CRM (Grundlæggende): Tilføj klientkonti
Tilføj dine kunder til TaxDome en ad gangen eller samlet. Kunderne kan også selv registrere sig ved at gå ind på deres TaxDome portal.
Dækket her:
- Oprettelse af klientkonti
- Sammenkædning af kontakter, mens du tilføjer konti
- Tilføjelse af portaladgang til konti
- Sådan slår du dit portaltilmeldingslink fra
- Visning af ventende aktiveringer og gensendelse af invitationer
- Hvordan ved jeg, hvornår nye kunder har registreret sig på TaxDome?
Webinar - TaxDome 101: Kom i gang med TaxDome! Mandag kl. 13 EST. Tilmeld dig her
Oprettelse af klientkonti
Klientkonti kan oprettes på to måder:
Oprettelse af klientkonto i TaxDome portal
En virksomhedsejer, administrator eller en anden medarbejder med adgangsrettigheder til at administrere konti kan oprette en ny klientkonto.
Følg disse trin:
1. Klik på knappen Ny øverst til venstre, og vælg derefter Konto i slide-out-menuen. Du kan også klikke på Ny på siden Konti.
2. Vælg kontotype, person eller virksomhed, og klik derefter på Fortsæt.
3. På fanen Kontakter kan du enten linke den eksisterende kontakt eller oprette en ny: Indtast for- og efternavn på den person, der er tilknyttet en konto, og tilføj derefter vedkommendes e-mail.
4. Klik på Opret. Og så er det klaret!
Vær opmærksom på dette! Undgå at bruge specialtegn i for- og efternavne, som ikke kan bruges i Windows-biblioteksnavne. Undgå f.eks. at bruge tegnsætningstegn eller specialtegn som kolon (:), dobbelt anførselstegn ("), skråstreg (/), backslash (\), lodret streg eller pipe (| ), spørgsmålstegn eller stjerne (*). Hvis du gør det, vil du ikke kunne få adgang til dine filer via TaxDome -drevet.
Nedenfor kan du læse mere om de nummererede elementer i vinduet Ny konto:
Trin 1. Kontooplysninger
En konto er en enhed, du interagerer med. Vælg dens type og nogle indstillinger for din nye konto.
1. Klienttype: Hvis din klient er et firma, skal du vælge Firma. Hvis det er en person eller en familie, skal du vælge Individuel.
2. Kontonavn: Dette navn vil blive vist på siden Klienter. Hvis du lader feltet stå tomt, genereres det ud fra kontaktpersonens fornavn og efternavn (eller ud fra et firmanavn, hvis du opretter en firmakonto).
3. Firmanavn: Dette felt vises kun, når du vælger Firmatype . Det vil som standard blive brugt som kontonavn.
4.Tags: Tildel tags for at kategorisere konti. Her kan du læse mere om tags.
5. Teammedlemmer: Giv et eller flere teammedlemmer adgang til en konto ved at vælge dem på rullelisten Teammedlemmer. De vil derefter modtage en notifikation. Som standard gives der adgang til en konto til den bruger, der opretter kontoen, og til alle medarbejdere med standardkontoadgang.
6. Mappeskabelon: Anvend en mappeskabelon, der indeholder brugerdefinerede mapper og undermapper. Hvis du lader dette felt stå tomt, oprettes der en foruddefineret mappestruktur med mappen Client uploaded documents på øverste niveau. Læs mere om mappeskabeloner.
7. Brugerdefinerede felter: Hvis du har oprettet brugerdefinerede felter til dine konti, vises de her. Her kan du lære, hvordan du tilføjer dine egne brugerdefinerede CRM felter.
Trin 2. Kontaktpersoner
De faktiske personer (også kaldet kunder), der har konti på TaxDome , identificeres altid ved hjælp af kontakter: det vil sige et for- og efternavn og en e-mailadresse. Du skal tilføje mindst én kontaktperson til din konto - enten ved at oprette en ny eller ved at linke til den eksisterende.
1. Link eksisterende kontakt: Hvis du vil linke en konto til en kontakt, der allerede er tilføjet, skal du klikke på dette link, begynde at skrive kontaktnavnet og derefter klikke på Tilføj. Ellers skal du udfylde felterne nedenfor for at tilføje en ny kontakt.
2. Kontaktoplysninger: Indtastning af klienters personlige oplysninger sikrer, at du har deres oplysninger ved hånden, f.eks. telefonnummer eller gadeadresse. For enkeltpersoner vil det for- og efternavn, der indtastes her, blive brugt som kontonavn ved hjælp af standardformatet.
3. Brugerdefinerede felter: Hvis du har oprettet brugerdefinerede felter til dine kontakter, vises de her. Se, hvordan du tilføjer brugerdefinerede felter på CRM .
4. E-mail: En kunde vil ikke kunne få adgang til sin portal, medmindre deres kontaktoplysninger indeholder deres e-mailadresse.
5. Styr adgangen til kontoen for hver kontakt ved hjælp af knapperne:
- LOGIN: Når det er slået til, kan kontakten få adgang til klientportalen TaxDome for at komme ind på kontoen. Du kan slå LOGIN til, men vælge at invitere klienterne senere (se afsnittet om at tilføje portaladgang nedenfor).
- NOTIFY: Når den er slået til, modtager kontakten alle systemmeddelelser (f.eks. meddelelser, fakturaer, arrangører osv.), alle e-mails og bulk-e-mails, der sendes til kontoen fra TaxDome, og alle e-mails, der sendes til kontoen via pipeline automation.
- EMAIL SYNC: Når den er slået til, vises alle e-mails, der modtages fra kontakten, i din Inbox+ samt på fanen E-mail på kontoen, og du kan svare kontakten fra TaxDome. Al historik mellem dine synkroniserede e-mailadresser og kontaktpersonens e-mailadresse vil automatisk blive vist på TaxDome og kan tilgås under fanen E-mail på kontoen.
6. Tags: Tildel tags for at kategorisere kontakter. Her kan du læse mere om tags.
7. Telefonnumre: Du kan tilføje alle telefonnumre i denne blok. Radioknappen ved siden af hvert telefonnummer giver dig mulighed for at vælge det primære telefonnummer, der skal bruges til SMS.
8. Adresse: Tilføj kontaktpersonens fulde adresse for at sikre, at den er organiseret og let at finde.
9. Tilføj ny kontakt: Opret flere kontakter til denne konto.
10. Opret en konto: Klik på knappen for at oprette en konto på TaxDome.
Tilføjelse af portaladgang til konti
Hvis du slog LOGIN til for kontaktens e-mail, da du oprettede kontoen, , vil du blive bedt om at invitere dem via klientportalen.
Hvis du vil tilføje en brugerdefineret besked til invitationen, skal du skrive i feltet Personlig besked og derefter klikke på Send.
Du kan også slå portaladgang til, men vælge ikke at sende en invitation med det samme ved at klikke på Skip; på den måde kan du arbejde på kontoen - uploade dokumenter, tilføje pipelines, oprette opgaver og så videre - før kontakten besøger portalen.
Hvis du ikke tilføjede portaladgang til konti, da du oprettede dem, kan du gøre det når som helst:
1. Gå til fanen Info i klientprofilen (tilgængelig, når du har oprettet en konto).
2. Hvis du allerede har knyttet kontoen til en eller flere kontakter, kan du se dem i afsnittet Kontakter . Slå knappen LOGIN til ud for hver kontakt, som du vil give adgang til portalen.
3. Hvis du vil tilføje en brugerdefineret besked til din invitation, skal du skrive i feltet Personlig besked i pop op-vinduet og derefter klikke på Send.
Bemærk! Hvis en kontaktperson er knyttet til flere konti, skal du give portaladgang til hver af disse konti. De vil så kunne skifte mellem kon ti, når de logger ind.
Når en klient modtager en e-mailinvitation til deres TaxDome portal, skal de aktivere kontoen. Klienten klikker på linket i e-mailen og opretter derefter en adgangskode. Du kan se, hvilke klienter der endnu ikke har aktiveret deres konti, og invitere dem igen ved at gå til Klienter > Kon ti i venstre menulinje og derefter vælge fanen Afventer aktiver ing.
Sådan slår du dit portaltilmeldingslink fra
Gå ind her.
Hvordan ved jeg, hvornår nye kunder har registreret sig på TaxDome?
Når en kunde opretter en TaxDome -konto, modtager alle tildelte teammedlemmer en meddelelse i deres Inbox+ og en e-mail. Klik på linket Gå til... for at gennemgå den nye klientprofil.
