Engangsfakturaer (Basic): Opret og anvend skabeloner
Vores skabeloner bruges til at automatisere rutineprocedurer og spare masser af tid. Her viser vi dig, hvordan du opretter en fakturaskabelon proaktivt eller mens du opretter en faktura. pipeline så du kan anvende den som en automatisering.
Dækket her:
- Oprettelse af fakturaskabeloner
- Brug af fakturaskabeloner i automatiseringer
- Anvendelse af fakturaskabeloner
- Redigering af fakturaskabeloner
- Duplikering af fakturaskabeloner
- Sletning af fakturaskabeloner
Oprettelse af fakturaskabeloner
En fakturaskabelon kan oprettes af en virksomhedsejer, en administrator eller et teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere skabeloner.
For at oprette en fakturaskabelon skal du gå til Skabeloner >Firmaskabeloner fra menulinjen til venstre og derefter til Fakturaer. Klik derefter på Opret skabelon.
Eller få adgang til denne side ved at tilføjeCreate invoice automation, mens du laver eller redigerer enfaktura . pipelineog derefter klikke på Ny skabelon.
Nedenfor kan du læse mere om alle de muligheder (1-15), du har i vinduet Opret fakturaskabelon:
1. Skabelonens navn: Det er det, du ser, når du vælger skabelonen.
2. Beskrivelse: Tilføj en beskrivelse af, hvad der er inkluderet i fakturaen (valgfrit).
3. Tilføj kortkode: Inkluder dynamiske data for at individualisere dine fakturaer. Du kan bruge konto shortcodes baseret på brugerdefinerede felter samt dato shortcodes. Her er mere om shortcodes.
4. Vælg en betalingsmetode: Vælg den betalingsmetode, du vil have kunden til at bruge. (Mere om at vælge en standard betalingsudbyder).
5. QuickBooks-indstillinger: Vælg den placering, hvor fakturaen skal sendes til QuickBooks. Kunderne vil ikke se dette felt.
6. Send e-mail til kunden, når fakturaen er oprettet: Slå dette til, og tilføj en brugerdefineret besked, hvis du ønsker, at kunden skal have besked via e-mail om en faktura. Ellers vil de kun modtage en meddelelse inde i deres portal.
- Varelinje: For at tilføje en varelinje skal du klikke på knappen Varelinje og derefter enten vælge en tjeneste eller oprette en ny. Udfyld feltet Pris , indstil mængden for ydelsen (QTY), og vælg, om hver varelinje er skattepligtig. Vælg Klasse, der skal sendes til QuickBooks (kunderne ser ikke dette felt).
- Rabat: For at tilføje en varelinje skal du klikke på knappen Rabat og derefter udfylde feltet Sats . Beløbet trækkes fra det samlede beløb.
11. Skat: Dette tilføjer automatisk momsen til fakturaen. Når momsen er tilføjet, vil du se den afspejlet i det samlede beløb. (Her kan du læse mere om momssatser i fakturaer).
12. Kopier: Klik på ikonet for at oprette en kopi af varelinjen.
13. Oversigt: Dette er det afsnit, der indeholder subtotal, skattesats og -beløb samt total.
14. Skattesats: Når der er lagt moms på, afspejles det i det samlede beløb (mere om standardmomssatser).
15. Gem og afslut, Gem og Annuller: Klik på Save & Exit for at gemme skabelonen og gå tilbage til skabelonlisten, Save for at beholde dine ændringer og fortsætte med at redigere skabelonen eller Cancel for at afslutte uden at gemme.
Anvendelse af fakturaskabeloner
Fakturaskabeloner kan bruges enten, når man opretter fakturaer, når man opretter tilbud eller tilbudsskabeloner, eller når man opsætter automatiseringen af pipeline .
Sådan gør du:
1. Opret en ny faktura, eller tilføj en faktura til forslaget.
2. Klik på listen Fakturaskabelon for at udvide den, og vælg derefter en skabelon.
3. Fortsæt med at opsætte fakturaen. Du kan nu foretage ændringer i beløb, skattesats osv.
Bemærk: De ændringer, du foretager på en faktura, påvirker ikke skabelonen.
Redigering af fakturaskabeloner
Følg disse trin for at foretage ændringer i en fakturaskabelon:
1. Gå til Skabeloner > Firmaskabeloner i venstre menulinje, og vælg derefter Fakturaer . Klik derefter på navnet på fakturaskabelonen på listen.
2. Foretag ændringer i fakturaskabelonen, og klik derefter på Gem og afslut.
Duplikering af fakturaskabeloner
Hvis du vil oprette en ny fakturaskabelon ud fra en eksisterende, skal du klikke på prikkerne yderst til højre for fakturaskabelonen og derefter vælge Dupliker i rullemenuen. Kopien af fakturaskabelonen gemmes med et suffiks (f.eks. Form1040 (2)).
Sletning af fakturaskabeloner
Hvis du vil fjerne en fakturaskabelon helt, skal du klikke på de tre prikker yderst til højre for fakturaskabelonens navn, vælge Slet i rullemenuen og derefter klikke på Slet igen for at bekræfte.
