Tilbagevendende fakturaer (Basic): Opret og anvend skabeloner

Skabeloner til tilbagevendende fakturaer er en god måde at forenkle og optimere dine faktureringsprocedurer på. Ved at oprette en tilbagevendende faktura kan du automatisere faktureringsprocessen for regelmæssige abonnementsbetalinger med betalingsgodkendelse, hvilket sparer dig tid og kræfter. Derudover sikrer tilbagevendende fakturaer konsistens og ensartethed på tværs af alle kundeinteraktioner, hvilket reducerer risikoen for fejl og forvirring. Her viser vi, hvordan du opretter dem.

snart

Kommer snart! Du vil også kunne bruge tilbagevendende fakturaskabeloner til automatiseringer.

Dækket her:

Oprettelse af tilbagevendende fakturaskabeloner

En tilbagevendende fakturaskabelon kan oprettes af en virksomhedsejer, en administrator eller et teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere skabeloner.

For at oprette en tilbagevendende fakturaskabelon skal du gå til Skabeloner >Firmaskabeloner i menuen til venstre og derefter Tilbagevendende fakturaer. Klik derefter på Opret skabelon.

Nedenfor kan du læse mere om alle de muligheder (1-18), du har i vinduet Opret skabelon til tilbagevendende fakturaer:

1. Skabelonens navn: Det er det, du ser, når du vælger skabelonen.

2. Vælg en betalingsmetode: Det er sådan, du ønsker, at dine fakturaer skal betales (enten med kreditkort, bankopkrævning eller begge dele). Vi understøtter en række betalingsmetoder. Når standardbetalingsudbyderen er deaktiveret, ændres betalingsmetoden til kreditkort for alle tilbagevendende fakturaskabeloner.

3, 4. Begynder på: Dette er, hvornår den første faktura vil blive sendt til kunden, efter at de har accepteret gentagelsen. Det kan være ved accept (kun for tilbagevendende fakturaer med betalingsgodkendelse) eller på en bestemt dato. Hvis der vælges en specifik dato, skal du vælge den under Første fakturadato.

5, 6. Gentagelse(r): Her kan du vælge den periode, hvor fakturaen skal gentages, og indstille antallet af fakturaer, der skal sendes inden for rammerne af den tilbagevendende faktura.

7. Teammedlem: Vælg det teammedlem, der skal modtage betalingerne (som standard er det den person, der opretter fakturaen, der modtager den).

8. Navn: Navnet på den tilbagevendende faktura (f.eks. Bogføring 2023 eller Finansiel planlægning 2024). Kunden vil kun se det for tilbagevendende fakturaer med betalingsgodkendelse.

9. Beskrivelse: Tilføj en beskrivelse af, hvad der er inkluderet i fakturaen (valgfrit).

10. Tilføj kortkode: Inkluder dynamiske data for at individualisere dine fakturaer. Du kan bruge konto shortcodes baseret på brugerdefinerede felter og dato shortcodes. Her er mere om shortcodes.

11. Godkendelse af betaling: Du har to muligheder her:
  • Automatisk betaling: Når kunden har accepteret vilkårene for tilbagevendende fakturaer, udstedes der fakturaer i henhold til din tidsplan, og kundens kort/bankkonto debiteres automatisk. Tilgængelig for Stripe kun for.
  • Manuel betaling af faktura: Fakt uraer udstedes og sendes til kunden i henhold til din tidsplan, men de skal betale dem hver gang manuelt.

Læs mere om typer af betalingstilladelser her.

12. Send faktura til kunden via e-mail: Slå dette til, og tilføj en brugerdefineret besked, hvis du ønsker, at kunden skal have besked via e-mail om en tilbagevendende faktura med automatisk betaling. Ellers vil de kun modtage en meddelelse i deres portal.

13. QuickBooks-indstillinger: Vælg den placering, hvor fakturaen skal sendes til QuickBooks. Kunderne vil ikke se dette felt.

14. Linjeposter: Specificer de ydelser, der er udført på hver faktura i gentagelsen, samt eventuelle rabatter. 

  • Linjepost: Klik på Varelinje, og vælg derefter enten en eksisterende tjeneste eller opret en ny. Udfyld feltet Pris , indstil antallet for hver ydelse og skattesatsen (mere om skattesatser), og tilføj en beskrivelse (valgfrit). Vælg den klasse, der skal sendes til QuickBooks (kunderne ser ikke dette felt).
  • Rabat: For at tilføje en varelinje skal du klikke på Rabat og derefter udfylde feltet Sats . 

Du kan også redigere de samme felter på varelinjen fra siden Rediger vare ved at klikke på de tre prikker til højre for varelinjen, vælge Rediger og derefter klikke på Gem.

15. Oversigt: Her kan du se beløbet for hver betaling.

  • Subtotal: Summen af de leverede ydelser for hver faktura, før skat. Dette udfyldes automatisk, når varelinjerne er blevet tilføjet. Du kan også indtaste summen manuelt, hvis du ikke ønsker at tilføje varelinjer.
  • Skattesats: Når der er tilføjet moms, afspejles det i det samlede beløb (mere om at tilføje moms).

16. Betalingsplan: Gennemgå datoerne for, hvornår hver af fakturaerne skal sendes. 

17. Hver betaling, Fakturabeløb, I alt: Gennemgå de vigtigste indstillinger for den tilbagevendende faktura: hvor mange betalinger du forventer, beløbet for hver betaling og det samlede beløb.

18. Gem og afslut, Gem og Annuller: Klik på Save & Exit for at gemme skabelonen og gå tilbage til listen over skabeloner, Save for at beholde dine ændringer og fortsætte med at redigere skabelonen eller Cancel for at afslutte uden at gemme.

Anvendelse af tilbagevendende fakturaskabeloner

Skabeloner til tilbagevendende fakturaer kan enten bruges til at oprette tilbagevendende fakturaer eller til at oprette tilbud.

Sådan gør du:

1. Opret en ny faktura, eller tilføj en faktura til forslaget.

2. Indstil fakturatypen til Tilbagevendende.

3. Klik på listen Fakturaskabelon for at udvide den, vælg derefter en skabelon, og fortsæt med at konfigurere den tilbagevendende faktura. Du kan nu foretage ændringer af beløb, skattesats osv.

tip

Bemærk: Ændringer, du foretager i fakturaer, påvirker ikke den skabelon, der er brugt til at lave den.

Redigering af skabeloner til tilbagevendende fakturaer

Følg disse trin for at foretage ændringer i en skabelon til tilbagevendende fakturaer:

1. Gå til Skabeloner >Firmaskabeloner i venstre menulinje, og vælg derefter Tilbagevendende faktura er. Klik derefter på navnet på den tilbagevendende fakturaskabelon på listen.

2. Foretag ændringer i den tilbagevendende fakturaskabelon, og klik derefter på Gem og afslut.

Duplikering af tilbagevendende fakturaskabeloner

Hvis du vil oprette en ny tilbagevendende fakturaskabelon ud fra en eksisterende, skal du klikke på de tre prikker yderst til højre for den tilbagevendende fakturaskabelon og derefter vælge Dupliker i rullemenuen. Kopien af den tilbagevendende fakturaskabelon gemmes med et suffiks (f.eks. Form1040 (2)).

Sletning af tilbagevendende fakturaskabeloner

Hvis du vil fjerne en tilbagevendende fakturaskabelon helt, skal du klikke på de tre prikker yderst til højre for navnet på den tilbagevendende fakturaskabelon, vælge Slet i rullemenuen og derefter klikke på Slet igen for at bekræfte.

Din liste over skabeloner til tilbagevendende fakturaer

TaxDome giver dig mulighed for nemt at spore dine tilbagevendende fakturaskabeloner, så du altid kan finde dem hurtigt og nemt. For at få et samlet billede af dine tilbagevendende fakturaskabeloner skal du gå til Skabeloner >Firmaskabeloner i menuen til venstre og derefter Tilbagevendende fakturaer.

Hele listen over skabeloner til tilbagevendende fakturaer er tilgængelig for en virksomhedsejer og administrator eller ethvert teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere skabeloner. Ellers vil denne side ikke være tilgængelig.

Siden med tilbagevendende fakturaer kan tilpasses fuldt ud (se nedenfor). Her kan du have kolonner til:

  • Navn: Det er det, du ser, når du vælger skabelonen.
  • Beskrivelse: Beskrivelsen af, hvad der er inkluderet i fakturaen.
  • Betalingstilladelse: om betalingerne skal behandles automatisk eller ej.
  • Kontrolelementer: om der skal vises kontrolelementer for at åbne rullemenuen med redigerings-, duplikerings- og sletningsmuligheder.

Kolonnenavne er synlige hele tiden, mens du scroller. Du kan også klikke på op-ned-pilen ved siden af overskriften på den kolonne, du vil sortere.

Listen over skabeloner til tilbagevendende fakturaer kan tilpasses på forskellige måder. Du kan ændre størrelse, aktivere, deaktivere og flytte kolonner efter eget ønske. For at tilpasse kolonnerne skal du klikke og holde på skillelinjen mellem kolonnernes navne og ændre størrelsen ved at bevæge musen.

Klik på tandhjulsikonet øverst til højre i tabellen for at indstille de kolonner, du vil have vist i afsnittet med listen over skabeloner til tilbagevendende fakturaer.

Du kan aktivere, deaktivere eller flytte de kolonner, du ønsker. Når du har klikket på Anvend, bliver tabellen genopbygget med nye kolonner.

Hvis du klikker på Nulstil, vises alle kolonner.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for din feedback Der opstod et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os på