Jobs (Basic): Create & apply job templates

Creating job templates will ultimately save you loads of time and is a must for working efficiently. You’ll need them for all your frequently used procedures as well as for adding jobs to pipelines. 

Covered here: 

• Oprettelse af jobskabeloner
• Customizing job names and descriptions with shortcodes
• Anvendelse af jobskabeloner
• Standard jobskabelon
• Redigering af jobskabeloner
• Duplikering af jobskabeloner
• Sletning af jobskabeloner

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

Oprettelse af jobskabeloner

En jobskabelon oprettes af en firmaejer, en administrator eller et andet teammedlem, der har adgangsrettigheder til at administrere skabeloner.

For at oprette en jobskabelon skal du gå til Skabeloner >Firmaskabeloner fra venstre menulinje, åbne fanen Jobs og derefter klikke på Opret skabelon.

Se nedenfor for detaljer om hvert nummereret felt i vinduet Opret jobskabelon:

1. Skabelonnavn: Giv jobskabelonen et navn; det, du vil se, når du vælger den. For eksempel: 1040 Return.

2. Job name: This is the name that is displayed on the job cards in a pipeline. The shortcodes add dynamic data—such as the specific account name and due date—to make jobs easily identifiable (see section below).

3. Tildelte personer: Vælg det teammedlem, der skal udføre jobbet. Du kan læse mere om tildeling af jobs her.

4. Prioritet: Vælg prioritetsniveau for jobbet: LAV, HØJ, MIDDEL eller URGENT.

5. Description: Use different text formatting, emojis, bullets, numbered lists, links and even shortcodes here. The shortcodes add dynamic data—such as the specific account name and due date—to automatically add more specific information to job description (see section below).

6. Start Date. This is the date when the assigned team member should start working on a job. It's not the same as the job creation date. The job is visible inside a pipeline once it is created, but it is not visible in the calendar view unless you set the Start and/or Due dates. 

7. Due date: This is the date by which the job must be completed, calculated from the start date. When you have it set, you can easily tweak your Calendar view to see all your due dates inside the Calendar. This also influences the color of the counters on the job card.

Start- og forfaldsdatoer betragtes som enten relative eller absolutte (omtrentlige eller faste):

• Relative (default): Set a period of time for how long after the start date the job is due (e.g., start one day after the job was created; finish two weeks after the start date). If no start date has been set, the due date is calculated from the job creation date. Note, that you cannot set more than 10 000 units (days/months/years).
• Absolut: Slå Absolutte datoer til for at angive start- og forfaldsdatoer fra kalenderen i stedet (f.eks. 15. april).

8. Tilføj enkommentar: Skriv eventuelle nyttige noter her; for eksempel noget, dine teammedlemmer måske har brug for at vide for at kunne udføre jobbet.

9. Tilføj en wiki-side: Hvis du har interne instruktioner til denne type job, så link dem til skabelonen til dine teammedlemmer. For flere detaljer, se her.

10. Gem og afslut, Gem og Annuller: Klik på Save & Exit for at gemme skabelonen og gå tilbage til listen over skabeloner, Save for at beholde dine ændringer og fortsætte med at redigere skabelonen eller Cancel for at afslutte uden at gemme.

Customizing job names and descriptions with shortcodes

While creating a job template, include dynamic data—such as the account name or due date—in the job name or description. This way, you can: 

• Easily tell jobs apart by the specific details in their names once they are inside a pipeline and displayed on job cards
• Automatically add more specific information to job description

By selecting these shortcodes, you can include any of these details in a job’s name or description:

• Account name: the account the job is for
• Account custom field: any custom account field
• Date shortcodes: any date, such as a due date set in the job template
• Pipeline periodicity: the job’s schedule settings in the selected pipeline
• Priority: the priority set in the job template

Here, find some examples of job names or descriptions with shortcodes and how they would appear in a pipeline:

Anvendelse af jobskabeloner

Når du har nogle jobskabeloner, kan du fremskynde processen med at oprette jobs. Jobskabeloner anvendes enten manuelt eller automatisk ved at vælge en standard (se nedenfor).

For at anvende en jobskabelon manuelt:

1. Opret et nyt job, som beskrevet her.

2. Add accounts and indicate the pipeline.

3. Klik på skabelonlisten for at udvide den, og vælg derefter den ønskede skabelon. Tjek skabelonens detaljer, og rediger dem om nødvendigt.

4. Fortsæt med at oprette jobbet ved at klikke på Tilføj nederst til venstre.

Standard jobskabelon

The default job template is the one that is automatically applied to all jobs that are created inside a pipeline. To set the default job template, click on the pipeline name inside the Pipelines page either from Templates or Workflow sections. 

Når standardjobskabelonen er valgt, anvendes den automatisk...

• ...when a job is manually added to the pipeline.
• ...when a recurring job is automatically added to the pipeline according to the schedule settings. For more details, go here.
• ...when a job is automatically added to the pipeline according to the settings of the client sign-up form. For more details, go here.
  

Redigering af jobskabeloner

For at foretage ændringer i en jobskabelon:

1. Gå til Templates > Firm templates i venstre menulinje, vælg Jobs, og klik derefter enten på jobskabelonens navn i listen, eller vælg Edit i pull-down-menuen.

2. Foretag ændringer i jobskabelonen, og klik derefter på knappen Save & Exit.

Duplikering af jobskabeloner

Opret nye jobskabeloner ud fra eksisterende: Klik på de tre prikker længst til højre for jobskabelonen, og vælg derefter Duplicate i rullemenuen. Kopien af jobskabelonen gemmes med det relevante suffiks (f.eks. Form 940 (2)).

Sletning af jobskabeloner

Hvis du vil fjerne en jobskabelon helt, skal du gå til Templates > Firm templates i venstre menulinje, vælge Jobs, klikke på de tre prikker yderst til højre for jobskabelonen, vælge Delete i rullemenuen og derefter klikke på knappen Delete for at bekræfte.