Mappeskabeloner (grundlæggende): Opret og anvend

Mappeskabeloner strømliner processen med at lave sæt af mapper til at organisere dine kundedokumenter. Hav mappeskabeloner klar, så du hurtigt kan anvende dem på nye og eksisterende konti. Du kan endda være super proaktiv og inkludere de dokumenter og formularer, som dine kunder skal bruge i dem.

Dækket her:

Bemærk

Webinar - Håndtering af dokumenter: Udforsk sikker opbevaring og e-signaturer! Torsdag, kl. 13 EST. Tilmeld dig her

Standardskabeloner til mapper

Når du tilføjer nye konti til TaxDome (manuelt eller via import), får de automatisk en mappeskabelon med navnet Default Tax Years.

Du skal enten redigere standardmappeskabelonen eller oprette en helt ny mappe som standard, så du har den mappestruktur, du vil bruge til at organisere alle klientkontodokumenter. Både firmaejere og administratorer har adgang til at gøre dette.

Der er tre måder at håndtere standardmappeskabelonen på:

  • Rediger skabelonen Standard skatteår: Gå til Templates > Firmtemplates i venstre menulinje, åbn fanen Folders, og klik derefter på Default Tax Years. Foretag ændringer i skabelonen ved at redigere, slette og tilføje mapper og undermapper. Klik på Save & Exit , når du er færdig.
  • Opret en ny mappeskabelon, der skal bruges som standard: Gå til Indstillinger > Firmaindstillinger i venstre menulinje, og vælg derefter den skabelon, du vil bruge som standard, i afsnittet Standardmappeskabelon. Klik på Gem og afslut.

Mens du redigerer skabelonen, kan du beholde ændringerne og fortsætte redigeringen ved at klikke på Gem.

  • Opret nye konti uden standardmappeskabeloner: Gå til Indstillinger > Firmaindstillinger fra venstre menulinje, og klik derefter på x i Standard-mappeskabelon sektion. Klik på SPAR.

tip

Bemærk: En ny konto vil altid have en mappe med Klient-uploadede dokumenter på øverste niveau. Hvis du vil vide mere om synlighedsindstillinger og adgangsniveauer (hvem der kan se og/eller redigere dokumenterne i en mappe), kan du gå her.

Oprettelse af mappeskabeloner

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

Mappeskabeloner oprettes af en firmaejer, administrator eller et andet teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere skabeloner.

1. For at oprette en mappeskabelon skal du gå til Skabeloner >Firmaskabeloner fra venstre menulinje, åbne underfanen Mapper og derefter klikke på Opret skabelon.

Or access this page by adding the Apply folder template automation while creating or editing a pipeline, then clicking New template.

2. Opret derefter en mappestruktur. I vinduet Create Folder Template kan du se tre mapper på øverste niveau(Client uploaded documents, Firm docs shared with client og Private). Du kan omdøbe, redigere og slette disse og lave så mange mapper på øverste niveau, som du har brug for.

Dine valgmuligheder i vinduet Opret mappeskabelon:

  • Opret en ny mappe på øverste niveau: Klik på Opret mappe, navngiv mappen, vælg privatlivs-/adgangsniveau(Privat, Klienten kan se eller Klienten kan se og redigere), og klik derefter på Send. Læs mere om fortrolighedsniveauer her.
  • Opret en undermappe: Klik på de tre prikker til højre for mappen på øverste niveau, klik på Ny mappe, navngiv mappen, og tryk derefter på Enter på tastaturet.
  • Ændre synligheden af en mappe på øverste niveau: Klik på de tre prikker til højre for mappen, klik på Rediger, vælg privatlivs-/adgangsniveau, og klik derefter på Gem.
  • Omdøb en mappe/undermappe: Klik på de tre prikker til højre for mappen, klik på Rediger, navngiv mappen, og klik derefter på Gem.
  • Slet mapper: Klik på de tre prikker til højre for mappen og derefter på Slet.

3. Nu kan du tilføje dokumenter og formularer til mapper. Hvis du ønsker, at klienter skal have bestemte dokumenter, skal du tilføje dem til mapperne. Træk og slip dem, eller klik på Upload dokumenter. Eller upload flere dokumenter fra en mappe ved at klikke på Upload ma ppe (for detaljer om, hvordan TaxDome behandler mapper, se her).

Tilføj så mange dokumenter som nødvendigt til de forskellige mapper på øverste niveau. Tilføj f.eks. regnskabs-, bogførings- eller skatteskabeloner til mappen Privat mappe og en serviceaftale til mappen med Kunden kan se adgang.

tip

Bemærk: Dokumenter kan tilføjes til mapper af en firmaejer, administrator eller et andet teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere dokumenter.

4. Klik på Save & Exit for at gemme skabelonen og gå tilbage til skabelonlisten eller Save for at beholde dine ændringer og fortsætte med at redigere skabelonen.

Anvendelse af mappeskabeloner

Nu hvor du har lavet en mappeskabelon, hvad er så det næste?

  • For at anvende en mappeskabelon skal du være firmaejer, administrator eller teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere dokumenter.

  • Du kan anvende mappeskabeloner manuelt, når du opretter en konto, eller når du importerer en kundeliste til TaxDome.

  • Mappeskabeloner kan anvendes på både nye og eksisterende konti.

  • Når du har anvendt en mappeskabelon, kan du stadig foretage ændringer i mappestrukturen. Det gør du ved at gå til sektionen Docs eller trævisningen, mens du uploader dokumenter.

Hvad sker der, når du anvender en mappeskabelon på en konto?

  • Hvis mapperne og dokumenterne allerede findes på klientkontoen, vil de ikke blive duplikeret, hvis en mappeskabelon har dem.
  • Hvis der er mapper og dokumenter i klientkontoen, som mangler i skabelonen, forbliver de på plads.
  • Hvis der er mapper og dokumenter i skabelonen, som mangler på klientkontoen, bliver de oprettet.
  • Hvis du udfører flere tjenester for den samme klient, kan du anvende flere skabeloner én efter én, og de mapper og dokumenter, der mangler i klientkontoprofilen, oprettes.

Der er flere måder at anvende mappeskabeloner på:

Anvend en mappeskabelon på en konto

1. Åbn fanen Dokumenter på klientkontoens side Dokumenter, og klik derefter på Anvend mappeskabelon.

2. Klik i feltet Folder Template for at vælge en skabelon fra drop-down-menuen (f.eks. New Clients), og klik derefter på Apply for at ændre mappestrukturen for den valgte konto.

Anvend en mappeskabelon på flere konti

1. Gå til Klienter > Konti fra venstre menulinje, marker afkrydsningsfelterne for de konti, du vil anvende mappeskabelonen på, klik på de tre prikker til venstre for Flere handlinger i menulinjen, og klik derefter på Anvend mappeskabelon.

2. Add more accounts if needed by typing a name, ID or email address into the search field.

3. Klik i feltet Folder Template for at vælge en af skabelonerne fra drop-down-menuen (f.eks. New Clients), og klik derefter på Apply for at ændre mappestrukturen for de valgte konti.

Anvend mappeskabeloner på konti via automatisering

Folder templates can be added by using automations inside a pipeline. This way, when a job for a client moves to a new stage in the pipeline, a new folder structure is automatically applied to their account. Here’s how:

1. Go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, then click on the pipeline name or Create Pipeline.

2. Vælg det trin, som du vil tilføje automatiseringen til, klik på linket Tilføj automatiseringer, og vælg derefter Anvend mappeskabelon i rullemenuen.

3. Click inside the Apply folder template field, select the template in the menu, then click Save to keep your changes. Once the automation is added, you’ll see it by going to the pipeline page and clicking the automation icon above the stage.

Når et job flyttes til et stadie med en Apply folder template-automatisering, vises en pop-up, der viser, at automatiseringen er ved at blive udløst. Hvis du ikke ønsker, at mapper skal oprettes automatisk, skal du fravælge handlingen og derefter klikke på Flyt.

Anvend mappeskabeloner på nye konti

Du kan anvende en brugerdefineret mappeskabelon, når du opretter nye konti manuelt eller via import.

Hvis du ønsker, at en bestemt skabelon skal anvendes automatisk, skal du indstille den som standard. På den måde vil den blive anvendt på alle nye konti, der oprettes manuelt eller via import.

Redigering af mappeskabeloner (tilføjelse af en undermappe til nyt skatteår osv.)

Du kan finde flere nyttige vejledningsvideoer ved at besøge TaxDome Academy, vores gratis online knudepunkt for
Se og lær alt hvad du behøver at vide om TaxDome.

1. For at foretage ændringer i en skabelon skal du gå til Skabeloner > Firmaskabeloner i venstre menulinje. Naviger til Folders, og klik derefter på mappeskabelonens navn.

2. Foretag ændringer i mappeskabelonen, og klik på Save & Exit. Du kan tilføje eller slette mapper på enhver af de tre placeringer(Privat, Firmadokumenter delt med klient og Klientuploadededokumenter ).

tip

Bemærk: De ændringer, du foretager i en mappeskabelon, vil ikke blive afspejlet andre steder. Du bliver nødt til at anvende den opdaterede skabelon på klientkontoprofilen for at se ændringerne. Og tidligere oprettede mapper vil ikke blive slettet.

Sletning af mappeskabeloner

Fjern en mappeskabelon, hvis du ikke længere har brug for den: Klik på de tre prikker længst til højre for mappeskabelonens navn, vælg Slet i rullemenuen, og klik derefter på Slet for at bekræfte. Alle mappestrukturer, der er oprettet til dine konti med denne skabelon, vil blive bevaret.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler