Forslag (grundlæggende): Opret og anvend skabeloner

Tilbudsskabeloner bruges til at definere omfanget af et engagement mellem dit firma og en kunde. Opret så mange tilbudsskabeloner til forskellige formål (bogføring, skatteforberedelse for et enkelt år, revision, repræsentation, finansiel analyse, oprydning, løn osv.

Dækket her:

Oprettelse af forslagsskabeloner

En forslagsskabelon kan oprettes af en virksomhedsejer, en administrator eller ethvert teammedlem, der har administrere skabeloner adgangsrettigheder. Det er nyttigt at designe skabeloner på forhånd, så du har dem klar til brug eller til yderligere tilpasning.


Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

For at oprette en forslagsskabelon skal du gå til Skabeloner >Firmaskabeloner på menulinjen til venstre, vælge Forslag & EL'er og derefter klikke på Opret skabelon.

Eller få adgang til siden for oprettelse af skabeloner ved at tilføje Send forslag-automatiseringen, mens du redigerer en pipelineog derefter klikke på Ny skabelon.

Hvert forslag består af flere sektioner, hver af dem på en separat side. Du har mulighed for at tilpasse, hvilke afsnit forslagsskabelonen skal indeholde, og hvad der skal stå i hvert af dem:

tip

Tip! Selv om dine ydelser, fakturerings- og betalingsmuligheder kan kræve tilpasning til hver enkelt kunde, er det praktisk at have en generel tilbudsskabelon med udfyldte sider med introduktion og vilkår. På den måde kan du hurtigt indsætte dem, når du udarbejder et tilbud.

Generelt

Her kan du tilpasse dit forslag ved at vælge, hvilke trin du vil inkludere. Du kan f.eks. inkludere oplysninger om dit firma, kontraktlige aftaler, fakturaer for fælles ydelser osv. 

Find ud af alle de nummererede indstillinger:

1. Skabelonnavn: titlen på din forslagsskabelon (kunderne kan ikke se den).

2. Teammedlem: Det teammedlem, der vil modtage betalingen i forbindelse med et forslag.

3. Navn: Titlen på dette forslag (kunderne vil se det).

4. Trin: Slå de trin til og fra, som skal medtages i forslaget. Hvert trin vises som en side i forslaget. Når de er valgt, kan du tilpasse dem. 

5. Brugerdefineret besked i e-mail: Din klient modtager altid en automatisk genereret e-mail med et link til at se og underskrive dette forslag. Slå til, hvis du vil inkludere en brugerdefineret besked i denne e-mail.

6, 8. Shortcodes: for at individualisere beskeden, anvendshortcodes til at inkludere kontonavn, næste års dato og andre dynamiske data.

7. Påmindelser: Slå til for at aktivere udsendelse af automatiske påmindelser om afventende forslag. Få mere at vide om påmindelser.

Når du er færdig, skal du klikke på knappen Næste for at gå videre til næste afsnit.

Introduktion og vilkår

Disse to trin ligner hinanden, så vi dækker dem sammen. 

Introduktionssiden er det sted, hvor du kan præsentere dig selv. Forklar dine kunder, hvem du er, hvilke tjenester du tilbyder, hvilken værdi du tilfører, og andre oplysninger, du gerne vil dele. Inkluder billeder og videoer for at få din selvpræsentation til at skinne. 

På siden Vilkår kan du indsætte dit ansættelsesbrev eller din kontrakt, som beskriver vilkårene for forholdet mellem dit firma og kunden. 

Find ud af alle de nummererede indstillinger (de er ens for begge trin):

  1. Titel: omdøb dette afsnit, så det passer bedre til din branding eller det specifikke indhold, du inkluderer (kunderne vil se det).
  2. Brødtekst: rediger din introduktion her, tilføj et logo, upload billeder fra din computer, og indlejr video, hvis det er nødvendigt.
  3. Tilføj kortkode: for at individualisere teksten, anvend shortcodes for at inkludere dynamiske data som f.eks. kontonavn eller dato.

Tjenester og fakturaer

Du kan sende en engangsfaktura eller en tilbagevendende faktura sammen med forslaget, bede kunden om et depositum ved accept eller kun sende forslaget med en liste over tjenester. Du vil også kunne udstede en faktura på et hvilket som helst senere tidspunkt.

Her er alle de tilgængelige indstillinger:

1. Fakturer eller send kun en prisliste: 

  • Tilføj faktura eller bed om depositum: Send en faktura sammen med tilbuddet, eller bed kunden om et depositum ved accept, eller vælg 
  • Send liste over ydelser uden faktura: Send din kunde en liste over dine ydelser uden at udstede en faktura.

2. Fakturatype: Vælg, om der skal oprettes en engangsfaktura eller en tilbagevendende faktura for dette forslag.

3. Fakturaskabelon: Klik og vælg en af dine engangsfakturaskabeloner eller tilbagevendende fakturaskabeloner fra pull-down-menuen.

4. Udsted faktura: Vælg, hvornår fakturaen skal udstedes, om det er ved accept af forslaget eller en bestemt dato. Hvis der er valgt en specifik dato, skal du vælge den.

5. Beskrivelse: Tilføj en beskrivelse af, hvad der er inkluderet i fakturaen (valgfrit).

6. Varelinjer: Specificer de udførte ydelser og eventuelle rabatter.

  • Varelinje: Klik på Varelinje, og vælg derefter enten en eksisterende service eller opret en ny. Udfyld feltet Pris, indstil antallet af ydelser og skat (mere om skattesatser i fakturaer), og skriv en beskrivelse (valgfrit).
  • Rabat: For at vise den nedsatte pris på fakturaen skal du klikke på Rabat og derefter udfylde feltet Sats. Beløbet trækkes fra det samlede beløb.

7. Sammenfatning:

  • Subtotal: Dette er summen af beløbene for de leverede ydelser før skat.
  • Skattesats: Når der er lagt moms på, afspejles det i det samlede beløb (mere om moms).

8. Tilføj en faktura mere: Klik for at få oprettet flere fakturaer. 

Betaling

Hvis du har valgt at sende fakturaer sammen med dit forslag, skal du også beslutte, hvordan du vil betales. 

Find ud af alle de nummererede indstillinger:

1. Betalingsmetode: Sådan ønsker du, at dine fakturaer skal betales (enten med kreditkort, bankopkrævning eller begge dele). Vi understøtter en række betalingsmetoder.

2. Betalingsgodkendelse: Vælg, om du ønsker, at betalingerne skal godkendes og derefter gennemføres automatisk eller ej.

  • Automatisk betaling: Kunden accepterer vilkårene, godkender betalingen én gang, og efterfølgende betalinger sker automatisk. Tilgængelig for Stripe kun for.

  • Manuel fakturabetaling: Kunden skal betale hver enkelt faktura manuelt. Tilgængelig for Stripe og CPACharge.

3. Gem skabelon: Klik for at gemme skabelonen og gå tilbage til listen over skabeloner.

Tilføjelse af forslagsskabeloner fra Marketplace

Du kan downloade færdige forslagsskabeloner på best practices. Sådan tilføjer du en forslagsskabelon fra Marketplace:

1. Gå til Templates > Marketplace i menuen til venstre, og åbn fanen Proposals & ELs.

2. Klik på Get free på den skabelon, du vil tilføje, eller klik på dens pris, og fortsæt med betalingen, hvis det er en betalt skabelon.

3. Gå til Templates > Firm templates, åbn fanen Proposals & ELs, og klik på navnet på forslagsskabelonen for at begynde at redigere. Sørg for at indsætte oplysninger om dit firma alle steder, hvor det er nødvendigt.

Anvendelse af forslagsskabeloner

Når du har oprettet en skabelon, kan du bruge den til at fremskynde udarbejdelsen af nye forslag. Se her, hvordan du gør:

1. Opret et nyt forslag enten ved at klikke på Ny øverst til venstre og vælge Forslag eller ved at vælge en eller flere modtagere på din kontoliste og derefter klikke på Send forslag.

2. Klik i feltet Skabelon, og vælg derefter et forslag i rullemenuen.

3. Gå gennem forslagets trin, rediger om nødvendigt, og send.

tip

Bemærk: De ændringer, du foretager i forslaget, ændrer ikke den valgte skabelon.

Redigering af forslagsskabeloner

Følg disse trin for at foretage ændringer i en forslagsskabelon:

1. Gå til Skabeloner > Firmaskabeloner fra menulinjen til venstre, åbn fanen Forslag & EL' er, og klik derefter på forslagsskabelonens navn

2. Gå gennem forslagets trin, rediger om nødvendigt, og gem.

tip

Bemærk: De ændringer, du foretager i en forslagsskabelon, afspejles ikke i de forslag, der allerede er oprettet med den pågældende skabelon.

Duplikering af forslagsskabeloner

Opret nye forslagsskabeloner baseret på eksisterende: Klik på de tre prikker yderst til højre for forslagsskabelonens navn, og vælg derefter Duplicate. Skabelonens kopi vil blive gemt med det relevante suffiks (f.eks. Forslag (2)).

Sletning af forslagsskabeloner

Hvis du vil fjerne en forslagsskabelon helt, skal du gå til Skabeloner >Firmaskabeloner i menulinjen til venstre og derefter åbne fanen Forslag & EL' er. Klik på de tre prikker yderst til højre for forslagsskabelonens navn, klik på Slet, og bekræft derefter ved at klikke på Slet i pop op-vinduet Slet bekræftelse .

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for din feedback Der opstod et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os på

Relaterede artikler