CRM (Avanceret): Flet dublerede kontakter
Kontakter betragtes som dubletter, når du har mere end én kontakt med samme e-mailadresse, telefonnummer og navn, og der ikke er modstridende felter mellem dem. Hvis du ender med dubletter, skal du flette dem enten automatisk eller manuelt. Hvis du fletter to eller flere kontakter, der er knyttet til forskellige konti, vil den resulterende kontakt stadig være knyttet til disse konti.
Dækket her:
- Hvilke kontakter er markeret som dubletter?
- Sådan opdaterer du bedst kontaktoplysninger med yderligere import
- Sådan fletter du duplikerede kontakter automatisk sammen
- Sådan fletter du duplikerede kontakter manuelt
Hvilke kontakter er markeret som dubletter?
Kontakter betragtes som dubletter, når de udfyldte felter alle indeholder de samme data. Kontakter markeres stadig som dubletter, når en eller flere har færre udfyldte felter, så længe alle de angivne data matcher.
I eksemplet nedenfor ville de to kontakter ikke blive markeret som dubletter markeret som dubletter, fordi deres data ikke stemmer helt overens.
Kontakt 1:
Fornavn: Bob
Efternavn: Smith
Kontaktnavn: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555
Kontakt 2:
Fornavn: Bob
Efternavn: Smith
Kontaktnavn: Bob Smith
Telefon: (444) 444-4444
Fornavn: SAMME
Efternavn: SAME
Kontaktnavn: SAME
Telefon: FORSKELLIG
I eksemplet nedenfor vil de to kontakter blive markeret som dubletter, fordi alle deres tilgængelige data matcher, selvom den første har færre.
Kontakt 1:
Fornavn: Bob
Efternavn: Smith
Kontaktnavn: Bob Smith
Telefon: (555) 555-5555
Kontakt 2:
Fornavn: Bob
Efternavn: Smith
Kontaktnavn: Bob Smith
Phone: (555) 555-555
DOB: 8/1/1955
Address: 123 Main St.
Telefon 2: (995) 222-444
Bedste tidspunkt at ringe: 8 p.m.
Fornavn: SAME
Efternavn: SAME
Kontaktnavn: SAME
Telefon: SAME
DOB: MISSING FOR CONTACT 2
Adresse: MANGLER FOR KONTAKT 2
Telefon 2: MISSING FOR CONTACT 2
Bedste tidspunkt at ringe på: MANGLER FOR KONTAKT 2
Selvom der mangler nogle data for kontakt 2, matcher alle tilgængelige data kontakt 1, så de er markeret som dubletter.
Sådan opdaterer du bedst kontaktoplysninger med yderligere import
Hvis du gerne vil opdatere dine kontaktoplysninger med en ny import, skal du følge disse retningslinjer:
- Eksporter dine eksisterende kontakter. Find detaljerne for almindeligt anvendte programmer her.
- Tilføj eventuelle ekstra kolonner til dit regneark med oplysninger, du gerne vil have med (f.eks. fødselsdato, adresse, telefon 2 eller bedste tidspunkt at ringe på).
- Du må ikke ændre de eksisterende kolonner. Se Hvilke kontakter er markeret som dubletter ovenfor for at se, hvilke kontakter der ikke vil blive flettet sammen.
- Importer dine kontakter som beskrevet her. Kortlæg felter nøjagtigt som du gjorde før, plus tilføj de nye.
- Når du kommer til trinnet "linking-accounts", skal du ikke vælge nogen felter, hvis du ikke ønsker at linke kontakter til konti.
- Når importen er færdig, vil du se en duplikatrapport.
- Klik på knappen FUSIONER DUPLIKATER.
- Hvis de nye kontakter er nøjagtig de samme som de gamle - men med ekstra felter tilføjet - vil de blive fusioneret.
Sådan fletter du duplikerede kontakter automatisk sammen
At fusionere dem alle på én gang:
Gå til sektionen Klienter , åbn fanen Kontakter, og klik derefter på knappen FUSIONER AF DUPLIKATER. Knappen MERGE DUPLICATES vises kun, hvis TaxDome har fundet duplikater (dine kontakter scannes hver time for duplikater).
At fusionere dem én efter én:
1. Gå til Clients, åbn fanen Contacts, og klik derefter på en kontakts navn på listen. Hvis TaxDome finder en duplikat for en kontakt, vises afsnittet Duplikater nederst i højre skydevindue.
2. Klik på parentes-pil-ikonet til højre for duplikatets navn for at flette det. Alle felter fra en duplikatliste kopieres til hovedkontakten, og den ekstra liste slettes.
Vær opmærksom! Når du fletter på denne måde, må dubletterne ikke have modstridende felter, for så mister du data.
Sådan fletter du duplikerede kontakter manuelt
Hvis dine kontakter har modstridende felter, men du stadig betragter dem som dubletter, kan du flette dem manuelt.
Bemærk:
- Hvis nogle af duplikaternes matchende felter indeholder data, skal du vælge de data, du vil beholde for den resulterende kontakt.
- Hvis duplikaternes matchende felter indeholder forskellige data, skal du vælge de data, du vil beholde for den resulterende kontakt.
For eksempel: Der er tre kontakter for den samme person. I feltet Fornavn står der "Mike" på den første, "Michael" på den anden og "M" på den tredje. Vælg det fornavn, du foretrækker til den flettede kontakt. Når du gemmer den, slettes de andre. - Hvis nogen af kontakterne er knyttet til en eller flere kundekonti, er den resulterende kontakt stadig knyttet.
- Når du fletter kontakter med forskellige værdier i brugerdefinerede dropdown-felter med flere valg, kan du vælge, hvilke data der skal bevares: værdien for en af kontiene eller en samling af alle værdier.
- Når kontakter er blevet flettet, kan de ikke flettes igen. Du kan dog altid oprette en ny kontakt.
Sådan fletter du kontakter manuelt:
1. Gå til Klienter, åbn fanen Kontakter , og marker derefter afkrydsningsfelterne til venstre for de kontakter, du vil flette.
2. Klik på linket Merge selected.
3. Du vil se felterne til personens kontaktoplysninger. Gennemgå omhyggeligt hvert felt ved at klikke på det og vælge de oplysninger, du vil beholde.
4. Klik derefter på GEM.
