E-mail (grundlæggende): Opret og anvend skabeloner


Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

E-mail-skabeloner er beskeder, som du ofte sender til kunder, og som kun kræver få eller ingen ændringer ud over modtagerens navn. De kan bruges, når du sender e-mails til dine kunder manuelt eller i bulk. Eller de kan tilføjes som automatiseringer, så de automatisk sendes til kunden, når et job bevæger sig til et nyt stadie i en pipeline. At have e-mailskabeloner ved hånden sparer tid. De er ikke kun nyttige for dig, men for hele teamet.

Dækket her:

Oprettelse af e-mail-skabeloner

En e-mailskabelon kan oprettes af en virksomhedsejer, en administrator eller et andet teammedlem med adgangsrettigheder til at administrere skabeloner.

For at oprette en e-mailskabelon skal du gå til Skabeloner > Firmaskabeloner på menulinjen til venstre, åbne fanen E-mails og klikke på Opret skabelon.

Eller få adgang til denne side ved at tilføjeSend e-mail-automatisering , mens du redigerer en pipelineog derefter klikke på Ny skabelon.

Nedenfor kan du se, hvad du skal gøre i de nummererede afsnit i vinduet Opret e-mailskabelon:

1. Navn på skabelon: Indtast et navn til skabelonen - det, du vil se, når du vælger den.

2. Tilstand: Bestem, om du vil bruge kontakt shortcodes (dynamiske data) i din skabelon. Når kontakt shortcodes tilstand er valgt, kan du anvende både kontonavn og kontaktnavn shortcodes. Du kan få flere oplysninger om shortcode-tilstande her.

3. Fra: Vælg navnet på det teammedlem, som e-mailen skal sendes på vegne af. Det er det, modtageren ser i Fra-feltet, uanset hvem der har flyttet jobbet til næste fase.

tip

Bemærk: For at kunne vælge en person skal teammedlemmerne have synkroniseret deres e-mail og have aktiveret Tillad andre at sende fra min e-mail slået til i deres kontoindstillinger på TaxDome .

4. E-mail-emne: Skriv en emnelinje.

5. Tilføj kortkode: For at individualisere e-mailen skal du anvende shortcodes for at inkludere dynamiske data, som f.eks. navnet på den person, der er tilknyttet kontoen, eller datoen. Hvis kontakt shortcodes tilstand er valgt, kan du bruge kontaktdata. Shortcodes er tilgængelige for både e-mailens emnelinje og brødtekst. Få mere at vide om shortcodes her.

6. Brødtekst: Skriv e-mailen ved hjælp af formatering, emojis, punktopstillinger og meget mere, 

  • WYSIWYG: Dette giver dig mulighed for at bruge forskellige formateringer og tilføje links.
  • HTML: Her kan du indsætte brugerdefineret HTML-kode, der indeholder billeder, links osv. Bemærk, at tabeller ikke understøttes på nuværende tidspunkt.
tip

Tip: Brug det gratis WORDHTML-værktøj til at opbygge og hente HTML - og indsæt det derefter i e-mailen TaxDome ved at skifte til HTML.

7. Gem og afslut, Gem og Annuller: Klik på Save & Exit for at gemme skabelonen og gå tilbage til skabelonlisten, Save for at beholde dine ændringer og fortsætte med at redigere skabelonen eller Cancel for at afslutte uden at gemme.

8. Træk og slip filer her , eller gennemse filer: Tilføj vedhæftede filer til skabelonen.

Tilføjelse af vedhæftede filer til e-mail-skabeloner

Bemærk

Bemærk! Den maksimale størrelse på alle filer, der er knyttet til en skabelon, er 20 MB. Understøttede filtyper: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPEG, JPG, PNG.

Du kan tilføje vedhæftede filer til e-mail-skabeloner fra din computer. Brug en af de tilgængelige muligheder, når du opretter eller redigerer en e-mail-skabelon:

  • Træk og slip en enkelt fil til det angivne område.
  • Klik på Browse Files, og vælg en eller flere filer i din filudforsker.

tip

Bemærk: Hvis du sender en besked, der indeholder en fil fra TaxDome , til en modtager, der ikke er TaxDome -bruger, behøver vedkommende ikke et login for at få adgang til den. For at holde filen sikker skal du give linket en udløbsdato. Få mere at vide om sikkerhed for vedhæftede filer i e-mails.

Tilføjelse af billeder til e-mail-skabeloner

opmærksomhed

Billedet skal hostes af en tredjepart eller tilføjes som en vedhæftet fil. Videoer kan kun tilføjes til e-mails som vedhæftede filer og kan ikke indlejres i skabeloner.

Der er tre måder at tilføje billeder til dine e-mailskabeloner på:

Tilføjelse af et billede ved at kopiere det fra en webside

1. Upload billedet til din computer eller til en billed-hosting-side som imgbb.com.

2. Højreklik på det uploadede billede i din browser, og vælg derefter Kopier billede.

3. Gå til skærmbilledet til oprettelse af e-mailskabelon, sørg for, at WYSIWYG er valgt, og indsæt derefter billedet i din skabelon.

Tilføjelse af et billede ved at indsætte en HTML-kode

1. Upload billedet til en billedhostingside som f.eks. imgbb.com.

2. Kopier HTML-koden til billedet.

3. Gå til siden for oprettelse af e-mailskabelon , sørg for, at HTML er valgt, og indsæt koden i din skabelon.

4. Find the <img src="https://**********************> code block and add data-signed-id=" " to the end of the block as you can see in the example screen below. Otherwise, the image may be displayed incorrectly in emails you send.

Du kan se en forhåndsvisning af billedet ved at vælge WYSIWYG.

Når skabelonen er valgt, bliver koden til et billede.

Tilføjelse af e-mail-skabeloner fra Marketplace

Du kan downloade færdige e-mail-skabeloner med best practices. Sådan tilføjer du en e-mail-skabelon fra Marketplace:

1. Gå til Skabeloner > Marketplace i venstre sidepanel, og åbn fanen E-mails.

2. Klik på Get free på den skabelon, du vil tilføje, eller klik på dens pris, og fortsæt med betalingen, hvis det er en betalt skabelon.

3. Gå til siden Skabeloner > Firmaskabeloner, åbn fanen E-mails, og klik på navnet på e-mailskabelonen for at redigere den. I de fleste tilfælde skal du tilpasse den downloadede skabelon.

4. Når du tilføjer en skabelon fra Marketplace, viser feltet Fra dit navn. Modtageren vil se dit navn der, uanset hvem der flytter jobbet til næste trin. Du kan dog redigere navnet, hvis det er nødvendigt, og derefter klikke på Save & Exit.

Anvendelse af e-mail-skabeloner

Når du har oprettet en skabelon, kan du bruge den til at fremskynde processen med at skrive nye e-mails. Se her, hvordan du gør:

1. Opret en ny e-mail enten ved at klikke på knappen New øverst til venstre og vælge E-mail eller ved at vælge en eller flere modtagere på din kontoliste og derefter klikke på @Send Email.

2. Klik i feltet Skabelon for at vælge en skabelon fra rullemenuen.

3. Rediger e-mailen, eller skriv en ny, og fortsæt derefter med at vælge indstillingerne for e-mailen.

tip

Bemærk: De ændringer, du foretager i din e-mail, ændrer ikke den valgte skabelon.

Redigering af e-mail-skabeloner

Følg disse trin for at foretage ændringer i en e-mailskabelon:

1. Gå til Skabeloner >Firmaskabeloner i venstre menulinje, åbn fanen E-mails , og klik derefter på e-mailskabelonens navn på listen.

2. Foretag ændringer i e-mailskabelonen, og klik derefter på Gem og afslut.

Duplikering af e-mail-skabeloner

Opret nye e-mailskabeloner baseret på eksisterende: Klik på de tre prikker yderst til højre for e-mailskabelonens navn, og vælg derefter Duplicate. Skabelonens kopi vil blive gemt med det relevante suffiks (f.eks. Email (2)).

Sletning af e-mail-skabeloner

Hvis du vil fjerne en e-mailskabelon, skal du gå til Skabeloner > Faste skabeloner i menulinjen til venstre og derefter åbne fanen E-mails . Klik på de tre prikker yderst til højre for e-mailskabelonens navn, klik på Slet, og bekræft derefter ved at klikke på Slet i pop op-vinduet for bekræftelse af sletning.

Besvarede det dit spørgsmål? Tak for din feedback Der opstod et problem med at indsende din feedback. Prøv venligst igen senere.

Har du stadig brug for hjælp? Kontakt os Kontakt os på

Relaterede artikler