Engangsfakturaer (grundlæggende): Opret, send og opsæt påmindelser

Send engangsfakturaer til kunder, enten en ad gangen eller i store mængder - og gør processen hurtigere ved at oprette skabeloner og bruge automatiseringer. For sporet tid giver TaxDome dig mulighed for at oprette fakturaer direkte fra dine tidsregistreringer!

Dækket her:

• Oprettelse og afsendelse af engangsfakturaer
  • Opret og send en engangsfaktura
  • Opret en skabelon og send engangsfakturaer via automatisering
  • Send en engangsfaktura til flere kunder
  • Send fakturaer sammen med forslag
  • Opret engangsfakturaer fra forslag
  • Opret en engangsfaktura fra tidsregistrering
• Opsætning af fakturapåmindelser
• Sådan genereres fakturanumre
• Valg af dit første fakturanummer
• Hvad kunderne ser, når du opretter fakturaer

Webinar - Lær om at få betaling og faktureringspraksis! Onsdag kl. 13 EST. Tilmeld dig her

Oprettelse og afsendelse af engangsfakturaer

Engangsfakturaer kan oprettes og sendes af en virksomhedsejer eller et teammedlem, der er tildelt kontoen med adgangsrettigheder til at administrere fakturaer.

Du kan oprette fakturaer alene eller inkludere dem i dine forslag eller forslagsskabeloner.

Der er tre måder at oprette og sende engangsfakturaer på:

• Opret og send en engangsfaktura
• Opret en skabelon, og send fakturaer via automatisering
• Send en engangsfaktura til flere kunder
• Send fakturaer sammen med forslag
• Opret engangsfakturaer fra tjenester, der er anført i forslag

Opret og send en engangsfaktura

Følg disse trin for at oprette og sende en engangsfaktura:

1. Klik på knappen NEW øverst til venstre, og vælg derefter Invoice fra sliden.

2. Indtast enten fakturabeløbet, eller vælg en skabelon.

3. Klik derefter på Opret til at oprette og sende fakturaen (medmindre Planlæg faktura er aktiveret - i så fald skal du planlægge fakturaen).

Ud over beløbet er der andre detaljer, du måske gerne vil have med. Tjek de nummererede punkter for at se, hvad du ellers kan tilføje:

1. Link to jobs: Link your invoice to an existing job to make it available in your workflow. Click Link to jobs, then select the jobs. Once linked, the Jobs section is displayed, and you can see the jobs and the pipelines they belong to.

2. Fakturatype: Vælg, om du vil oprette en engangsfaktura eller en tilbagevendende faktura.

3. Kontonavn, ID eller e-mail: Vælg en konto, som fakturaen skal sendes til. 

4. Fakturaskabelon: Klik og vælg en af de fakturaskabeloner, du har oprettet, fra rullemenuen. Fakturaskabeloner er især nyttige til fakturaer, som du ofte sender til kunder.

5. Fakturanummer: Du kan vælge et fakturanummer eller lade feltet stå tomt, så genererer TaxDome et for dig.

6. Vælg betalingsmetode: Sådan ønsker du, at dine fakturaer skal betales (enten med kreditkort, bankopkrævning eller begge dele). Vi understøtter en række betalingsmetoder.

7. Dato: Indtast datoen for fakturaen. Du kan udstede en faktura for den aktuelle dato (som er indstillet som standard), såvel som en hvilken som helst fremtidig dato.

8. Teammedlem: Vælg det teammedlem, der skal modtage betalingen (som standard er det den person, der opretter fakturaen, der modtager den).

9. Beskrivelse: Tilføj en beskrivelse af, hvad der er inkluderet i fakturaen (valgfrit).

10, 13. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields, as well as date shortcodes. Here's more on shortcodes.

12. E-mail faktura til kunden: Slå dette til, hvis du ønsker, at kunden skal modtage fakturaen via e-mail og betale den uden at logge ind. E-mailen vil indeholde et betalingslink. Du kan også tilføje en brugerdefineret besked til e-mailen. Hvis Email invoice to client ikke er slået til, vil kunderne kun modtage fakturaen i deres portal.

14. Påmindelser: Slå dette til på for at sende en e-mail til kunden, hvis de ikke har betalt fakturaen inden for et bestemt antal dage(flere detaljer nedenfor).

15. Planlæg faktura: Planlæg, hvornår fakturaen skal sendes ud. Læs mere om planlægning af fakturaer.

16. Indstillinger for QuickBooks: Vælg Placering for fakturaen, der skal sendes til QuickBooks. Kunderne vil ikke se dette felt.

17. Poster: Specificer de udførte tjenester og eventuelle rabatter.

• Linjepost: Klik på Line item, og vælg derefter enten en eksisterende service eller opret en ny. Udfyld feltet Pris, indstil antallet af ydelser og moms (her kan du læse mere om momssatser på fakturaer), og skriv en beskrivelse (valgfrit). Vælg Klasse, der skal sendes til QuickBooks (kunderne vil ikke se dette felt).
• Rabat: For at tilføje en linjepost skal du klikke på Discount og derefter udfylde feltet Rate . 

Du kan også redigere de samme linjepostfelter fra siden Rediger vare ved at klikke på de tre prikker til højre for linjeposten, vælge Rediger og derefter klikke på Gem, når dine redigeringer er færdige.

18. Resumé:

• Subtotal: Dette er summen af beløbene for de leverede tjenester, før skat.
• Skattesats: Når moms er tilføjet, afspejles det i det samlede beløb (her er mere om moms).

19. Opret: Klik for at sende fakturaen.

Send en engangsfaktura til flere kunder

Hvis du vil sende den samme faktura til mange kunder, skal du gå til Konto > Kunder i venstre menulinje, markere afkrydsningsfelterne ud for de kunder, som du vil sende organisatoren til, og derefter klikke på Opret faktura.

Du kan sende fakturaer til kunder, hvis konti enten er aktive eller offline. Du kan f.eks. sende en faktura til offline-kunder, hvis de foretager offline-betalinger, men du ønsker at gemme disse oplysninger i din portal.

Her har du de samme muligheder som ovenfor.

Opsætning af fakturapåmindelser

Når du opretter en engangsfaktura eller tilføjer en Create invo ice automation, skal du slå Reminders til. Når du gør det, får kunden en påmindelse om fakturaen, hvis den ikke er blevet betalt inden for en bestemt tidsramme; standardantallet af dage er tre, men det kan du ændre:

• Dage til næste påmindelse: Dette er antallet af dage, før kunden får en påmindelse. Som standard sendes en påmindelse tre dage efter, at en faktura er udstedt, men du kan ændre det til, hvad du foretrækker.

• Antal påmindelser: Dette er antallet af påmindelser, der sendes til kunden. Som standard får klienten kun én påmindelsesmail, men du kan også ændre dette til det, du foretrækker.

Påmindelser stopper, når...

• ...kunden har ikke betalt fakturaen, men det indstillede antal påmindelser er blevet sendt.
• ...betalte kunden fakturaen.

Sådan genereres fakturanumre

• Hvis du ikke indtaster et fakturanummer, men lader feltet stå tomt, når du opretter en faktura, genereres et nummer for dig.

• Når TaxDome og QuickBooks er synkroniseret, matcher fakturanumrene i QuickBooks. 
• Når de er synkroniseret, opdateres de redigerede fakturanumre automatisk i QuickBooks.
• Hver faktura i din virksomhed har et unikt nummer.
• Når fakturanumre genereres automatisk, er de fortløbende.
• Af nødvendighed er der ikke to fakturanumre, der er ens. 

Valg af dit første fakturanummer

Du kan vælge det første fakturanummer på TaxDome , hvis du er firmaets ejer eller administrator. Det er nyttigt, hvis dit firma f.eks. allerede har 1.500 fakturaer, og du ikke vil starte med nr. 1, fordi det vil forstyrre QuickBooks-synkroniseringen.

For at gøre dette skal du gå tilIndstillinger > Faktura fra venstre menulinje. Udfyld nummeret i sektionen Invoice number sequencing, og klik derefter på Save. Nu vil TaxDome begynde at nummerere fakturaer fra det angivne nummer.

Tip! For at undgå fejl med dublerede numre, skal du slå Synkroniser fakturanumre med QuickBooks Online til at skifte til.

Hvad kunder ser, når du opretter engangsfakturaer

Din kunde kan se og betale engangsfakturaer på forskellige måder: 

• Ved at klikke på meddelelsen på deres dashboard
• Ved at klikke på linket på siden Fakturaer fra deres portal.
• Ved at klikke på linket i deres e-mail (det er ikke nødvendigt at logge ind på kundeportalen).

Hvis du vil se, hvordan TaxDome ser ud fra en kundes synspunkt, kan du få adgang til en skrivebeskyttet visning af deres portal.