Automove (grundlæggende): Sådan sender du forslag og linker dem til jobs

Du kan se flere nyttige instruktionsvideoer på TaxDome Academy, vores gratis online hub, hvor du kan se og lære alt, hvad du har brug for at vide om TaxDome.

Du kan få dine tilbud og engagementsbreve oprettet og sendt automatisk. Opgaverne går af sig selv videre til næste trin på pipeline, når kunden har underskrevet et forslag. For at få automatiseringsmagien til at ske, skal du opsætte Send forslag-automatiseringen og tænde for Automove funktionen.

Dækket her:

• Opsætning af forslagsafsendelsesfasen og aktivering af automove
• Linke brugerdefinerede forslag til et job manuelt
• Hvornår flytter mine jobs med tilknyttede forslag automatisk?

Opsætning af forslagsafsendelsesfasen og aktivering af automove

Denne måde at sende tilbud på fungerer godt, når du sender dem for de samme ydelser og den samme pris til mange kunder. Hvis dine kunder er forskellige, og du opretter tilpassede tilbud til hver af dem, men stadig ønsker at have dem inde i pipelineså spring til næste afsnit.

Udgangspunktet for at sende automatiserede forslag er at vælge en passende fase i din workflow. Følg disse trin:

1. Du skal bruge en tilbudsskabelon med de vilkår, der fungerer for dig. Hvis du ikke har en, kan du oprette den ved at klikke på Ny skabelon, når du tilføjer automatiseringen.
2. Sørg for, at du har en fase i din pipeline til nye forslag, og tilføj derefter Send forslag -automatiseringen. Når jobbet går ind i denne fase, sendes der automatisk et nyt forslag til kunden. Samtidig bliver det knyttet til jobbet. 
3. Sørg for, at du har Flyt job automatisk for stadiet er slået til. På den måde flyttes jobbet automatisk til næste fase, når forslaget er fuldt underskrevet.
   

Bemærk! Fakturaer, der udstedes sammen med forslag, knyttes ikke automatisk til jobs.

Link brugerdefineret forslag til et job manuelt 

Når alle dine tilbud er forskellige, kan du ikke bruge automatiseringer til at sende dem. I stedet kan du have en generel skabelon med vilkår og firmaoplysninger, som tilpasses til hver enkelt kunde (f.eks. tilføjede ydelser, oprettede fakturaer, anvendte rabatter osv. 

Du kan dog sende forslag manuelt i din pipelines og stadig nyde godt af fordelene ved Automove-funktionen . 

Se videoeksemplet nedenfor, og læs derefter, hvordan du kan linke dit forslag manuelt:

Forslag kan knyttes til jobs af en virksomhedsejer, administrator eller enhver medarbejder, der har fået adgangsrettigheder til at administrere forslag. Når forslaget er knyttet manuelt, fungerer funktionen automove jobs på samme måde som for forslag, der sendes og knyttes automatisk: Når kunden underskriver, flyttes jobbet til næste fase.

Der er tre måder at linke et forslag manuelt på:

• Fra skærmbilledet til oprettelse/redigering af forslag: I trinnet Generelt for oprettelse af forslag skal du vælge en kunde og derefter klikke på + Tilføj job nederst på siden. Når du har gjort det, vil du se de valgte jobs i sektionen Sammenkædede jobs sammen med jobtitlen og det job, det tilhører. pipeline det hører til.
• Fra siden Forslag og EL'er/klientens kontofane: Klik på de tre prikker yderst til højre for det sendte forslag, vælg Link til job, og vælg derefter job fra listen.
• Fra en pipeline: Sørg for, at jobbet er i den rigtige fase, klik på jobboksen, klik på + Link øverst til højre, vælg Proposals & ELs, og vælg derefter forslag, der skal linkes. Som standard vises kun afventende forslag. Hvis du vil se alle forslag, skal du klikke på knappen Filter , vælge Alle og derefter klikke på knappen Anvend .

Uanset hvilken mulighed der bruges, kan du det:

• Link alle forslag, der tidligere er sendt til brugere af kontoen.
• Knyt så mange forslag til et job som nødvendigt.

Bemærk! Hvis forslaget ikke er underskrevet, og du manuelt flytter jobbet til en anden fase, bliver du bedt om at beslutte, hvad der skal ske med det ventende forslag (læs mere om håndtering af ufærdige elementer, når du flytter jobs).

Hvornår flytter mine jobs med tilknyttede forslag automatisk?

Selvom forslag kan indeholde fakturaer, er den eneste udløsende faktor for automatisk flytning af jobs med forslag via din pipelines afslutningen af underskriftsprocessen. Her er, hvad der sker i hvert enkelt tilfælde:

• Forslag uden fakturaer. Når forslaget er underskrevet af alle underskrivere, flyttes jobbet automatisk.
• Et forslag med automatiske betalinger og tilstrækkelige klientmidler. Efter underskrivelsen af forslaget udfolder der sig to parallelle processer:
  • Jobbet er automatiseret.
  • Der udstedes en faktura, som du manuelt kan knytte til jobbet, hvis det er nødvendigt. 
  • Betalingen opkræves automatisk med succes.
• Forslag med automatiske betalinger, men betalingen gik ikke igennem. Efter underskrivelsen af forslaget udfolder der sig to parallelle processer:
  • Jobbet er automatiseret. 
  • Der udstedes en faktura, som du manuelt kan knytte til jobbet, hvis det er nødvendigt. 
  • Betalingen opkræves IKKE automatisk af forskellige årsager. TaxDome vil forsøge at opkræve efter 1, 4, 24 og 48 timer. Hvis disse forsøg mislykkes, og der ikke tilføjes nogen manuel betaling, bliver fakturaen forfalden baseret på dine konfigurerede indstillinger.
• Forslag med manuelle betalinger. Efter underskrivelsen af forslaget udfolder der sig to parallelle processer:
  • Jobbet er automatiseret.
  • Der udstedes en faktura, som du manuelt kan knytte til jobbet, hvis det er nødvendigt. Hvis disse forsøg mislykkes, og der ikke tilføjes nogen manuel betaling, bliver fakturaen forfalden baseret på dine konfigurerede indstillinger.