Færdiggørelse af dokumenterne

Automatiseret indsamling ved hjælp af organizere

Den mest almindelige måde at indsamle information og dokumenter fra dine kunder på er via PDF. Men det er også forældet og ineffektivt. TaxDome giver dig organizers, som nemt kan automatiseres og sættes op efter dine behov.

Brug af organizere kan spare dig for masser af tid og besvær - udforsk de følgende funktioner for at se:

• Conditional logic: Indstil betingelserne for at springe de spørgsmål over, som ikke er relevante.

• Yderligere afsnit: Lad dine kunder kopiere de afsnit, der gentages (f.eks. adressen på begge ægtefæller).

• Forklaringer til spørgsmål: Tilføj en beskrivelse til dine spørgsmål, så dine kunder ved præcis, hvad der kræves af dem.

• Tekstblokke: Tilføj tekstblokke for at beskrive hvert afsnit i detaljer eller for at formidle vigtig information.

Færdiggørelse af dokumenterne

Følg altid denne regel: Begynd først at forberede din selvangivelse, når du har modtaget alle dokumenterne fra.

Vi kom med et par anbefalinger her:

• Åbn først klientens organizer eller dokumenter, når du har fået en meddelelse om, at alle dokumenter er uploadet til TaxDome. Dine klienter har afkrydsningsfeltetGiv firmaet besked, hvis du er færdig med at uploade til det.
• Slå notifikationer fra i organizers, når du uploader dokumenter, så du ikke bliver distraheret for tidligt.

• Bed dine kunder om at sende en e-mail til dig, når de er færdige med at uploade, eller gå et skridt videre ved at bruge automatiseringer og kundeopgaver i chats.

• Lav et separat trin for automatiseringen til at sende bekræftelsesbeskeden i din pipeline.

• Opret en chatskabelon, der beder dine kunder bekræfte, at de er færdige med at uploade dokumenter - og tilføj en kundeopgave der.

• Opkræv et gebyr for ubesvarede arrangører eller arrangører, der er indsendt efter deadline.

Brug indlejrede PDF-værktøjer til at forberede og gennemse selvangivelser

TaxDome giver dig indlejrede PDF-værktøjer, der er velegnede til visning, redigering, markering, samarbejde og meget mere. For at holde dokumenterne ved hånden kan du bruge disse hacks:

• Flet dokumenter direkte i TaxDome , hvis din kunde har scannet dem som enkeltfiler.

• Brug stempler, når du gennemgår PDF-filer, så dit team ved, hvilke dokumenter der er blevet tjekket.