Chats (grundlæggende): Vis, udskriv, arkiver, slet

TaxDome giver dig masser af værktøjer til at administrere og holde styr på dine kunders beskeder. Du kan se alle svar på én gang eller kun fra én kunde. Du kan også arkivere dine chats, genåbne og slette dem, finde ud af, hvornår en kunde har modtaget en besked og meget mere.

Dækket her:

Svar på kundebeskeder

Teammedlemmerne modtager en e-mail og en notifikation i deres Inbox+ når en af deres tildelte klienter opretter en ny chattråd, svarer på en chat eller ændrer en opgave. 

Hver gang nogen svarer på en tråd, opdateres Inbox+ notifikationen opdateret; der vises kun én notifikation pr. chattråd. Når der er en ny besked i en tråd, opdateres notifikationen og flyttes til toppen. (Her er mere om notifikationer).

Hvis du vil se den seneste besked og svare på den, skal du klikke på trådens navn eller linket Gå til....

tip

Bemærk: Skift dine notifikationsindstillinger, når du har brug for det.

Se og svar på en kundes chat ved at gå til fanen Kommunikation på deres konto. På sker alt i realtid, ligesom med DM'er. Klik på en tråd for at se den.

Inde i chattrådene:

  • Kommuniker med kunderne ved at skrive i chatfeltet
  • Send en besked ved at trykke ctrl + enter på Windows eller cmd + enter på en Mac
  • Se og download klient-uploadede filer
  • Tilføj, se, download og slet firma-uploadede filer
  • Tilføj, gennemgå og afkryds klientopgaver

Når du modtager et svar fra en klient, hvis konto omfatter andre brugere - to eller flere kontakter, der har slået Login til- ved dualtid, hvem der svarer i chattråden, da kontaktens navn vises som forfatter.

Se alle chats for en kundekonto

Hvis du vil se alle chattråde for en klientkonto, skal du gå til Klienter, vælge kontoen og derefter åbne fanen Kommunikation . Cirklen til højre for fanen Kommunikation viser, hvor mange ulæste chats og SMS-beskeder en konto har. Den grønne prik på fanen Chats viser ulæste tråde under den.

Alle chats for klientkontoen er sorteret kronologisk efter det seneste svar på siden Chats . Der er også en side til kommunikation via SMS.

Dette er, hvad du har inde på Chats-siden:

  1. Ulæste og læste sektioner. Tråde med ulæste beskeder er placeret øverst. En tråd er læst, hvis mindst ét medlem af firmaet har læst alle beskederne i den. Når du har læst alle beskederne, forsvinder sektionsnavnene. 
  2. Status og forfatter. Tråde med ulæste beskeder er markeret med et grønt papirfly-ikon og en prik, mens læste tråde er markeret med et lilla papirfly-ikon, og arkiverede er markeret med et gråt. Du kan også se navnet på den person, der har sendt den seneste besked i en tråd.
  3. Emne og svartid. Viser indholdet af den seneste besked og dato/klokkeslæt for afsendelse, hvis der er vedhæftede dokumenter, og hvis der er klientopgaver i en tråd.
  4. Klientens opgaver status. Viser, hvor mange opgaver i tråden der er fuldført ud af det samlede antal opgaver. Antallet af uafsluttede opgaver er fremhævet med blåt og de afsluttede med gråt.
  5. Filter. Filtrer chattråde efter tidsinterval, afslutning af klientopgaver eller tråd status (se nedenfor).

Filtrering af chattråde

Du kan filtrere dine chattråde for en klientkonto ved kun at vise dem, der er relevante. For eksempel kan filtrering give dig mulighed for hurtigt at finde alle tråde med uafsluttede klientopgaver eller dem, der er blevet arkiveret. Der er tre måder at filtrere på:

  • Tidsinterval: Se chattråde med svar eller klientopgaver oprettet i et bestemt tidsinterval.
  • Klientopgaver: Se chattråde med uafsluttede eller afsluttede klientopgaver, eller vælg Alle for kun at se tråde med klientopgaver.
  • Status: se kun chattråde med Aktiv eller Arkiveret status kun.

For at filtrere en liste skal du klikke på FILTER i øverste højre hjørne, vælge de filtre, du ønsker, og derefter klikke på ANVEND. Du kan anvende så få eller så mange filtre, som du har brug for. 

Når du har anvendt dine valgte filtre, bliver listen indsnævret tilsvarende. De valgte filtre vises øverst på siden Filter . Du kan nemt ændre filtrene ved at tilføje eller slette nogle af dem; ellers kan du klikke på RESET for at slette dem alle og starte på en frisk. (Her er mere om at anvende filtre).

Linkning af chattråde til jobs

For at linke et nyt job skal du gå til fanen Linkede job i en tråd og klikke på + Link til job, vælge et eller flere job ved at klikke på afkrydsningsfelterne til venstre og derefter klikke på Gem. Brug søgefeltet til at finde et bestemt job, eller klik på pilene op-ned for at sortere job efter navn eller pipelines.

Alle sammenkædede job vises på fanen Sammenkædede job. Klik på X til højre for jobnavnet for at fjerne linket, eller klik på jobnavnet for at se detaljerne på en ny side.

Redigering af dine beskeder

En virksomhedsejer og en medarbejder kan redigere beskeder, de har sendt inden for de sidste 24 timer. Så hvis du har brug for at foretage ændringer i en besked:

1. Åbn en chattråd.

2. Klik på de tre prikker til højre for beskeden, og vælg derefter Rediger.

3. Foretag de nødvendige ændringer i tekstfeltet, og tryk derefter på ✔ for at beholde ændringerne eller X for at forkaste dem.

Bemærk

Bemærk! Redigering af beskeder er ikke tilgængelig for dine klienter. Du kan heller ikke redigere beskeder sendt af andre.

Sletning af dine beskeder

Kun en virksomhedsejer og en administrator kan slette deres egne beskeder. Sådan gør du:

  1. Åbn en chattråd
  2. Klik på de tre prikker til højre for beskeden, og vælg derefter Slet.

Bemærk

Bemærk! Hvis du sletter en besked med vedhæftede dokumenter, fjernes disse dokumenter også fra fanen Dokumenter i chattråden.

Se, hvilke beskeder der er blevet modtaget og læst

Der vises grå eller grønne flueben ud for hver besked, du eller et af teammedlemmerne har sendt. Alle teammedlemmer kan altid se, om beskeden fra firmaet er blevet læst af en kunde, uanset hvem der har sendt den.

Her er, hvad fluebenene betyder:

Beskeden blev sendt med succes.

Kunden har læst beskeden. Hvis der er flere brugere knyttet til klientkontoen, viser grønne flueben, at mindst én har læst beskeden.

As for the client, they don't see if you have read their messages. Therefore, you don't need to feel pressured to respond immediately, lest they think you're ignoring them. 

Filtrer din kontoliste for at se, hvilke kunder der har åbne spørgsmål eller ulæste beskeder:

  1. Gå til Klienter, og klik derefter på Filter.
  2. Vælg Chats i rullemenuen, og marker den mulighed, du foretrækker:
  • Aktiv: alle konti med aktive chattråde.
  • Ulæst: alle konti med ulæste chattråde.
  • Arkiveret: alle konti med arkiverede chattråde.

Udskrivning af chats

For at udskrive en chattråd skal du klikke på de tre prikker længst oppe til højre i chatvinduet og derefter vælge Udskriv fra rullemenuen.

Arkivering og genåbning af chattråde

Når du har modtaget alle de oplysninger, du har brug for fra en klient i en chattråd, skal du arkivere eller slette den for at undgå rod. Når du arkiverer en chattråd, har du stadig adgang til den. Men hvis den stadig har uafsluttede opgaver, vil kunderne ikke kunne se dem på deres dashboard.

For at arkivere chattråde skal du klikke på de tre prikker længst oppe til højre, klikke på Arkiv og derefter klikke på Ja i pop op-vinduet Arkiver chat.

Arkiverede chattråde vises på siden Chats sammen med aktive tråde. De forbliver synlige for klienter og er markeret med et gråt papirfly-ikon og etiketten Arkiveret øverst i tråden. Du kan dog filtrere din side, så arkiverede tråde ikke vises.

Hvis du arkiverer en chattråd, men senere opdager, at du har brug for den, skal du åbne den igen.

  1. Gå til siden Chats på fanen Kommunikation for klientkontoen.
  2. Klik på knappen Filter længst til højre på siden, vælg Archive fra sektionen Status sektionen og klik på Anvend.
  3. Åbn chattråden, klik på de tre prikker yderst til højre for chatten, og klik derefter påGenåbning.

Arkiverede chats bliver automatisk aktive, når følgende handlinger udføres i tråden (enten af firmaet eller en klient):

Sletning af chattråde

I modsætning til arkiverede beskedtråde kan slettede ikke gendannes. For at fjerne en chattråd permanent:

1. Klik på de tre prikker yderst til højre for beskedtråden, og klik derefter på Slet.

2. Klik på Slet i bekræftelsesvinduet for sletning.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for feedbacken Der var et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os

Relaterede artikler