CRM (Grundlæggende): Importer en kundeliste

Med vores importværktøj kan du overføre kundekonti og kontaktdata til TaxDome på samme tid, så du hurtigt kan komme i gang med at arbejde fra din portal. Selvom du kan oprette nye kontakter og konti manuelt, er upload af en CSV-fil en meget hurtigere måde at overføre dine data til TaxDome. 

Dækket her:

• Trin 0. Forbered en CSV-fil
  • Import af flere konti med samme kontaktperson
  • Import af flere kontakter med samme konto
  • Import af kontakter til to konti samtidig
• Trin 1. Upload en CSV-fil til TaxDome
• Trin 2. Opret konti (valgfrit)
• Trin 3. Definér indstillinger (valgfrit)
• Trin 4. Opret kontakter
• Trin 5. Gennemgang
• Hvem kan importere?

Webinar - TaxDome 101: Kom i gang med TaxDome! Mandag kl. 13 EST. Tilmeld dig her

Trin 0. Forbered en CSV-fil 

Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du finder
alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

For at importere dine eksisterende kontakt- og kontodata skal du bruge et regnearksværktøj som Excel eller Google Sheets. Du kan også læse instruktionerne om, hvordan du overfører dine data fra et bestemt platform eller softwareprogram.

• Når du importerer dine kundedata til TaxDome, skal du huske, at Regnskaber og Kontaktpersoner er forskellige: 
  • Konti er de enheder, du arbejder for og fakturerer, uanset om det er en virksomhed, en fond, en familie eller et individ. 
  • Kontakter er de faktiske personer, du interagerer med. Her er en forklaring på konti og kontakter
• Opret et regneark med dine kundedata, og gem det derefter som en CSV-fil. Sørg for, at CSV-filen er UTF-8-kodet og ikke fylder mere end 300 kB.
• Indtast kun én kontakt pr. regnearksrække, selv når flere kontakter er knyttet til den samme konto. Du kan også springe importen af konti over for kun at importere kontakter
• Du kan have forskellige regneark til forskellige grupper af klienter. Disse kan importeres en efter en med forskellige indstillinger. Her er en video om import af forskellige klientgrupper

Tip: Hvis din kildesoftware genererer en fil med skatteyderen og ægtefællen på samme række, behøver du ikke at redigere CSV'en manuelt. Følg i stedet instruktionerne for import af en fil med skatteyder og ægtefælle på én række.

• 👋 Vi kan hjælpe! Hvis din CSV-fil ender med flere kontakter pr. række, og du ikke ved, hvordan du løser det, så lad os det vide. Vores supportteam hjælper gerne: Følg disse trin for at få hjælp. 

1. Opret et regneark 

Opret og mærk kolonnerne. 

Tip: Når du navngiver kolonnerne, står hvert kolonneoverskriftsnavn for en forskellig dataegenskab.

Her er nogle eksempler på navne til kolonneoverskrifter: 

• Kolonne A | Kontonavn: navnet på et firma eller en fond (en ikke-personlig konto) eller navnet på en person eller familie (en personlig konto)
• Kolonne B | Kontaktnavn: For- og efternavn på den kontaktperson, der er knyttet til kontoen.
• Kolonne C | Fornavn  
• Kolonne D | Efternavn  
• Kolonne E | Kontotype
• Kolonne F | E-mail: Der skal angives en e-mailadresse, for at kontaktpersonen kan få adgang til portalen.
• Kolonne G | Telefon
• Kolonne H | By
• Kolonne I | Kontotags: en etiket, du kan anvende til at gruppere konti
• Kolonne J | Kontakttags: en etiket, du kan anvende til at gruppere kontakter
• Kolonne K | Teammedlemmer: Teammedlemmer, som du gerne vil have tildelt automatisk under importen.

2. Udfyld rækkerne i regnearket med kontakt- og yderligere oplysninger

Dit regneark har måske allerede brugerdefinerede kolonner. Men sørg for at følge disse grundlæggende regler for at få en problemfri import:

• Hver række må kun indeholde én kontakt
• Hvis du planlægger at oprette nye konti, mens du overfører dine data, skal du sørge for, at der er en kolonne med kontonavn. Giv den navnet Kontonavn (som TaxDome kalder dataegenskaben) eller et andet navn, der passer dig. Hvis en kontakt ikke behøver at være knyttet til en konto, skal du lade rækken i kolonnen Kontonavn være tom.
• Hvis to eller flere kontakter deler den samme konto, skal du bruge det samme kontonavn i hver række for hver kontakt.
• Forskellige typer af brugerdefinerede felter understøtter forskellige tegn. Sørg for, at din felterne er udfyldt korrekt:
  • Opdel valgmuligheder med et komma eller semikolon ("," eller ";"), tegnet for brugerdefinerede felter med flere valgmuligheder.
  • Datoerne skal udfyldes i det tilsvarende format: MM/DD/YYYY eller MMM/DD/YYYY for amerikanske virksomheder og DD/MM/YYYY for ikke-amerikanske virksomheder.

Er du ikke sikker på, hvordan du opretter forskellige typer konti, f.eks. for et ægtepar, der indgiver separat årsopgørelse? Se eksempler på opsætning af kontakter til forskellige kontotyper, og tjek derefter disse tips:

• Import af flere konti med samme kontaktperson
• Import af flere kontakter med samme konto
• Import af kontakter til to konti samtidig

Import af flere konti med samme kontaktperson

Q: Hvordan indtaster jeg forskellige konti, der skal knyttes til den samme person, i regnearket? For eksempel flere virksomheder, der tilhører den samme virksomhedsejer. 

Svar: Opret en række for hver konto, og indtast derefter de samme kontaktoplysninger for hver konto i de relevante kolonner.

I regnearket nedenfor mappes kontonavn til kontonavn i TaxDome, og der oprettes fem konti under importprocessen, som hver især er knyttet til Brian Ross' kontaktoplysninger. Brian Ross kan derefter logge ind på TaxDome ved hjælp af email@example.com og skifte mellem konti. 

Import af flere kontakter med samme konto

Q: Hvordan indtaster jeg flere kontakter, der skal knyttes til den samme konto, i regnearket? For eksempel flere forretningspartnere, der ejer en virksomhed, eller en skatteyder og dennes ægtefælle.

Svar: Brug en række for hver kontakt, og skriv så det samme kontonavn for hver person i den relevante kolonne.

I regnearket nedenfor mappes Name_Business Name til Account Name i TaxDome, og der oprettes seks konti under importprocessen. Michael Douglaston er knyttet til en kontakt, Robbie Corp til tre kontakter, Smith-familien til tre kontakter, Mart Frickey til en kontakt, Solomon Deutsch til en kontakt og Chrissy Tidder til en kontakt.

Import af kontakter til to konti samtidig

Q: Hvordan indtaster jeg flere kontakter, som skal knyttes til to konti i regnearket? For eksempel børn, som skal have deres egne konti, men som stadig skal være knyttet til familiekontoen.

Svar: Brug to rækker til hver kontakt, og skift derefter kontonavn, mens kontaktoplysningerne forbliver de samme. Det kan spare dig for en del arbejde senere, da du ikke behøver at linke kontakterne manuelt.

3. Gem regnearket i CSV-format

TaxDome genkender kun regneark, der er gemt som CSV-filer. Fra menulinjen i dit regneark skal du gå til Filer og derefter vælge Gem som CS V eller Download som CSV (ordlyden kan variere afhængigt af det program, du bruger).

Microsoft Excel: I feltetGem som type skal du vælge CSV (kommasepareret). Vælg Webindstillinger i rullemenuen Værktøjer. Åbn fanen Kodning . Vælg Unicode (UTF-8) i rullemenuen Gem dette dokument som, og klik derefter på OK.

Nu hvor du har gemt dit regneark som en CSV-fil og sørget for, at den er UTF-8-kodet, er du klar til at importere dine kontakter til TaxDome.

Trin 1. Upload CSV-filen til TaxDome

Gå til Klienter > Konti, og klik derefter på Importer. Du kan også få adgang til denne knap fra siden Kontakter .

Træk og slip CSV-filen, eller klik på Gennemse for at finde den på dit skrivebord og uploade den.

Trin 2. Opretkonti ( valgfrit)

Her kan du se, hvordan du opretter konti:

1. Kortlæg kontonavnet

Vælg det kolonneoverskriftsnavn fra dit regneark, der svarer til TaxDome's egenskab Account Name. Hvis du har brugt Kontonavn som kolonneoverskriftsnavn i dit regneark, bliver det automatisk mappet til egenskaben Kontonavn på TaxDome, fordi de har samme navn.

Tip! Hvis du vil springe importen af konti over og kun importere kontakter, skal du klikke på X til højre for feltet Vælg CSV-kolonne for kontonavn.

2. Vælg kontotype

Vælg en mulighed for at angive, hvordan du vil anvende kontotypen på dine importerede kunder. Se artiklen om kontotyper for at få flere oplysninger.

Hvis Company anvendes, vil klienten have egenskaben Company name svarende til dataene i kolonnen Account Name.

3. Kortlæg kontofelter

Tilføj data fra dit regneark som brugerdefinerede felter til dine konti, tag dem eller tildel teammedlemmer. Gennemgå alle navne på kolonneoverskrifter til venstre, og vælg derefter enten Ignorer eller Synkroniser brugerdefineret felt i rullemenuen Handling. Hvis du vælger Synkroniser brugerdefineret felt, skal du vælge det brugerdefinerede felt i rullemenuen i kolonnen TaxDome kolonnen. 

• Hvis der allerede findes en konto med samme navn på TaxDome, vil den ikke blive ændret, og alle dens data vil forblive de samme. 
• Hvis et kolonneoverskriftsnavn fra regnearket ikke har en tilsvarende kontoegenskab, skal du oprette en ny ved at vælge Nyt felt i rullemenuen. Læs mere om at tilføje kontotilpassede felter under import
• Du kan også tagge dine konti her. Læs denne artikel om anvendelse af tags for at få flere oplysninger.
• Hvis du har kolonnen Teammedlemmer i dit regneark, vil de teammedlemmer, der er anført i regnearket, automatisk blive tildelt de tilsvarende klienter. 

Trin 3. Definér indstillinger (valgfrit)

I dette trin skal du anvende indstillinger i bulk på de nyligt importerede konti.

1. Forbundne kontakter

Til venstre under EMAILS kan du se egenskaben TaxDome Email . Hvis du har tilføjet brugerdefinerede e-mailfelter til dine kontakter, kan du også se dem. 

Vælg adgangsrettighederne for hver kontakt, hvis e-mailadresse er knyttet til den importerede konto. Som standard er alle adgangsrettigheder slået til: 

• LOGIN: når dette er slået til, kan kontakten bruge deres TaxDome klientportal

• NOTIFY: Når denne er slået til, modtager kontakten alle systemnotifikationer, f.eks. for beskeder, arrangører, forslag, fakturaer og e-mails sendt fra TaxDome eller via pipeline -automatiseringer og meget mere.

• EMAIL SYNC: Når dette er slået til, kan du se og svare på klientens e-mails i din egen konto. Inbox+ og se alle e-mails på deres kontos fane E-mail    

Hvis du ønsker, at klienter skal modtage en e-mailinvitation til deres TaxDome portal, skal du markere feltet Send invitationer. Hvis du vil tilføje en brugerdefineret besked, skal du skrive en i feltet Personlig besked. Hvis du ikke vil invitere dem med det samme, kan du sende en invitation senere ved at gå til fanen Konti og åbne underfanen Afventer aktivering.

2. Mærker

Hvis du allerede har oprettet nogle tags i TaxDome, kan du anvende dem på dine importerede konti her. De vil blive anvendt på alle importerede konti. Hvis du har brug for at anvende forskellige tags på forskellige konti, er det bedre at tilføje dem til regnearket på forhånd. Læs mere om at anvende tags.

3. Modtagere

Hvis teammedlemmerne ikke er anført i regnearket, tildeles nye konti til den person, der foretager importen. Eller du kan vælge yderligere teammedlemmer, som skal have adgang til alle de importerede konti. Læs mere om at tildele teammedlemmer under import.

4. Mapper og dokumenter

Hvis du bruger en brugerdefineret mappestruktur til klientdokumenter, skal du anvende mappeskabeloner i massevis på de nyoprettede konti. Læs mere om at oprette mappeskabeloner. Skabelonen Standardskatteår anvendes automatisk på nye konti, hvis du ikke vælger en mappeskabelon, du allerede har oprettet.

Trin 4. Opret kontakter

For at begynde at importere dine kontakter til TaxDome skal du gennemgå kolonneoverskrifterne fra dit regneark til venstre og derefter vælge enten Ignorer eller Synkroniser brugerdefineret felt i rullemenuen Handling. De navne på kolonneoverskrifter i dit regneark, der matcher navne på kontaktpersoner på TaxDome (f.eks. fornavn, telefon, e-mail, by), bliver automatisk mappet. 

Hvis du vælger Synkroniser brugerdefineret felt, skal du vælge kontaktfeltet i rullemenuen eller tilføje et nyt felt ved at klikke på Nyt felt. Læs mere om brugerdefinerede kontaktfelter. 

• Du kan også tagge dine kontakter her. Se denne artikel om anvendelse af tags for at få flere oplysninger.
• Du behøver ikke at parre alle navne på kolonneoverskrifter - du kan lade valget af Action-feltet være Ignore.
• Hvis du har sprunget kontokortlægning over, kan du kun importere kontakter.

Når du er færdig med kortlægningen, skal du klikke på Fortsæt. Dette påbegynder ikke importprocessen. Du vil stadig kunne vende tilbage til dette trin, hvis du har begået fejl.

Trin 5. Gennemgang 

Når du gennemgår kortlægningsresultaterne, vil du se alt dette:

• Hvilke teammedlemmer vil blive tildelt kontiene
• Hvilke tags vil blive tildelt kontiene
• Hvilke brugerdefinerede konto- og kontaktfelter vil blive oprettet
• Hvilke kontakter skal oprettes med hvilke navne og e-mailadresser?
• Hvilke konti vil blive oprettet med hvilke tilknyttede kontakter

Hvis alt ser godt ud, skal du klikke på Start import. Hvis ikke, skal du gå tilbage og foretage de nødvendige rettelser.

Nu kan du forlade siden. Importprocessen fortsætter af sig selv. Når importen er færdig, vil du modtage en e-mail. Klik på linket i meddelelsen for at gå til importresultaterne. Det vil du kunne se:

• Hvor mange kontakter blev importeret?
• Hvor mange regnearksrækker blev sprunget over?
• Hvor mange konti blev der oprettet?
• Hvor mange konti blev opdateret?
• Hvor mange brugerdefinerede felter blev oprettet

Hvis nogle rækker blev sprunget over (på grund af fejl), kan du eksportere en zippet CSV-fil, der fortæller dig hvilke og hvorfor. Årsager til oversprungne rækker omfatter tomme celler i obligatoriske kolonner (f.eks. kontaktnavne) eller celler i e-mail-kolonnen, der mangler e-mail-adresser. Nu kan du forlade siden. Processen fortsætter af sig selv. Eksportresultaterne sendes til dig via e-mail.

Hvis du har problemer med importprocessen, så lad os det vide! Vores team er altid glade for at hjælpe!

Hvem kan importere?

En virksomhedsejer og administrator kan importere kontakter og oprette konti i TaxDome. Hvis du ønsker, at teammedlemmer skal kunne importere, skal du give dem adgangsrettigheder til at administrere kontakter:

1. Gå til Indstillinger, vælg Team og planer i menulinjen, klik på de tre prikker yderst til højre for teammedlemmets navn, og klik derefter på Rediger.

2. Skift til Administrer kontakter, og klik derefter på Gem

Tip: Tjek TaxDome Academy for at tage sjove, omfattende kurser og blive en superstjerne på TaxDome .