Fakturaer (avanceret): Ret fakturaer og betalinger

Faktureringsfejl sker! Her viser vi dig, hvordan du retter dem.

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

Dækket:

• Ændring af en faktura, før den er betalt
• Sletning af en faktura, før den er betalt
• Ændre/slette en faktura, efter den er betalt
• Sletning af betalinger
• En kunde betalte en faktura fra den forkerte profil
• Markér manuelt en faktura som betalt, når betalingen ikke blev foretaget den TaxDome
• Korrektion af tilbagevendende fakturaer

Ændring af en faktura, før den er betalt

Hvis du opdager, at en faktura er forkert, før den er betalt (f.eks. skulle en faktura på 100 USD i virkeligheden have været på 150 USD), er det ikke for sent at rette op på det. Du kan enten redigere fakturaen eller slette den og udstede en ny faktura.

For at ændre beløbet på en faktura:

1. Gå til fanen Fakturaer i kundens profil.

2. Fakturaer, der endnu ikke er blevet betalt, markeres som ubetalte. Klik på ikonet med de tre prikker til højre for den ubetalte faktura, og vælg derefter Rediger i rullemenuen.

3. Ret beløbet, og klik derefter på Send.

Sletning af en faktura, før den er betalt

En anden måde at rette en faktura, der endnu ikke er blevet betalt, er at slette den helt og udstede en ny: 

1. Gå til fanen Fakturaer i kundens profil.

2. Fakturaer, der endnu ikke er betalt, markeres som ubetalte. Klik på ikonet med de tre prikker til højre for den ubetalte faktura, og vælg derefter Slet i rullemenuen. 

3. Klik på SLET i pop op-vinduet Slet bekræftelse, og udskriv derefter en ny faktura. 

Ændre/slette en faktura, efter den er betalt

Hvis en faktura allerede er betalt, kan du ikke redigere eller slette den. Når betalingen er bogført, er fakturaen knyttet til den og skal forblive den samme af hensyn til registreringen. Du kan dog udstede en refusion.

1. Gå til fanen Fakturaer i kundens profil.

2. Betalte fakturaer er markeret som betalte. Klik på øjeikonet til højre for den betalte faktura. Klik på linket til betalingen i afsnittet Betalingshistorik i faktura-popup 'en. 

3. Betalingsoplysningerne vises derefter i diaset Vis betaling til højre. Klik på linket Refunder betaling i øverste højre hjørne, og behandl derefter refunderingen (se Sletning af betalinger nedenfor). 

Sletning af betalinger

Når betalingen er bogført, skal den forblive den samme til registrering. Derfor tillader vi ikke sletning af kreditkortbetalinger. Du kan kun slette bankdebiteringer (f.eks. hvis den blev afvist af Stripe eller CPACharge). Læs detaljerne i artiklen.

For kreditkortbetalinger har du mulighed for at udstede en refusion.

1. Gå til fanen Fakturaer i kundens profil. 

2. Find den betaling, du vil refundere, i listen Betalinger , og klik på øjeikonet yderst til højre. (En anden måde at finde en betaling på er ved at se fakturaens betalingshistorik).

3. Klik på linket Refunder betaling i øverste højre hjørne i diaset Vis betaling, og vælg derefter, om du vil refundere hele betalingen eller en del af den. 

Når du udsteder en refusion, skal du beslutte, hvad du vil gøre med kundens kreditter. Som standard vil kundens kreditsaldo blive reduceret med refusionsbeløbet, men du kan også vælge ikke at reducere den eller at reducere den med et andet beløb. For flere detaljer om dette, se her.

4. Angiv årsagen til refusionen, og klik derefter på Udsted refusion.

Hvad der sker, når du udsteder en refusion, afhænger af betalingstypen:

• Betalinger foretaget via Stripe/CPA-gebyr: Betalingen markeres som refunderet, og du trækker det refunderede beløb fra kundens kreditsaldo, enten helt eller delvist. Klienten modtager en refusion på den kreditkortkonto, de brugte til betalingen. Stripe/CPA-opkrævning sender straks refusionen til den pågældende konto. Afhængigt af banken tager det 5 til 10 hverdage at dukke op på kundens konto.
• Offline betalinger: Betalingen markeres som refunderet, og du trækker det refunderede beløb fra kundens kreditsaldo, enten helt eller delvist.

Hvis du vil vide mere om kundekreditter og udstedelse af en refusion, kan du gå her.

En kunde betalte en faktura fra den forkerte profil

 Du har måske brug for at flytte en betaling fra en konto til en anden...

• ...hvis en kunde allerede har en konto, men har brugt en nyoprettet konto til at betale en faktura. 
• ...hvis en kunde har flere konti og har betalt fra den forkerte.

For at løse disse problemer:

• Slet den sekundære konto: Slet kontoen (for flere detaljer, gå her); Dette sletter også den foretagne forudbetaling. Føj derefter en offlinebetaling til den korrekte konto (få flere oplysninger her).
• Tilføj en kredit: Tilføj en kampagnekredit til den korrekte konto (for flere detaljer, se her). Tilføjelse af en kampagnekredit påvirker ikke dit firmas omsætning, og du vil se pengene knyttet til den korrekte konto.

Markér manuelt en faktura som betalt, når betalingen ikke blev foretaget den TaxDome

Hvis du har udstedt en faktura fra TaxDome , men modtaget betaling på anden vis (f.eks. kontant eller en check sendt med posten), kan du gøre følgende for at markere den som betalt.

1. Tilføj en offlinebetaling for din kunde i fakturabeløbet: Klik på knappen + NY øverst, vælg Offlinebetaling fra slide-out, og indtast derefter betalingsbeløbet.
2. Sørg for, at indstillingen Ydelser,der bruges til indtægtsberegninger, er valgt, og angiv derefter kilden (kontanter, check eller kreditkort).
3. Tilføj en beskrivelse, der beskriver, hvad betalingen skal bruges til.
4. Du vil se de ubetalte fakturaer for den valgte kunde til højre. Vælg den faktura, betalingen dækker.  
5. Klik på Send. Fakturaen vil blive markeret som betalt.

Korrektion af tilbagevendende fakturaer

Når dine kunder beder dig om at ændre den næste betalingsdato eller beder dig om at tilføje endnu en service, kan du redigere en specifik planlagt faktura uden at påvirke de andre. 

Dette kunne kun gøres:

• når den tilbagevendende faktura allerede er accepteret af kunden OG
• hvis den planlagte faktura er ubetalt

Det gør du ved at klikke på de tre prikker til højre for den faktura, du vil ændre, i afsnittet Betalingsplan og derefter vælge Rediger.

For detaljer om redigering af tilbagevendende fakturaer, se her.