Engangsfakturaer (Basic): Opret og anvend skabeloner
Vores skabeloner bruges til at automatisere rutineprocedurer og spare masser af tid. Her viser vi dig, hvordan du opretter en fakturaskabelon proaktivt eller under oprettelsen af en faktura. pipeline så du kan anvende den som en automatisering.
Dækket her:
- Oprettelse af fakturaskabeloner
- Brug af fakturaskabeloner i automatiseringer
- Anvendelse af fakturaskabeloner
- Redigering af fakturaskabeloner
- Kopiering af fakturaskabeloner
- Sletning af fakturaskabeloner
Oprettelse af fakturaskabeloner
En fakturaskabelon kan oprettes af en virksomhedsejer, administrator eller et teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere skabeloner.
For at oprette en fakturaskabelon skal du gå til Skabeloner >Firmaskabeloner i venstre menulinje og derefter Fakturaer. Klik derefter på Opret skabelon.
Eller få adgang til denne side ved at tilføjeCreate invoice automation, mens du laver eller redigerer enfaktura . pipelineog derefter klikke på Ny skabelon.
Nedenfor kan du læse mere om alle de muligheder (1-15), du har i vinduet Opret fakturaskabelon:
1. Skabelonnavn: Dette er, hvad du ser, når du vælger skabelonen.
2. Beskrivelse: Tilføj en beskrivelse af, hvad der er inkluderet i fakturaen (valgfrit).
3. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields, as well as date shortcodes. Here's more on shortcodes.
4. Vælg en betalingsmetode: Vælg den betalingsmetode, du ønsker, at kunden skal bruge. (Mere om at vælge en standardbetalingsudbyder).
5. Indstillinger for QuickBooks: Vælg Placering for fakturaen, der skal sendes til QuickBooks. Kunderne vil ikke se dette felt.
6. Send e-mail til kunden, når fakturaen er oprettet: Slå dette til, og tilføj en brugerdefineret besked, hvis du ønsker, at kunden skal have besked via e-mail om en faktura. Ellers vil de kun modtage en notifikation inde i deres portal.
- Post: For at tilføje en varelinje skal du klikke på knappen Varelinje og derefter enten vælge en tjeneste eller oprette en ny. Udfyld feltet Pris , indstil mængden for ydelsen (QTY), og vælg, om hver enkelt varelinje er skattepligtig. Vælg Klasse, der skal sendes til QuickBooks (kunderne kan ikke se dette felt).
- Rabat: For at tilføje en varelinje skal du klikke på knappen Discount og derefter udfylde feltet Rate . Beløbet trækkes fra det samlede beløb.
11. Skat: Her tilføjes momsen automatisk til fakturaen. Når momsen er tilføjet, vil du se den afspejlet i det samlede beløb. (Her er mere om momssatser i fakturaer).
12. Kopiér: Klik på ikonet for at oprette en kopi af linjen.
13. Resumé: Dette er sektionen, der indeholder subtotal, skattesats og -beløb samt totalen.
14. Skattesats: Når der er tilføjet moms, afspejles det i det samlede beløb (mere om standardskattesatser).
15. Gem ogafslut, Gem og Annuller: Klik på Save & Exit for at gemme skabelonen og gå tilbage til listen over skabeloner, Save for at beholde dine ændringer og fortsætte med at redigere skabelonen eller Cancel for at afslutte uden at gemme.
Anvendelse af fakturaskabeloner
Fakturaskabeloner kan bruges enten til at oprette fakturaer, til at oprette tilbud eller tilbudsskabeloner eller til at opsætte pipeline automation.
Her er hvordan:
1. Opret en ny faktura, eller tilføj en faktura til forslaget.
2. Klik på listen Fakturaskabelon for at udvide den, og vælg derefter en skabelon.
3. Fortsæt med at opsætte fakturaen. Du kan nu foretage ændringer i beløb, momssats osv.
Bemærk: Ændringer, du foretager på en faktura, påvirker ikke skabelonen.
Redigering af fakturaskabeloner
Følg disse trin for at foretage ændringer i en fakturaskabelon:
1. Gå til Templates > Firm templates i venstre menulinje, og vælg derefter Invoices . Klik derefter på fakturaskabelonens navn på listen.
2. Foretag ændringer i fakturaskabelonen, og klik derefter på Save & Exit.
Kopiering af fakturaskabeloner
Hvis du vil oprette en ny fakturaskabelon ud fra en eksisterende, skal du klikke på prikkerne længst til højre for fakturaskabelonen og derefter vælge Duplicate i rullemenuen. Kopien af fakturaskabelonen vil blive gemt med et suffiks (f.eks. Form1040 (2)).
Sletning af fakturaskabeloner
Hvis du vil fjerne en fakturaskabelon helt, skal du klikke på de tre prikker længst til højre for fakturaskabelonens navn, vælge Slet i rullemenuen og derefter klikke på Slet igen for at bekræfte.
