Automove (Basic): Afsendelse af beskeder og link til job
You can have your messages sent automatically. Also, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline once the client checks off all the client tasks inside the chat. In this article, you will find out how can you use automated messages, either with the automove option or without it.
Dækket her:
- Brug automatiserede beskeder til at underrette kunderne om dit arbejdes fremskridt
- Aktiver automove til at anmode kunden om bekræftelse på "Færdig uploading"/udfyldning af formularer
- Link chattråden til jobbet manuelt
Brug automatiserede beskeder til at underrette kunderne om dit arbejdes fremskridt
Firms that utilize message automation tend to send multiple messages within each job, alerting clients of updates as the job moves through the firm workflow. So, your clients may receive messages like: “Hey, Lisa! I need you to fill out this organizer“ or “Hey, Bart! Your return is being reviewed!“
Processen går normalt sådan her:
1. Hvis du ønsker, at dine beskeder skal sendes automatisk, skal du altid have en skabelon først. Hvis du ikke har en, kan du oprette den ved at klikke på Ny skabelon, når du tilføjer automatiseringen.
2. Tilføj Send Message-automatiseringen for hver fase, hvor du ønsker at informere kunden om, hvad der sker. Når jobbet går ind i denne fase, sendes der automatisk en besked til kunden. Samtidig bliver den automatisk knyttet til jobbet.
3. Beslut, om beskeden skal sendes til den eksisterende chattråd eller til en ny. Som regel vil du vælge Opret ny tråd til den første fase (når din nye arbejdscyklus er startet), og Svar til den seneste tråd til de andre faser (når du allerede har oprettet en chattråd til dette job).
Bemærk! Hvis din chatskabelon ikke indeholder klientopgaver, kræver den automatiserede besked ikke brugerhandling. Derfor tager Automove Jobs-funktionen ikke højde for denne automatisering. Så det betyder ikke noget, om Automove Jobs er slået til eller fra. (Her kan du læse mere om, hvordan du håndterer ufærdige elementer, når du flytter jobs).
Aktiver automove til at anmode kunden om bekræftelse på "Færdig uploading"/udfyldning af formularer
Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.
TaxDome Chats kan indeholde to-do-lister til dine kunder. Denne funktion bruges ofte til at oprette en tjekliste over de dokumenter, der er nødvendige for skatteudarbejdelsen, til at anmode om en bekræftelse på, at den handling, der er nødvendig fra kunden, er gennemført osv.
Og hvis dine automatiserede beskeder indeholder sådanne opgaver, kan du bruge det sammen med Automove Jobs-funktionen, så et job automatisk går videre til næste fase, når kunden har krydset alle opgaver af.
Tip! Her har vi et eksempel på brug af klientopgaver til at anmode om klientbekræftelse på "Færdig upload" af de dokumenter, der er nødvendige for skatteforberedelse. Men du kan også bruge det til at få en bekræftelse fra kunden, når de er færdige med at udfylde lønsedler osv. Se videoen i slutningen af afsnittet.
Lad os se, hvordan vi kan sætte det op:
1. Du skal altid have en skabelon med opgaver til alle dine automatiserede beskeder. Hvis du ikke har en, kan du oprette den ved at klikke på Ny skabel on, når du tilføjer automatiseringen. Din skabelon kan se sådan ud:
2. Depending on your processes, you can add a separate "Docs uploaded" confirmation stage to your pipeline confirming that the client has sent all the needed information before their job moves into the In Prep stage.
3. Tilføj Send Message-automatiseringen til dette trin, og vælg derefter, om beskeden skal sendes til den eksisterende chattråd eller til en ny.
Som regel vil du vælge muligheden Svar på den seneste tråd i dette særlige tilfælde, fordi du måske allerede har oprettet en automatisk chattråd til dette job. Hvis du tilføjer nye opgaver til den samme chattråd, opdateres den tidligere oprettede opgaveliste, der vises i chattråden (hvis der er nogen).
Når jobbet går ind i denne fase, sendes beskeden automatisk til klienten. Samtidig bliver den automatisk knyttet til jobbet.
4. Sørg for, at Automove jobs er slået til for fasen. På den måde bliver jobbet automatisk flyttet til næste fase, når klienten krydser opgaverne af i en chattråd.
Her kan du se et andet eksempel på at bruge denne funktion til at automatisere udfyldelsen af lønformularerne:
Link chattråden til jobbet manuelt
Chattråde kan knyttes til jobs af en virksomhedsejer, administrator eller en anden medarbejder med adgangsrettigheder til at se alle konti, eller som er tildelt klientkontoen.
Når chattråden er linket manuelt, fungererautomove jobs-funktionen på samme måde som for de beskeder, der sendes og linkes automatisk:
- Hvis der er klientopgaver i en chat, flyttes jobbet til næste trin, når klienten har krydset dem alle af.
- Hvis der ikke er nogen klientopgaver i en chat, fungerer funktionen til automatisk flytning af jobs ikke for den tilknyttede chat.
To manually link a chat thread, go to the pipeline, make sure that the job is at the right stage, click the job box, click + Link on the top right, select Chats, then choose the chat threads. You can also link a job when creating a new chat.
- Du kan linke enhver chattråd, der indeholder beskeder, som tidligere er sendt til brugere af kontoen.
- Som standard er det kun aktive tråde, der vises. Hvis du vil se alle eller kun arkiverede tråde, skal du klikke på knappen Filter , vælge enten Alle eller Arkiveret og derefter klikke på Anvend.
- Et job kan have så mange forbundne tråde som nødvendigt.
Bemærk! Hvis klientopgaverne i en chattråd ikke er afkrydset, og du manuelt flytter jobbet til en anden fase, bliver du bedt om at beslutte, hvad der skal ske med den ventende chattråd (her er mere om håndtering af ufærdige elementer, når du flytter jobs).