Chats (grundlæggende): Send manuelt eller automatisk

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

TaxDome's chatfunktion giver dig mulighed for at kommunikere med dine kunder sikkert og i realtid. Brug den til at planlægge aftaler eller bede kunderne om manglende oplysninger. Chats giver dig desuden mulighed for at oprette påmindelser, vedhæfte filer, tildele opgaver til kunder og meget mere.

Dækket her:

• Chats, forklaret
• Oprettelse af nye chats
• Start en chat med en kunde
• Start chats med flere kunder
• Send automatisk en besked til kunderne
• Opsætning af påmindelser
• Vedhæftning af filer i chats
• Inkludering af videoer i chats
• Tilføjelse af billeder til chats
• Hvad kunderne ser, når du sender dem beskeder

Chats, forklaret

De vigtigste ting at vide om Chats:

• Chattråde er et sikkert sted at stille spørgsmål, anmode om filer og tildele opgaver.
• Kunderne modtager notifikationer om nye chats og ventende spørgsmål.
• Når nogen svarer på en chat, opretter en ny chat, foretager ændringer i klientopgaver eller uploader et dokument, får du en notifikation og en e-mail i din inbox+.
• Når du tilføjer opgaver til klienter i en chat, vises de som opgavelister med afkrydsningsfelter. 
• Fremskridtet for disse opgaver kan spores på en separat side.
• Brug @ foran et teammedlems navn for at få deres opmærksomhed i en chat. 
• Du kan indstille automatiske påmindelser til chats.
• Når du har, hvad du skal bruge, arkiverer du chatten for at undgå rod.
• Brug chatskabeloner til at sende identiske beskeder til flere klienter.
• Chats-funktionen er også tilgængelig på mobilappenTaxDome .

For at få adgang til Chats skal du gå til fanen Kommunikation i klientens profil.

Oprettelse af nye chats

En chattråd kan oprettes af en virksomhedsejer, en administrator eller et teammedlem, der er tildelt kontoen eller har adgangsrettigheder til at se alle konti.

Bemærk: Kunder, der ikke har aktiveret deres TaxDome -konto, kan ikke modtage beskeder. For at kunne bruge Chats skal klienter have portaladgang aktiveret fra firmaets side og en konto aktiveret fra deres side.

Der er tre forskellige måder at sende en chatbesked på:

• Start en chat med en kunde
• Start chats med flere kunder
• Send automatisk en besked til kunderne

Start en chat med en kunde

For at starte en chat skal du klikke på knappen Ny øverst til venstre, vælge Chat fra sliden, skrive en note og derefter klikke på knappen Opret chat. Du kan også gå ind på klientens konto, åbne fanen Kommunikation og klikke på Ny chat.

Nedenfor forklarer vi de nummererede sektioner i skærmbilledet Ny chat , hvor du opretter nye tråde:

1. Til: Vælg navnet på den person, beskeden er til.

2. Skabelon: Vælg en skabelon til en ofte sendt besked. For flere detaljer om skabeloner, se her. Vælg kun en skabelon, når du opretter en ny chat, ikke når du svarer på en.

3. Subject: Enter the subject line; it will be displayed in the Chat list. When you use a chat template, it is automatically populated. Click + Add shortcode to individualize it: Shortcode includes dynamic data that gets replaced with, for example, a client’s name or the date. For more info on shortcodes, go to the detailed article.

4. Besked: Skriv beskeden - brug tekstformatering, emoji, bullets, nummererede lister og links. Når du anvender en skabelon, udfyldes beskeden automatisk. Få et teammedlems opmærksomhed i beskeden ved at bruge @ foran deres navn, eller klik på Vedhæft for at tilføje filer fra dit skrivebord eller TaxDome (flere detaljer nedenfor).

5. Reminders: Toggle on if you want a reminder email to go out to the client when they don’t respond within a certain time frame or don't have their tasks completed (more details below).

6. Opgaver: Tilføj tjeklister til dine kunder. For flere detaljer, se her.

7. Opret chat: Klik for at sende din besked til klienten. Ellers skal du klikke på Annuller.

8. Link til job: Vælg de jobs, du vil linke til, og klik på Gem.

Start chats med flere kunder

Hvis du har brug for at sende den samme besked til mange kunder, kan du bruge vores massemeddelelsesfunktion.

Gå til Klienter i menuen i venstre side, marker afkrydsningsfelterne ud for de klienter, du vil sende beskeden til, klik på Flere handlinger i den øverste menulinje, og klik derefter på Send besked i rullemenuen. Vælg en chatskabelon eller skriv et emne for chatten (valgfrit), tilføj din tekst, og klik derefter på Opret chats.

Tilføj dokumenter og opgaver til en chattråd senere, hvis det er nødvendigt. 

Opsætning af påmindelser

Hver gang du sender en besked, går der en notifikation ud. Brugere, der er knyttet til kontoen, og som harNotify slået til, modtager den. Du kan tjekke, hvilke brugere der har Notify slået til, ved at gå til kontoens Info-fane og se afsnittet Kontakter .

Hvis modtagerne er for længe om at læse/besvare din besked eller om at fuldføre opgaven i en tråd, har du to muligheder:

• Opsæt automatiske påmindelser
• Send manuelt klientopgaver til tråden igen

Opsæt automatiske påmindelser

For at opsætte automatiske påmindelser om ulæste/ubesvarede beskeder og uafsluttede kundeopgaver skal du slå Påmindelser til i chatskabelonen, når du opretter en chat enten manuelt eller via pipeline automatisering. Du kan også gøre det når som helst senere direkte fra tråden.

Sådan konfigureres påmindelser:

• Dage til næste påmindelse: Som standard sendes en påmindelse ud tre dage efter, at meddelelsen om en ny besked blev sendt til klienten, men du kan ændre dette til, hvad du vil.
• Antal påmindelser: Som standard får kunden kun én påmindelses-e-mail, men du kan også ændre dette til det, du foretrækker.

Påmindelser kan også til enhver tid slås til og fra ved at gå ind i en chattråd. Åbn fanen Påmindelser, slå Send påmindelser til klienter til og foretag de nødvendige justeringer, og klik derefter på Gem.

Bemærk: Påmindelserne sendes altid for den sidste besked i tråden.

Reminders stop for any thread when:

• If there are client tasks in the chat thread:
  • Tasks marked incomplete: Reminders stop when all client tasks in the thread are marked completed and all messages are read.
  • Tasks marked completed: Reminders stop when all messages are read.
• If there are no tasks in the chat thread: Reminders stop once the client replies to the last message.
• Regardless of task presence in the chat thread, reminders also stop if:
  • ...du arkiverede chattråden.
  • ...you disabled Reminders.
  • ...the set number of reminders has been sent.

Bemærk: Hvis du arkiverer en chattråd og derefter åbner den igen, vises Påmindelser slået til, som om beskeden var ny.

Vedhæftning af filer i chats

En virksomhedsejer, en administrator eller et teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere dokumenter kan vedhæfte filer til chattråde. Til dette formål kan du bruge filer enten fra dit skrivebord eller fra mapper på øverste niveau med:

Kunden kan se og redigere adgang.

Kunden kan se adgang.

For at vedhæfte filer, når du opretter en chat:

1. Klik på 📎 Vedhæft øverst til venstre i beskedfeltet, både når du opretter en chat, og når du ser den eksisterende chattråd.
2. Vælg Fra min computer, og find de filer, du vil uploade fra dit skrivebord. Ellers skal du vælge Fra TaxDome og vælge de dokumenter, du vil vedhæfte.
3. Vælg den mappe, du vil uploade dokumentet til, og klik på Gem.

Tip! Du kan uploade zip-filer fra dit skrivebord, og de vil automatisk blive pakket ud. Her er mere om upload af zip-filer.

Når du eller din klient uploader mindst ét dokument til en chattråd, vises fanen Dokumenter med papirclips-ikonet i chatnavnet:

1,2. Fanen Dokumenter og papirclips-ikonet: vises kun, hvis der er dokumenter knyttet til chatten.

3. + Tilføj dokumenter: upload nye dokumenter til tråden.

4. Dokumenter uploadet af klienten: download, se eller slet dem. Sletning af dokumenter fjerner dem også fra chattråden.

Når en klient eller et andet teammedlem uploader et dokument, får du en notifikation i chattråden og i Inbox+. 

Inkludering af videoer i chats

Vil du tilføje noget visuelt til dine meddelelser til kunderne? Inkluder Loom-, Vimeo-, YouTube- og Google Drive-klip, når det er lettere at vise end at fortælle. Klik på videoikonet i værktøjslinjen til tekstformatering, og indsæt derefter et link i pop op-vinduet Embed video. 

Din klient vil se videoen direkte i jeres fælles chattråd. 

Tilføjelse af billeder til chats

Du kan sende billeder og skærmbilleder til Chats enten fra din enhed eller fra en hvilken som helst hjemmeside. Åbn en chattråd, og brug en af de tilgængelige muligheder:

• Upload et billede fra din enhed ved hjælp af knappen 📎 Vedhæft
• Indsæt et hvilket som helst billede fra nettet i beskedfeltet

Måder at tilføje billeder på, som ikke understøttes:

• Træk og slip et billede i meddelelsesfeltet.
• Indsæt en fil med billedet i beskedfeltet fra din enhed.

Hvad kunderne ser, når du sender beskeder

En kunde kan se og svare på en besked, du har sendt dem, ved at klikke på notifikationen på deres dashboardklikke på linket i e-mailnotifikationen eller ved at gå til sektionen Chats & Tasks i deres portal. Klientopgaver vises også i notifikationer.

Tip: Som standard vises meddelelsesindholdet ikke i e-mailteksten (kunden skal navigere til sin portal for at se det). Men hvis indholdet ikke er følsomt, kan du vise det i e-mailen.

Hvis du gerne vil se TaxDome fra kundens side, kan du få adgang til en skrivebeskyttet visning af deres portal.