💸 Skatteforberedelse: Konfigurer processer i TaxDome

Her fortæller vi dig, hvordan du sætter dine skatteforberedelsesprocesser op i TaxDome: hvordan du nemt onboarder nye kunder, håndterer forlængelser ved hjælp af automatiseringer, får e-signaturer til 8879'er på et øjeblik og meget mere.

Dækket her:

• Automatiser og uddelegér rutineopgaver
• Gentagne opgaver relateret til kommunikation
• Administrative opgaver
• Onboarding new clients: best practices
• Keep a separate pipeline for leads/prospects
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions
• Håndtering af udvidelser
• Opsætning af fakturering og betalinger
• E-signering af 8879 og andre skatteformularer
• Administrer dine færdige selvangivelser

Automatiser og uddelegér rutineopgaver

Jo flere opgaver du automatiserer, jo flere kunder kan du håndtere. Vi har nyttige tips (baseret på dine kollegers erfaringer) til, hvordan du gør:

• Automatiser gentagne opgaver i forbindelse med kommunikation(beskeder, anmodning om dokumenter, afsendelse af fakturaer osv.)
• Uddelegere administrative opgaver (såsom at arbejde med kundekonti og udføre regelmæssigt planlagte interne revisioner)

Gentagne opgaver relateret til kommunikation

Disse daglige rutineopgaver kan overdrages til TaxDome i blot 3 trin:

1. Skriv ned, hvad du allerede gør
2. Kig efter opgaver, der gentager sig
3. Create pipelines for each of your processes and use automations for routine tasks

You don’t need to do it from scratch – start from our Marketplace with templates for different types of services. All of the templates we provide are fully editable, so you can change them to fit your needs: 

• 1040 Tax Return Pipeline (from webinar)
• 1120S - Selvangivelse for S-selskaber
• 1120 - Selvangivelse af selskabsskat
• 1065 - Selvangivelse for partnerskab

Administrative opgaver

Først skal du skrive alle dine administrative opgaver ned. Overvej at ansætte nogen til at varetage administrationen, så du får frigjort din værdifulde tid.

Then add a team member with a role of an admin to do various administrative tasks: check tags, assign team members to accounts, check pipeline availability inside the team, track your team's working hours, etc.

Onboarding new clients: best practices

Afhængigt af dit firma kan du have forskellige processer på plads til at onboarde nye kunder. Vi foreslår følgende to muligheder (vælg den, der fungerer bedst for dig):

• Keep a separate pipeline for leads/prospects
• Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

Keep a separate pipeline for leads/prospects

The first option is to have a separate pipeline for your prospects and to move them to your usual pipeline once they become clients.

You can add new clients into your workflow this way:

1. Foretag et opklarende opkald, send et tilbud, og underskriv en kontrakt i løbet af leadgenereringsprocessen.
2. When leads become clients, move their job from the “Prospects” pipeline to the “Tax Preparation” pipeline with just one click while keeping everything in place — proposals, notes, messages, time entries and so on.

Onboard new clients in your usual pipelines using tags and conditions

Another way of handling new clients is to add some rules that will be applied only to the new accounts added to the pipelines. This way, you don't need to use two pipelines.

According to the best practices of our clients, you should do the following:

• Opret en betinget fase for alle konti, der er tagget med tagget Ny klient . Hvis en konto er tagget med tagget Ny kunde , flyttes jobbet til stadiet Venter på forskud, hvor fakturaautomatiseringen tilføjes:

• Opret betingede automatiseringer, og send forskellige velkomstbeskeder til dine nye og eksisterende kunder baseret på de anvendte tags:

• Add the Update account tags automation to the last stage of the pipeline and change the New client tag to the Returning client tag:

Håndtering af udvidelser

Hvis du spørger os - "Hvad er den bedste måde at håndtere udvidelser på via TaxDome?" -- er svaret: Det kommer an på. Lad os undersøge, hvordan du kan håndtere udvidelser.

• Create a separate Extension pipeline.  When a client needs an extension, you can move it to another pipeline. And then you can move it back to the previous pipeline when the client is ready to file.

• Or create a conditional stage in your tax preparation pipeline. If your client needs an extension, you can apply the Ext needed tag to their account. Clients enter this stage only if they are tagged, then they move further down the pipeline. Otherwise, they skip the stage.

Opsætning af fakturering og betalinger

Tip! Opret forbindelse til din betalingsudbyder for at kunne modtage penge direkte via TaxDome.

Faktureringsprocessen afhænger af, hvad der fungerer bedst for dig og dine kunder.

Vælg en af følgende muligheder, eller brug dem begge til forskellige klienter:

• Invoice your new clients before the job is done. You may send an invoice along with an engagement letter. Once the client signs the proposal, the job is moved to the next stage, and the invoice is automatically sent along with a message that they need to pay before you start the work.

• Fakturer dine betroede kunder, når arbejdet er udført. Du kan låse forberedte returneringer til fakturaer, og kunderne vil se, at jobbet er udført, men de vil ikke kunne få adgang til eller downloade deres formularer, før de betaler for dit arbejde.

E-signering af 8879 og andre skatteformularer

Nedenfor kan du se den hurtigste måde at få en underskrift fra din kunde på:

Brug vores hacks til at holde denne proces glat:

• For Forms 8879 requiring knowledge-based authentication (KBA), TaxDome can request an IRS-compliant signature (this will cost $1 per signer)
• For at håndtere flere underskrivere, f.eks. en familie, skal du linke dem til én konto.
• Link det dokument, der afventer underskrift, til dit job: automove-funktionen udløses, når dokumentet er underskrevet.
• Du kan bruge signaturskabelonerne til hurtigt at tilføje felter til almindelige formularer

Administrer dine færdige selvangivelser

Når dit afkast er forberedt, skal du muligvis uploade det til TaxDome til lederens gennemgang og kundens godkendelse.

Med TaxDome Desktop App kan du gøre det direkte fra dit skatteforberedelsesprogram eller ethvert andet program, der har en printfunktion. Du skal bare bruge TaxDome som printer og linke det uploadede dokument til det relevante job, så din leder nemt kan finde det.