Opgaver (grundlæggende): Opret opgaver og to-dos

Vores Tasks-funktion hjælper dig med at administrere dine to-dos, så alle - inklusive dig selv - holder sig til sagen, hvilket er afgørende for enhver skattepraksis. Med Tasks ved du ikke kun, hvad der er næste punkt på din dagsorden, men også hvad resten af dit team er i gang med. Desuden kan du automatisere opgaver i pipelines; på den måde genereres de automatisk, præcis når du har brug for dem.

Dækket her:

Bemærk

Webinar - Workflow automatisering: Optimer dine interne processer! Tirsdag kl. 13.00 EST. Tilmeld dig her

Oprettelse af opgaver

På TaxDome ser vi opgaver som trin, du skal tage for at fuldføre et job. Et job kan omfatte en række forskellige opgaver for både dit team og kunden - beskeder, fakturaer, tidsregistreringer, forslag osv. Læs mere om forskellen mellem vores funktioner Pipelines, Jobs og Tasks.

Fordi der er så mange bevægelige dele i en skattepraksis, har vi designet et system, hvor du kan automatisere opgaver i din pipelines. På denne måde genereres opgaverne automatisk, når et job bevæger sig fra fase til fase inden for en pipeline. Og hvis du vil oprette en opgave manuelt, kan du også linke den til et bestemt job. Der er masser af fleksibilitet!

Opgaver kan oprettes af en virksomhedsejer, administrator eller enhver medarbejder, der har fået adgang til kontoen eller adgangsrettigheder til at se alle kon ti.

Du kan oprette opgaver på flere måder:

Lav en selvstændig opgave

Følg disse trin for at oprette en enkelt opgave:

1. Klik på knappen NEW øverst til venstre, og vælg derefter Task i slide-out'en.

2. Indtast navnet på opgaven i det ønskede felt.

3. Så er det nu! Klik på knappen Opret opgave.

Lav en opgave til flere klienter

Hvis du har brug for at oprette den samme opgave til en masse forskellige kunder, kan du bruge vores bulkfunktion:

1. Gå til Klienter > Konti, marker afkrydsningsfelterne ud for klientkontiene, klik derefter på Flere handlinger, og vælg Opret opgave i rullemenuen.

2. Indtast navnet på opgaven (f.eks. Forbered 1040) i det ønskede felt.

3. Så er det nu! Klik på knappen Opret opgave.

Tilføj detaljer til en opgave

Tilføj flere detaljer til opgaven, hvis det er nødvendigt. Du kan...

1. Konto(er). Tilføj en klientkonto, eller lad feltet Klient være tomt, hvis opgaven ikke er til en bestemt klient.

2. Job. Hvis du kun har valgt en konto i det foregående trin, kan du vælge et job, som du gerne vil knytte opgaven til. En opgave kan kun knyttes til ét job.

3. Skabelon. Udfyld opgaven med en af dine tidligere gemte skabeloner. Klik på listen Skabelon for at vælge en skabelon (læs mere om opgaveskabeloner her).

4. Modtager(e). Tildel opgaven til et teammedlem eller flere, hvis projektet kræver mere end én. Når du tildeler en opgave, bliver den automatisk synlig for de tildelte teammedlemmer. Læs mere om modtagere i artiklen.

5. Prioritet. Vælg prioriteringsniveau: LOW, HIGH, MEDIUM eller URGENT. Standardprioriteten er MEDIUM.

6. Opgavens navn. Dette felt skal udfyldes, og det vil være det navn, du ser i opgavelisten og i jobbet.

7. Status. Statusser hjælper dig med at holde styr på, hvilken fase en opgave er i. Når opgaven er afsluttet, kan du eller det tildelte teammedlem ændre status status til AFSLUTTET.

8. Beskrivelse. Brug beskrivelsen til at dokumentere aktuelle fremskridt eller åbne emner. På den måde kan du, når du åbner opgavelisten, se, hvilken form opgaverne er i. Du kan bruge tekstformatering, emoji, bullets, nummererede lister og også indsætte links. Du kan også nævne dine teammedlemmer, så de får besked om opgaven, uden at du behøver at tildele dem den.

9. Tags. Disse hjælper med at kategorisere og sortere dine opgaver. Læs mere under Brug af konto- og opgavemærker.

10. Startdato, forfaldsdato. Det er valgfrit at angive datoer, men det kan være et nyttigt tidsstyringsværktøj. Du modtager en e-mailpåmindelse tre dage før opgavens forfaldsdato. Og du kan se, hvilke opgaver der er forfaldne, ved hjælp af udråbstegnet ved siden af deres navn på opgavelisten.

11. Gentag. Få din opgave til at gentage sig automatisk (se hvordan her). Lav f.eks. en "Glem ikke at betale elregningen!"-opgave til dig selv. Du kan stadig indstille en opgave til at gentage sig hver måned, men du får endnu mere ud af at indarbejde opgaver i jobs (se Automatisering af opgaver i Pipelines ).

12. Link kontonoter. Link kontonoter, der kan hjælpe dine holdkammerater med at udføre opgaven. Når noten er linket, kan du se den under Kontonoter. (se detaljer i artiklen).

13. Vedhæft dokumenter. Din opgave kan indeholde dokumenter, som du eller andre teammedlemmer skal arbejde med (se nedenfor).

14. Delopgaver. Din opgave kan indeholde mindre to-dos (detaljer nedenfor).

15. Kommentarer. Skriv nyttige påmindelser om opgaven. Slet den, når den ikke længere er relevant.

Lav en opgave ud fra en e-mail

Det kan være, at du gerne vil oprette en opgave ud fra en e-mail, du har modtaget fra en kunde. Dette gøres nemt fra dit Inbox+ meddelelsescenter. Se her, hvordan du gør:

1. Fra siden Inbox+ siden skal du klikke på e-mail-meddelelseslinjen for at udvide den og derefter klikke på linket Opret opgave. Hvis e-mailadressen er knyttet til flere konti, kan du vælge den, du vil have.

2. Siden Opret opgave åbnes. Felterne vil allerede være udfyldt fra klientens e-mail:

  • Klient: den klient, der har sendt e-mailen.
  • Opgavens navn: e-mailens emnelinje.
  • Beskrivelse: e-mailens brødtekst.

3. Klik på knappen Opret opgave for at gemme opgaven. Når opgaven er oprettet, flyttes notifikationen automatisk til fanen Arkiveret på Inbox+.

Automatiser opgaver i en pipeline

For at finde ud af, hvordan du automatiserer opgaver i pipelines, skal du gå ind på siden Tasks in Jobs.

Oprettelse af underopgaver

En opgave kan have underopgaver. De ligner to-do-tjeklister. Dine delopgaver skal udføres, for at den overordnede opgave kan blive færdig. Du tilføjer underopgaver, når du opretter eller redigerer en opgave.

1. Når du slår underopgaver til, vises en afkrydsningsboks med et felt til en opgave. Udfyld navnet på underopgaven eller opgaven.

2. Klik på Tilføj underopgave for at oprette flere punkter på tjeklisten.

3. Klik på CREATE TASK eller SAVE for at beholde dine ændringer.

Når en delopgave er afsluttet, kan du sætte kryds i boksen ved siden af den.

Du kan se antallet af afsluttede delopgaver og det samlede antal resterende delopgaver i kolonnenSUBTASKS på opgavelisten.

Tilføjelse af filer til opgaver

Du skal bruge en mappe med privat adgangsniveau for at vedhæfte filer til en opgave for en bestemt klient (du kan ikke gøre det for mere end én klient ad gangen).

  • Hvis du vil vedhæfte filer fra dit skrivebord, skal du klikke på ATTACH DOCUMENTS, vælge From My Computer og derefter finde de filer, du vil uploade. Du kan uploade PDF'er, Word-filer, Excel-filer eller billeder. Du kan få flere oplysninger her. De filer, der er knyttet til opgaver, gemmes i den valgte mappe under fanen Dokumenter i underfanen Privat .
  • Hvis du vil vedhæfte filer fra TaxDome, skal du klikke på ATTACH DOCUMENTS, vælge From TaxDome og derefter klikke på mappen og vælge filerne. Du kan tilføje alle filer, der allerede er uploadet til TaxDome.

Oprettelse af tilbagevendende opgaver


Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

Tilbagevendende opgaver er dem, du udfører regelmæssigt: For eksempel at ringe til en kunde en gang om ugen, tjekke posten hver tredje dag, udarbejde visse skatteformularer hvert år.

Når du opretter en tilbagevendende opgave, kopieres følgende attributter fra den første opgave:

  • Navnet på klienten
  • Navnet på opgaven
  • Beskrivelsen af opgaven
  • Opgavens tags
  • Opgavens historie
  • De ansvarlige for opgaven
  • Underopgaverne (med alle afkrydsningsfelter fjernet)
  • Gentagelsesplanen (antal valgte gentagelser minus én)
tip

Bemærk! StatusKommentarer og vedhæftede filer kopieres ikke fra den første opgave.

For at oprette en tilbagevendende opgave skal du følge de samme trin som ved oprettelse af en opgave - men slå Gentag til. Så kan du oprette en opgaveskema.

1. Vælg, hvor ofte opgaven skal gentages. Som standard gentages en opgave en gang om ugen. Den kan gentages hver x antal dage, uger, måneder eller år.

2. Bestem, hvornår du vil have opgaven til at udløbe. Du kan vælge en bestemt dato eller det antal gange, du vil have den til at gentage sig.

Når en tilbagevendende opgave er oprettet, kan du se start- og forfaldsdatoer for den, og hvor mange der er i din kø.

Du kan også se, hvilke opgaver der kommer igen, ved hjælp af ur-ikonet ved siden af navnene på opgavelisten.

Bemærk

Bemærk! Starttidspunkterne for tilbagevendende opgaver påvirkes af din tidszoneindstilling.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for din feedback Der opstod et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os på

Relaterede artikler